Защита персональных данных в оу

Как работать с личными сведениями?

Ст.86 ТК РФ указывает на то, что личные данные работника являются сведениями, необходимыми работодателю для вступления в трудовые отношения с конкретной персоной, при этом конкретного перечня необходимых для этого сведений законодательство не устанавливает.

Этой же статьей вводится понятие обработки, что включает в себя получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование личных данных работника. Эти данные сотрудник указывает на бланках специальной формы при оформлении по ТК РФ.

Так, сведения обрабатываются при составлении личных дел, списков работников по организации, структурным подразделениям, должностям, квалификации, утверждении штатного расписания и др. Следующие документы сопровождают обработку:

  • Положение о персональных данных работников организации.
  • Согласие на обработку персональных данных.
  • Согласие на запрос работодателем информации от третьих лиц.
  • Приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными.
  • Приказ об утверждении списка лиц, обладающих правом доступа к конфиденциальной информации о сотруднике.

Все сведения, касающиеся личности работника являются конфиденциальными. На деле, это говорит о необходимости строгого ограничения доступа к ним, а лица, такой доступ имеющие (согласно приказу для выполнения своих должностных обязанностей), могут работать с ними только с согласия владельца.

Документы, устанавливающие порядок защиты

Ст. 7 ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152 обязывает организации, являющимися операторами по обработке персональных данных работников, обеспечивать конфиденциальность полученных сведений. Для соблюдения этих требований в организациях разрабатывается ряд защитных мер по предотвращению несанкционированного доступа к частной информации о сотрудниках.

В перечень специализированных документов, устанавливающих порядок обработки данных, может входить:

  1. Положение о персональных данных.
  2. Правила работы с личными сведениями.
  3. Приказ о допуске к осуществлению действий с такого рода сведениями.
  4. Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к частным данным сотрудников.
  5. Соглашение о неразглашении.
  6. Согласие работника на передачу частных сведений третьим лицам.
  7. Регламент о защите личной информации.
  8. Должностные инструкции.

Причем работодатель должен обеспечить защиту данных как внутреннюю, так и внешнюю. Для внутренней защиты, например, разрабатываются списки сотрудников, имеющих доступ к частным сведениям. Их рабочие места должны быть оборудованы так, чтобы никто не мог беспрепятственно получить доступ к просмотру, изъятию документов, содержащих личную информацию сотрудников.

Ответственность за хранение информации

ТК РФ прописывает также необходимость реализации правильного хранения данных о персонале в соответствии с федеральными законами.

Некоторыми работодателями утверждается Приказ об отведении территории для хранения конфиденциальной информации о сотрудниках.

Физическое хранение обеспечивается использованием следующих документов:

  • личное дело;
  • трудовая книжка;
  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • штатное расписание;
  • анкета либо резюме, заполненные при приеме на работу.

Все эти документы сшиваются в отдельные папки и расставляются в алфавитном порядке.

При электронном способе хранения вся информация хранится в базе персональных данных, и тогда программисты организации должны обеспечить правильность ее хранения и защиты. С этой целью может быть разработан Проект системы защиты информационной базы, хранящей личные сведения. На практике работодатели предпочитают совмещать хранение данных на бумажных носителях и в электронном виде.

Лица, виновные в несоблюдении законодательства о персональных данных, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, согласно ст. 90 ТК РФ, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ).

Соглашение: что это такое, каково его содержание и как составить?

Согласие работника на обработку персональных данных – документ, составляющийся при возникновении трудовых отношений. Подписывая согласие, работник дает добро на получение, систематизацию, хранение, передачу сведений о собственной персоне. Он содержит следующую информацию:

  1. название организации-оператора, получающей согласие;
  2. ФИО сотрудника, дающего согласие, его адрес, контактные номера, данные паспорта;
  3. для каких целей оператором производятся действия с информацией о сотруднике;
  4. конкретизированный список сведений, на работу с которыми получают согласие;
  5. что именно будет произведено с полученной информацией о сотруднике в процессе обработки (хранение, комбинирование, передача);
  6. период времени, на который будет распространяться согласия, по его завершении любые действия с личными данными работника будет невозможна.

Форма согласия не унифицирована, может быть разработана кадровиками предприятия, наличие даты и подписи сотрудника, дающего согласие обязательно.

Важно! Работодателю необходимо иметь письменное согласие не только от работников, числящихся в штате организации, но и от соискателей, а также от работников, с которыми заключены договоры подряда.

Обязательство о неразглашении

Все сотрудники, имеющие отношение к работе с частными сведениями, составляют и подписывают соглашение об их неразглашении по образцу, который им предоставляется в отделе кадров. Образец обязательства о неразглашении можно найти на тематических сайтах.

Как правило, в нем указываются:

  1. ФИО, должность сотрудника;
  2. письменное обязательство не передавать сведения о сотрудниках посторонним лицам, принимать необходимые меры по защите персональных данных, уведомлять руководство о фактах несанкционированного доступа к конфиденциальным сведениям и т. д.;
  3. ответственность за нарушение соглашения;
  4. подпись сотрудника, подтверждающая пройденный инструктаж о порядке работы с информацией, касающейся личности работника.
  • Скачать бланк обязательства о неразглашении персональных данных работников
  • Справка: после прекращения права допуска к частной информации, сотрудники, подписавшие соглашение, на протяжении одного года не имеют права передавать полученные сведения третьим лицам.

    В связи с ужесточением российского законодательства о персональных данных, видится целесообразным составление на основании образца в организации документов, регламентирующих обработку, защиту, хранение такого рода информации о работниках. Это позволит избежать штрафных санкций и уголовной ответственности.

    Пакет документов по обработке персональных данных в образовательном учреждении

    (документы представлены в электронном виде в формате Word на диске)

    Пакет документов по обработке персональных данных в образовательном учреждении разработан в строгом соответствии с требованиями законодательства ведущими специалистами-экспертами страны в области права и управления информационными технологиями в образовании.

    Обработка персональных данных обучающихся и педагогических работников в большом объёме осуществляется в каждом образовательном учреждении, которое, как предусмотрено федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», обязано принять меры по защите персональных данных. В свою очередь данные меры предусматривают, прежде всего, создание достаточно большого количества локальных нормативных актов образовательного учреждения.

    Кроме того, статья 29 федерального закона от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» содержит жёсткие требования к информационной открытости образовательного учреждения. А статьёй 98 данного закона установлены требования к информационным системам в сфере образования, которые обязывают образовательные организации осуществлять обработку персональных данных в указанных системах в строгом соответствии с законодательством. В этой связи каждая образовательная организация обязана иметь Пакет документов по обработке персональных данных в образовательном учреждении.

    Пакет документов по обработке персональных данных в образовательном учреждении содержит следующие готовые документы (локальные нормативные акты):

    1.Положение об обработке персональных данных работников образовательного учреждения.

    2.Политика обработки персональных данных.

    3.Согласие работника образовательного учреждения на обработку своих персональных данных.

    4.Положение об обработке персональных данных обучающихся.

    5.Согласие обучающегося (18 лет и старше) в образовательном учреждении на обработку своих персональных данных.

    6.Согласие законного представителя обучающегося (до 18 лет) в образовательном учреждении на обработку персональных данных обучающегося.

    7.Дополнение в договор об оказании услуг.

    8.Положение о службе (ответственном лице) информационной безопасности образовательного учреждения.

    9.Форма журнала регистрации выявленных нарушений.

    10.Форма акта выявленных нарушений.

    11.Положение о конфиденциальной информации в образовательном учреждении.

    12.Перечень сведений конфиденциального характера в образовательном учреждении.

    13.Положения об ответственности работников, допущенных к обработке персональных данных и иной конфиденциальной информации.

    14.Дополнительное соглашение с работником, допущенным к обработке персональных данных.

    15.Обязательство работника о неразглашении персональных данных.

    16.Дополнение в должностные инструкции.

    17.Положение об обеспечении безопасности автоматизированной информационной системы образовательного учреждения.

    18.Положение о парольной защите при обработке персональных данных и иной конфиденциальной информации.

    19.Инструкция о применении средств антивирусной защиты информации.

    20.Регламент использования программного обеспечения.

    21.Форма журнала регистрации используемого программного обеспечения.

    22.Регламент использования электронной почты в образовательном учреждении.

    23.Памятка по работе с корпоративной электронной почтой образовательного учреждения.

    24.Регламент доступа и использования ресурсов сети Интернет в образовательном учреждении.

    25.Порядок учета машинных носителей информации с персональными данными.

    26.Форма журнала по учёту носителей информации с персональными данными.

    27.Порядок уничтожения, блокирования персональных данных.

    28.Форма акта об уничтожении.

    29.Требования к оборудованию помещений и размещению технических средств, используемых для обработки персональных данных.

    Все документы представлены в электронном виде (на диске), простая и понятная форма изложения, последовательное хорошо структурированное описание. Общий объём документов (готовых локальных нормативных актов) составляет более 110 страниц.

    Внимание! Все права защищены! Приобретение Пакета документов осуществляется только после заключения лицензионного договора, в соответствии с которым документы могут использоваться приобретателем только для внутренних целей без передачи третьим лицам, за исключением требований надзорных и контролирующих органов в установленном законом порядке.

    Персональные данные на предприятии с нуля. Какие документы по защите персональных данных должны быть в организации

    В середине прошлого года вступил в силу закон о защите персональных данных. Согласно этому закону, вся работа с персональной информацией в организации должна быть регламентирована. Каждая организация или индивидуальный предприниматель могут быть проверены на предмет соответствия их деятельности законодательству. Обеспечение безопасности персональных данных находится в компетенции четырех государственных структур: Правительство Российской Федерации, ФСБ, ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) и Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций).

    Любая проверка начинается с проверки документации. Какие документы нужно подготовить, чтобы не бояться никакой проверки?

    Главный документ, регламентирующий деятельность организации в данной сфере — положение о защите персональных данных (либо положение о персональных данных работников, если в организации не используется другая личная информация). Это внутренний документ, он делается в свободной форме и определяет порядок хранения и использования персональных данных в фирме. Данное положение утверждается руководителем предприятия приказом о защите персональных данных и является обязательным к выполнению всеми сотрудниками организации.

    На основе Положения должны быть сделаны все остальные документы по защите персональных данных. В первую очередь – это Приказ о допуске к персональным данным. В нем перечисляются все сотрудники, имеющие право работать с этими документами. И по каждому прописывается, с какими именно документами, они могут работать. Все сотрудники, упомянутые в приказе, должны ознакомиться с этим приказом под роспись. Кроме того, они должны ознакомиться с Положением и расписаться в листе ознакомления.

    Далее должна быть разработана инструкция по защите персональных данных. В ней подробно прописываются правила, которые должны соблюдать сотрудники при работе с такой информацией. Рекомендуется с каждым из служащих, допущенных к личной информации, заключать соглашение о неразглашении персональных данных. Хотя в небольших организациях, не специализирующихся на сборе персональной информации, обычно таких соглашений не заключают.

    Для организаций, которые занимаются сбором и обработкой персональной информации клиентов, все гораздо сложнее. Такие организации должны быть зарегистрированы в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) и быть внесены в реестр операторов персональных данных. Перед началом сбора таких данных эти организации должны направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. В этом уведомлении нужно четко прописать основание для работы с личной информацией и меры по обеспечению безопасности. Только после выполнения всех вышеперечисленных действий, руководитель организации может быть уверен, что он выполнил все требования законодательства.

    Всем организациям в Российской Федерации приходится работать с тем или иным количеством персональных данных, и зачастую руководители даже не имеют понятия о том, сколь много информации о сотрудниках предприятия или компании обрабатывается с нарушением норм действующего законодательства.

    Следует отметить, что в большинстве случаев нарушения здесь допускаются вовсе не из-за наличия желания как-то обойти закон. Причина более банальна – это элементарное незнание. Можно привести достаточно распространенный в России пример нарушения – новый сотрудник подает пакет документов согласно определенному списку. Работодатели, принимая такие документы, не берут согласия владельца на обработку его персональных данных, а это уже нарушение требований законодательства, пускай даже непреднамеренное. Впрочем, такого рода рисков можно избежать, обладая определенными знаниями. В частности, нужно знать, что к персональным данным в России относятся:

    • Ф. И. О., дата рождения;
    • имущественное и семейное положение;
    • сведения о полученном образовании;
    • информация о месте работы и профессии;
    • сведения о членах семьи человека.

    В документах, которые являются обязательными к предъявлению при трудоустройстве, есть значительное количество персональных данных. Перечень данных документов можно найти в статье 65 Трудового кодекса, на основании которой работодатель имеет право обрабатывать имеющиеся там персональные данные без получения согласия от их владельца. Однако в данный перечень не входят такие документы, как справка о состоянии здоровья или о составе семьи.

    При этом предоставление сотрудником ИНН, запрашиваемого многими компаниями при приеме на работу, требует получения согласия на обработку содержащихся здесь данных. Ряд работодателей, скорее всего, в силу оставшейся с прежних времен привычки, требуют вклеивать в личную карточку Т2 фотографию сотрудника, причем согласия самого работника на такое действие не спрашивается. Согласно достаточно распространенному мнению, фото к персональным данным не относится. Это довольно спорное мнение, поскольку закон гласит, что персональные данные – это сведения, по которым можно идентифицировать человека, без использования его Ф. И. О. и даты рождения. Понятно, что идентифицировать человека по фотографии, конечно же, можно. Между тем работодатели, запрашивая у работника его фото, не берут у него письменного согласия на обработку персональных данных – это неправильный подход.

    Работодатель, в соответствии с пунктом 7 статьи 86 ТК, должен обеспечить защиту от утраты или от неправомерного использования персональные данные своих рабочих, причем закон обязует его это делать за собственный счет. Помимо этого, законодательство предусматривает еще и соблюдение определенного порядка хранения таких данных, и их использования.

    Для того чтобы соответствовать требованиям закона, руководство предприятия издает локальный нормативный акт. Данным документом осуществляется регулирование всех вопросов, связанных с хранением персональных данных, а также с их использованием. Помимо этого, он еще и обеспечивает защиту данных от утраты или от их неправомерного использования.

    Такой локальный нормативный акт должен содержать в себе:

    • описание доступа к данным – как внешнего, так и внутреннего;
    • список сотрудников, имеющих такой доступ;
    • порядок работы с данными;
    • ответственность за разглашение информации;
    • регламент защиты.

    Как правило, таким локальным нормативным актом становиться положение о защите персональных данных. Структура такого документа состоит из нескольких разделов, в которых указываются:

    • цели создания данного документа, общие моменты, сфера действия;
    • используемые определения;
    • перечень данных и цели их обработки – то есть, какие из сведений могут использовать операторы;
    • условия, обязательные к соблюдению при обработке;
    • порядок передачи персональных данных, как внутри предприятия или компании, так и государственным органам и третьим лицам;
    • порядок доступа, как внутренний, так и внешний;
    • ответственность в случае нарушения действующих норм;
    • угрозы безопасности – модель угрозы и ее степени. Помимо этого, указываются меры, предпринимаемые для защиты информации;
    • положения, касающиеся самого акта – о вступлении его в силу, периоде действий, порядке внесения изменений.

    Защищаем личную информацию сотрудников

    Как уже говорилось выше, обязанностью работодателя, прописанной на законодательном уровне, является создание всех условий, необходимых для защиты персональной информации сотрудников. Иными словами, должна быть создана система, способная обеспечить недоступность такой информации, ее конфиденциальность, а также ее безопасность и целостность в процессе работы предприятия или организации.

    Нормами российского законодательства предусмотрена внешняя и внутренняя защита. В частности, для того чтобы обеспечить внутреннюю защиту, компания может определить состав сотрудников, функциональные обязанности которых требуют доступа к личным данным их коллег. Одновременно с этим нужно обоснованно и избирательно распределить документы с такой информацией между сотрудниками, уполномоченными на ведение работы с личными данными. Серьезного подхода здесь требуют непосредственно рабочие места – они должны быть оборудованы таким образом, чтобы полностью исключить возможность беспрепятственного несанкционированного проникновения и просмотра.

    Для того чтобы обеспечить внешнюю защиту, руководство компании может, например, ввести для всех посетителей пропускной режим. Еще одним вариантом здесь является использование для защиты информации, хранящейся на электронных носителях, специального защитного программно-технического комплекса.

    Принимая комплекс мер, направленных на защиту личной информации, следует в первую очередь исходить из уровня реальной угрозы безопасности. Естественно, чем более высоким будет этот уровень, тем большее количество мер для защиты персональных данных нужно предпринять.

    Можно выделить 3 типа угроз, создающих реальную опасность незаконного доступа к личной информации. При этом работодатель самостоятельно определяет, какой из этих типов является характерным для возглавляемого им предприятия или организации. Для того чтобы обеспечить безопасность на действительно высоком уровне, есть целый ряд требований, которых следует придерживаться неукоснительно. В частности, для того чтобы обеспечить минимальный, 4-й уровень защиты, нужно предпринять следующие меры:

    • обезопасить помещения с находящейся внутри них информационной системой от возможного несанкционированного проникновения;
    • обеспечить безопасное хранение носителей, на которых хранится информация;
    • защитить информацию, используя прошедшие через процедуру оценки соответствия средств;
    • определиться с сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным в силу своих трудовых обязанностей.

    Следует также определиться и с техническими средствами защиты информации, которые препятствуют несанкционированному доступу. Такими средствами являются, например, криптографические средства, межсетевые экраны и антивирусное программное обеспечение. Следует отметить один очень важный момент: все используемые здесь средства в обязательном порядке сперва должны пройти процедуру сертификации. Ознакомиться с перечнем сертифицированных средств защиты персональных данных можно, зайдя на официальный интернет-сайт ФСТЭК. Но это еще не все. Выбрав средство защиты и установив его, необходимо еще и сделать правильные настройки, в ином случае работа может быть попросту заблокирована из-за неточностей, допущенных на данном этапе.

    Как поступать с персональной информацией, содержащейся в резюме

    Хотелось бы остановить внимание на еще одном, достаточно любопытном моменте – речь идет о персональных данных претендентов на получение работы и о действиях, которые можно предпринимать работодателю с такой информацией. Здесь следует напомнить, согласно законодательству, резюме соискателя работы – это общедоступная информация, поэтому письменного согласия на ее обработку от владельца можно не получать. Но если же претенденту на ту или иную должность заполнить анкету, предусматривающую указание персональных данных, или же потенциальным работодателям снимаются копии с документов претендента, таких как диплом, паспорт и так далее, то здесь письменное согласие владельца будет уже обязательным.

    Работа с персональными данными – это очень высокий уровень ответственности, поэтому недооценивать важность создания надежной защиты, получения согласия и пренебрегать установленными правилами явно не стоит. Также следует помнить, что трудовая инспекция в настоящее время очень строго следит за выполнением норм Трудового кодекса, стараясь не упустить ни одну из нынешних нормативных сфер. Поэтому всего лишь один документ – письменное согласие на обработку персональных данных – может в будущем защитить работодателя от многих проблем.

    Защита персональных данных сегодня актуальный вопрос не только в отношениях работник-работодатель, но и в любой сфере, в которой собираются и обрабатываются личные данные.

    По действующему законодательству работодатели не только должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных работников, но и несут ответственность за их разглашение. Недопустимость распространения информации о частной жизни лица без его согласия изначально гарантирована законодательством РФ.

    Хранение личных данных — законодательное регулирование

    Отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются:

    • федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
    • главой 14 Трудового кодекса РФ.

    Что конкретно закон понимает под персональными данными? Это любая информация, которая прямо или косвенно относится к физическому лицу (субъекту персональных данных). А любые действия, совершаемые с персональными данными, такие как: сбор, хранение, запись, накопление, уточнение, передача (распространение), обезличивание и уничтожение называют обработкой персональных данных. Таким образом так или иначе все организации сталкиваются с обработкой персональных данных не только своих сотрудников, но и клиентов (например, оформляя бонусные или скидочные карты) — в этом случае их называют операторами.

    Поскольку ни в Трудовом кодексе, ни в 152-ФЗ не установлено, какие конкретно данные относятся к персональным — то для работы в качестве основы можно использовать Перечень персональных данных федеральных государственных гражданских служащих Минюста, утвержденный Приказом Минюста России от 21.03.2013 N 36.

    Получение персональных данных

    Работодателю следует помнить, что все персональные данные работника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

    В некоторых случаях согласие на обработку персональных данных работника (соискателя) не требуется, если эта информация получена:

  1. из документов, предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья;
  3. в объеме, предусмотренном личной карточкой N Т-2, в т.ч. персональные данные близких родственников;
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя;
  5. из резюме соискателя, размещенного в сети Интернет и доступного неограниченному кругу лиц.

Если персональные данные работника могут быть получены только у третьей стороны, работника нужно уведомить об этом заранее и получить его письменное согласие.

В уведомлении необходимо указать:

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники данных (у кого будет запрашиваться информация);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении информации у третьего лица.

Если цели сбора информации отличаются от тех, что перечислены в п. 1 ст. 86 ТК РФ — работодатель не имеет права ее запрашивать у третьих лиц даже с согласия работника.

Меры защиты персональных данных

Для обеспечения внешней защиты персональных данных работников работодатель должен принять следующие меры:

  • установить пропускной режим и особый порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
  • установить особый порядок выдачи пропусков и удостоверений работников;
  • использовать технические средства охраны;
  • использовать программно-технический комплекс защиты информации на электронных носителях.

Мы уже говорили о том, что законодательство требует, чтобы обработка персональных данных осуществлялась с согласия работника. В случае возникновения спора, чтобы иметь возможность предоставить доказательства — целесообразно оформить такое согласие письменно.

Если работник является недееспособным, письменное согласие на обработку его данных следует получить у его законного представителя. В случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни.

Не следует забывать о том, что работник в любое время имеет право отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

В процессе разработки локального акта, который будет определять порядок обработки, хранения и использования персональных данных, можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Следующее — обязательно обеспечьте раздельное хранение персональных данных, обработка которых осуществляется в различных целях. При хранении материальных носителей оператор должен принимать меры безопасности для исключения несанкционированного доступа к ним и обеспечить их сохранность. Перечень мер для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также список лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются также работодателем.

Передача персональных данных

В процессе трудовой деятельности зачастую возникает необходимость передавать персональные данные работника как внутри организации, так и третьим лицам. А это означает, что работодатель должен вести их строгий учет. Рекомендуется применять журналы учета, в которых указываются:

  • даты выдачи и возврата документа,
  • наименование документа,
  • срок пользования,
  • цель выдачи,
  • Ф.И.О. и должность лица, получившего документ с персональными данными работника.

Доступ к персональным данным работников должен осуществляться только специально уполномоченными лицами. При этом они имеют право получать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Ситуация: если документы, содержащие персональные данные, составлены более чем на одном листе — при их возврате лицо, которое получало документы, должно присутствовать лично при проверке наличия всех имеющихся документов по описи. При этом сотрудник, получающий личное дело другого работника во временное пользование, не имеет права делать в нем какие-либо пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Работодателю следует вести журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам, в котором необходимо регистрировать поступающие запросы, фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дату передачи персональных данных или уведомления об отказе в их предоставлении и отмечать, какая именно информация была передана.

Для повышения уровня защиты персональной информации в систему учета можно ввести обязательное проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также устанавливать порядок работы с ними. В этой связи следует разработать и вести журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Размер ответственности за нарушения

В соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан — от 300 до 500 руб.;
  • на должностных лиц — от 500 до 1000 руб.;
  • на юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб.

Помимо организации ответственность за нарушение несет ее руководитель как должностное лицо.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение персональной информации (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа:

  • на граждан — от 500 до 1000 руб.;
  • на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.

Если будет установлено, что разглашение персональных данных произошло по вине работника, ответственного за хранение, обработку и использование персональных данных других сотрудников, то его могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

Персональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

Статья 137 Уголовного кодекса за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрируемом произведении или средствах массовой информации предусматривает:

  • или штраф в сумме до 200 тыс. руб.,
  • или штраф в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • или обязательные работы на срок от 120 до 180 часов,
  • или исправительные работы на срок до одного года,
  • или арест на срок до четырех месяцев.

А часть 2 указанной статьи предусматривает, что те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются

  • или штрафом в сумме от 100 тыс. до 300 тыс. руб.,
  • или штрафом в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет,
  • или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет,

или арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Возможно, будет полезно почитать:

  • Правительство выступило против увеличения зарплат в судах ;
  • Составление гражданских договоров ;
  • Правила пересылки корреспонденции ;
  • Можно ли быть законным представителем ;
  • Как оплатить счет физическому лицу ;
  • На кого повлияет закон о хранении персональных данных на территории РФ ;
  • Нужно ли брать птс в дорогу ;
  • Как устроиться на работу в полицию? ;

Локальные нормативные акты в свете последних изменений в законодательстве

ВажноОтдельно могут быть даны определения персональным данным работника (информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника) и обучающегося (информация, необходимая образовательному учреждению в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и учреждением). Что касается состава личных данных, перечень таких сведений законодательно не установлен.
Так, в п. 2 ст. 86 ТК РФ сказано, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. То есть круг сведений устанавливается в локальном нормативном акте организации — положении о персональных данных.
Здесь важно разграничить персональные данные работника и обучающегося, а также документы, содержащие эту информацию.
Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр. В заключение отметим, что небрежное отношение к организации кадрового документооборота чревато негативными последствиями для организации, т.е. привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Что касается Вашего второго вопроса по уведомлению Роскомнадзора. В данном случае необходимо учитывать, что согласно ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ оператор персональных данных не обязан уведомлять орган Роскомнадзора об обработке данных своих сотрудников (т.е. при приеме сотрудников, работодатель не обязан подавать данное уведомление).

Работодатель также может предусмотреть в организации журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, где работники будут расписываться в подтверждение того, что они ознакомлены с соответствующими актами (в том числе с Положением о персональных данных). Рассылка документа по электронной почте является ознакомлением? Наших специалистов часто спрашивают: можно ли рассылку текста Положения о персональных данных на служебные электронные адреса работников считать надлежащим ознакомлением работников с документом? Ответ: нет, такой способ ознакомления с локальным нормативным актом не соответствует требованиям российского законодательства и вот почему.

Доступ к персональным данным Поскольку доступ к личным данным разрешен только специально уполномоченным лицам (абз. 6 ст. 88 ТК РФ), в этом разделе указывается круг таких лиц. В частности, внутренний доступ могут иметь следующие сотрудники: руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, бухгалтер, делопроизводитель, сам субъект персональных данных (работник или обучающийся (его родитель)).

Здесь достаточно назвать должности уполномоченных сотрудников и перечень сведений, к которым имеет доступ каждый из них. К примеру, можно указать, что делопроизводитель имеет право доступа ко всем персональным данным; главный бухгалтер, бухгалтер — к сведениям о служебном положении, составе семьи, а также к сведениям, имеющим отношение к начислению заработной платы, налогов и иных обязательных платежей. А вот поименный список конкретных лиц следует утвердить отдельным приказом.

Например: «Персональные данные работников организации предоставляются в установленном порядке в органы Пенсионного фонда РФ, в органы социального обеспечения, контрольно-надзорным органам. Персональные данные работников организации предоставляются страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам при наличии копии договора с работником и его письменного согласия».

Здесь же следует установить и порядок предоставления персональных данных родственникам и членам семей работника. По закону это делается только с письменного согласия работника. Однако раздел «Доступ к персональным данным» можно конкретизировать и указать условия, при которых, например, сведения о заработной плате работника будут сообщаться жене работника, или матери его детей, или лицам, находящимся на его иждивении.
Тот факт, что на момент приема работников в организацию указанного положения не было, не будет иметь значения, если работодателем не были допущены нарушения правил хранения, использования и обработки персональных данных. Ознакомление с Положением о персональных данных Исходя из требований статей 68 и 86 Трудового кодекса Российской Федерации работники и их представители должны быть под роспись ознакомлены с Положением о персональных данных. Факт ознакомления с указанным положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора (посредством перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом положении на листе ознакомления с ним).