Закон об электронном документообороте

Электронный документ

Задачи по упорядочению документирования и всех стадий делопроизводства и документооборота в современных условиях следует отнести к одной из важнейших областей государственной политики и области применения двойных технологий, позволяющих обеспечить гармоничное сочетание бумажных и электронных способов документирования и обмена документами, с перспективой плавного перехода к цифровым методам документирования, электронным документам и электронному документообороту

Попытки жестко разделить бумажный и электронный документ не приносят успеха. В настоящее время признано, что по структуре, целям, назначению электронный документ и обычный бумажный не должны различаться. Это касается и сроков хранения. Однако различия все же есть, и они относятся прежде всего к форме документа, к его носителю. С. И. Семилетов в своих работах подробно анализирует подходы к определению электронного документа, представленные как в научных трудах специалистов, так и в законодательствах разных государств. Анализ этих источников приводит автора к выводу о возможности сформулировать понятие электронного документа как документа, созданного при помощи электронных аппаратно – технических (ЭВМ) и программных средств, документа, фиксируемого в цифровом коде в форме материальной записи идентифицируемого именованного файла (файлов) или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы данных, доступных для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки при визуальном или ином восприятии их или их производных форм с помощью этих средств.

В этом определении важно следующее:

  • 1) электронный документ – обособленный объект, представляющий выделенную информацию в форме отдельного блока – файла, базы данных или электронной записи;
  • 2) он включает содержание и реквизиты, представленные в аналоговой или цифровой форме записи;
  • 3) представлен на материальном носителе, позволяющем передавать содержание документа по каналам связи, получать его визуальное отображение и воспроизводить путем копирования.

Электронный файл, и только он, является основной формой электронного документа в структуре других электронных форм собирания и хранения документированной информации. Этот автор подчеркивает, что электронный цифровой документ должен представляться как объект права и правоотношений в форме записи именованного цифрового файла. Носителями электронных файлов являются магнитный жесткий диск, дискета, кассета, оптический CD- диск, флеш-карта, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ) и др. Электронный носитель – это любой материальный носитель документированной информации, предназначенный для записи и хранения электронных документов (мы бы добавили, что носитель предназначен и для использования оцифрованных источников информации, так как это средство для перенесения информации с одного носителя на другие в целях раскрытия их содержания и работы с ним заинтересованных субъектов).

Выделяются сводные электронные документы – базы данных, информационные ресурсы сервера, банки данных. Сложную структуру имеют электронные регистрационно- учетные документы – регистры, реестры, классификаторы. Каждый из них может представлять базу данных, в которой содержатся отдельные электронные документы и их части – записи. Каждая запись относительно одного предмета (субъекта) также является электронным документом (выпиской) из общего документа – файла.

Спецификой электронного документа является доступ к нему и его воспроизведение для восприятия только через комплекс программно-аппаратных средств. Таким образом, следует зафиксировать, что и для создания, и для использования электронного документа применяются информационно-коммуникативные технологии, а не ручная, почтовая и курьерская технологии, как для работы с бумажной формой документа.

Легализация электронного документа в системе правовых отношений обеспечена федеральным законодательством. Напомним лишь такие федеральные законы, как Закон «Об информации», «Об электронной подписи», ГК РФ (ст. 160, а также часть четвертая), другие кодексы РФ, неоднократно упоминавшиеся уже в других главах учебника.

Специалисты выделяют следующие формы представления электронно-цифровых документов в качестве объектов правового регулирования:

  • • материализованная запись именованных цифровых (компьютерных) файлов или файловая форма представления содержательной информации документа с атрибутами и реквизитами в цифровой форме. Это основная первичная (первородная) форма представления электронного цифрового документа;
  • • индексированная запись в файле (или группе файлов) базы данных в соответствии с соблюдением технологических требований;
  • • унифицированные материальные, так называемые электронные или машинные, носители с записями цифровых (компьютерных) файлов, выполненных и используемых в установленном порядке посредством применения электронной вычислительной техники и программно-аппаратных средств;
  • • вещественные материальные инструментальные средства с записями файлов, которые решают определенную целевую задачу и, как правило, входят в состав более сложной вещи или сами по себе являются специализированной вещью.
  • См.: Семилетов С. И. Документирование информации и организация документооборота в условиях информатизации // Информационные ресурсы развития Российской Федерации. Правовые проблемы. М., 2003. С. 106, 121-122.
  • См.: Там же. С. 108-109, 122.

Основная терминология

Закон об электронном документе предусматривает наличие специальной терминологии, используемой в нормативных актах. Под документооборотом здесь понимается система использования материалов, их хранения и обработки. Данная структура взаимодействует с информационными коммуникативными средствами.

Документ по ФЗ является лишь формой, в которой хранится информация, нуждающаяся в дальнейшей обработке. Все материалы фиксируются на материальных носителях с помощью специального программного оборудования. Под составителем следует понимать физическое или юридическое лицо, которое занималось непосредственным созданием файла.

Существуют и посредники – лица, которые занимаются отправкой, получением и хранением данной документации. Эти лица также способны оказывать другие услуги по передаче данных с помощью телекоммуникационных каналов связи, программного оборудования и иных дополнительных средств.

По законодательству, вся информация на электронных носителях считается текстами в следующих случаях:

  • материалы были созданы, обработаны и отправлены в архив с использованием электронного оборудования;
  • документация была подписана согласно всем законодательным требованиям;
  • файлы созданы в формах, которые могут быть восприняты человеком, не обладающим техническими знаниями;
  • при совершении каких-либо операций с документами можно использовать способы идентификации, которые согласуются с международными или государственными стандартами.

Информация должна быть доступна всем пользователям для его дальнейшего использования, федеральный закон об электронном документе предусматривает это. При необходимости демонстрации ЭД, владельцу понадобится предъявить его контролирующим органам, поскольку те имеют соответствующие полномочия.

Действительность материалов

Все данные, которые были составлены на программном оборудовании с учетом всех имеющихся законодательных требований, обладают юридической силой и приравниваются к бумажным материалам. При оценивании материалов обязательно учитывается способ, который был использован для обеспечения целостности информации. Прежде чем говорить о действительности информации, необходимо вспомнить об электронном документе и электронной цифровой подписи. Наличие такой подписи позволяет утверждать, что вся информация в файле была согласована руководством предприятия.

Операции с такой информацией должны быть осуществлены с использованием всех защитных механизмов. Только таким образом можно гарантировать, что данные будут надежно сохранены и не попадут в посторонние руки. Персональная информация должна быть защищена – это обязательное условие при обмене документацией.

Все стороны, участвующие в обмене материалами, должны иметь одинаковый доступ к ним – проект федерального закона об электронном документе предусматривает подобную форму работы. При обмене файлами должна быть сохранена информация об их авторе, времени создания и отправки сторонним адресатам.

Файл, создающийся с помощью с программного оборудования, считается подлинным, если он действительно создан человеком, официально считающимся его автором. Кроме того, в такие тексты не должны быть внесены изменения с тех пор, как они были официально опубликованы. Разрешается вносить стандартные корректировки, что происходит в процессе использования конкретно взятого файла.

Дополнительная информация

Подлинные разновидности подобного материала могут существовать только в качестве информации на машинных носителях. Закон об электронных документах предусматривает, что все копии файла, которые были созданы с помощью машинных носителей, являются идентичными ему. Такие варианты текстов также можно рассматривать в качестве оригиналов.

Подобные файлы такого типа могут быть отправлены:

  • их непосредственным создателем;
  • лицами, которые уполномочены действовать от имени автора материалов;
  • информационными системами и программным оборудованием, которое было настроено на отправку материалов в автоматическом режиме.

Все тексты обязательно должны быть представлена таким образом, чтобы их получатели имели возможность осуществлять работу с документацией. Материалы считаются неотправленными в том случае, если их составитель не инициировал их отправку и составление. Подобные тексты не являются действительными, если они были отправлены с какими-то искажениями и неточностями.

Закон об электронном документе и электронной цифровой подписи предусматривает, что под моментом отправления файла следует понимать время, когда он поступил в обработку внутри отдельно взятой информационной системы. Данная система, как правило, находится не под контролем отправителя и получателя, а выполняет роль посредника.

Если в соглашении, которое было подписано двумя сторонами, информационный документ является полученным, если он поступил к получателю. Последний при этом должен указать вариант информационной системы, в которую направляется файл. Если получатель не указал систему, то под моментом получения данных следует считать время извлечения файла из общей информационной системы.

Что бы ни говорили о бесполезности и раздутом количестве документов, но именно они являют собой основу всех правовых отношений между юридическими и физическими лицами. Документы обеспечивают нормальное и эффективное управление на любом предприятии, фирме, организации. Они способствуют цивилизованному отношению с партнерами по бизнесу, государственными структурами, наемными рабочими и так далее.

Но, как показывает практика, работать с большим объемом бумажных носителей очень сложно. Как выход, необходимо активнее переходить к такой форме работы как электронный документооборот, законодательство в этом отношении постоянно совершенствуется. Основополагающим аспектом в этом плане является возможность быстрого доступа к необходимой информации заинтересованных лиц, как говорится, в режиме он-лайн.

Виртуальное пространство поглотит бумагу

Преимущества, которые предоставляют в разрезе документооборота современные информационные технологии, прекрасно понимают не только на отдельных предприятиях и в компаниях, но и на самом высоком уровне. Все многократно слышали о том, что государственные чиновники активно занимаются вопросами создания электронного правительства, активизации принципа «Одно окно» во всех сферах человеческой жизни. Депутаты всех уровней постоянно дорабатывают и совершенствуют закон об электронном документообороте.

И все эти подвижки говорят о том, что медлить с введением электронного документооборота в отдельной компании не стоит, по крайней мере, в том случае, если руководство планирует долго и эффективно работать в своем сегменте рынка. Безусловно, в наши дни бумажные носители информации, в том числе и официальной, играют существенную роль. Однако, их процент медленно, но неуклонно уменьшается. И уже в скором времени будет сведен к минимуму.

Законы могут быть несовершенны, но они «законы»

С правовой точки зрения порядок электронного документооборота определяется достаточно большим количеством нормативно-правовых актов и иных документов. Среди них можно выделить следующие:

  • Конституция России;
  • Указы Президента;
  • Постановления правительства;
  • специальные законы, касающиеся непосредственно информатизации и информации;
  • акты различных ведомств и курирующих министерств;
  • нормативно-правовая документация, имеющая юридическую силу на территории отдельных субъектов хозяйствования Российской Федерации;
  • и другие;

Вообще, так называемое информационное законодательство в данный момент времени находится в стадии совершенствования. Как таковое, положение об электронном документообороте нельзя назвать оптимальным вариантом регулирования отношений. И оно должно быть существенно доработано законодательными органами.

Не стоит забывать о Конституции

Главенство Конституции, принятой в нашей стране, в правовом плане сомнению никто не подвергает, но вот учитывать ее требования при разработке нормативно-правовой документации получается не всегда. Так, в основном законе страны в статье 24 указывается, что держатели информации, как правило, государственные службы, но могут быть и частные компании, обязаны ознакомить людей с теми сведениями, которые непосредственно касаются их личной жизни. Кроме того, правила электронного документооборота должны подразумевать, что вся информация будет находиться в ведении государства (статья 71 Конституции РФ). Этот аспект соблюдается в наши дни не всегда.

Другие нормативно-правовые акты, регулирующие требования к электронному документообороту

Все действия, которые регламентируют отношения субъектов в плане оборота документов в электронном формате, в том числе административное, уголовное, гражданское, трудовое, уголовно-процессуальное, налоговое право и так далее. В частности, принципиально допускается использование электронно-цифровой подписи в различных гражданско-правовых отношениях. А уголовный кодекс также предусматривает определенную ответственность за разглашение информации или, предположим, уничтожение документов, имеющих в совей сути культурную или историческую ценность.

Действующим законодательством определен правовой режим в области документирования той или иной документации:

  • Документирование информации – это неотъемлемая составляющая включения ее в существующие информационные базы. Органы государственной власти не только определяют порядок документирования, но и отвечают за сам процесс;
  • Сам по себе документ из автоматизированной информационной системы не несет какой-либо юридической силы. Положение о системе электронного документооборота подразумевает наличие подписи (в том числе возможен электронный вариант) должностного лица. Порядок подписи определяется законодательно в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;

Электронная цифровая подпись

Стоит отметить, что работа с документами, которые имеют определенную юридическую силу, стала вообще возможна только с введением такого термина как электронно-цифровая подпись. Использование самой ЭЦП регламентируется нормативно-правовыми актами, в том числе и Гражданским кодексом Российской Федерации (в частности, статья 160), а также статья 11 ФЗ «Об информации, защите информации и информационных технологиях». Но требования к системам электронного документооборота подразумевают, что электронно-цифровая подпись получает юридическую силу только при использовании соответствующего программного и технического обеспечения.

Электронно-цифровая подпись имеет юридическую силу только в том случае, если имеется действующий, не просроченный, сертификат. Выдача этого документа (а он может быть представлен как в цифровой форме, так и в обычном бумажном формате) определяется законодательно и осуществляется специальными центрами под управлением Федерального агентства по связи.

В заключение стоит сказать, что электронный документооборот – дело непростое, требующее от исполнителей высокого уровня профессиональной подготовки.

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

  • Налоговой Кодекс РФ;
  • Указ Минфина России от 10.11.2015 № 174H «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»;
  • Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом 210 ФЗ о предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «»Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.