Выдача путевых листов

Путевой лист легкового автомобиля является документом учитывающим работу и необходимым для:

  1. Начисления заработной платы водителю.
  2. Осуществления контроля за целевым использованием автотранспортного средства, так как в нем отражается маршрут движения и время работы.
  3. Подтверждения обоснованности списания затрат на заправку топливом и обслуживание автомобиля.
  4. Обоснования сроков проведения технического обслуживания и планово-предупредительных ремонтов.

Несколько более мягкие требования по оформлению путевых листов к автомобилям, участвующим в деятельности индивидуальных предпринимателей, которые исчисляют налоги по упрощенной схеме, так как перечисленные затраты не влияют на их налогообложение.

Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 года. Путевой лист – это обязательный документ, без которого запрещен выезд на маршрут и его отсутствие является административным правонарушением и наказывается денежным штрафом..

бланка путевого листа автомобиля в формате .doc (Word)

Образцы заполнения – далее в формате фотографий.

Содержание

Что указывается в путевом листе?

Основные требования по заполнению путевого листа:

  1. В верхнем левом углу документа обязательно должен стоять штамп предприятия. Учет выданных водителям путевых листов ведется в журнале учета движения путевых листов.
  2. Номер и серия выданного листа, а также дата выдачи указанные в журнале должны совпадать с датой, номером и серией записанными в путевом листе. Такой учет предупреждает появление у недобросовестных исполнителей двойных путевых документов.
  3. Наименование организации должно полностью соответствовать учредительным документам, а адрес и телефон, указанные в одной строке с наименованием должны определять реальной местонахождение организации.
  4. Нельзя забывать указывать код ОКПО. Он наряду с ИНН предприятия является уникальным номером, присвоенным каждому предприятию на территории Российской Федерации, и исключает возможность разночтений при определении организации владельца или арендатора транспортного средства.
  5. Марка автомобиля заносится аналогично указанной в документах, выданных при регистрации автомобиля в отделе ГИБДД.
  6. Данные о наличие лицензионной карточки, заполняются только в том случае, если водитель осуществляет перевозки, относящиеся к лицензированным в соответствии с действующим законодательством.
  7. Время выезда из гаража и время возвращения в гараж должны выставляться с точностью до минуты, т.к. при определенных обстоятельствах они могут сыграть существенную роль в начислении заработной платы, оценке экономической эффективности использования автомобиля, подготовке графика работы и тому подобных мероприятиях.

Очень часто должностные лица, заполняющие путевой лист, пропускают строки с указанием гаражного и табельного номера. Подобная небрежность может привести и к различным ошибкам в начислении заработной платы. Для обеспечения достоверности учета эти данные также фиксируются в журнале учета движения путевых листов.

Особенно тщательно должны заноситься при выписке листа личные данные водителя. Сокращая работу и не записывая полностью фамилию, имя и отчество водителя, тем самым допускается возможность, пусть и не очень значительная, для разночтений, что может привести к негативным последствия в случае ДТП или каких-либо нештатных ситуаций на дороге.

Также важно правильно занести в путевой лист данные водительского удостоверения, подтверждающие полномочия водителя на управление данным транспортным средством.

Наименование организации, в распоряжение которой поступает водитель, должно соответствовать приказу, заявке или договору на использование данного автомобиля. Особое внимание при заполнении необходимо уделять правильности занесения адреса подачи автомобиля.

Ошибка в данной строке может существенно повлиять на себестоимость эксплуатации автотранспортного средства. Если по договору стоимость доставки автомобиля к заказчику входит в оплату услуг, то расходы ложатся на заказчика, а если нет, то становятся дополнительной статьей затрат у автотранспортной организации и в этом случае для её минимизации водителю должен быть указан кратчайший путь, рассчитанный службой логистики предприятия.

Дополнительная информация

Большое значение имеет запись о технической исправности автомобиля перед началом работ и запись показаний спидометра.

Безусловно – это один из важнейших моментов необходимых для учета списания горючего, но и одновременно – это показатель, дающий возможность контролировать степень износа, планировать необходимость своевременного прохождения технического обслуживания, составлять планы планово-предупредительных ремонтов.

Показания спидометра дают возможность оценить степень трудолюбия и работоспособности каждого водителя, а также в сочетании с состоянием машины показывают, насколько бережно и заботливо относится водитель в технике.

При достоверном заполнении строк, касающихся расхода топлива, эта информация позволит оценить не только прямые затраты на затраченное горючее, но и сделать выводы о состоянии двигателя и системы зажигания, о состоянии системы контроля на предприятии за расходом горюче-смазочных материалов. Анализ расхода топлива поможет создать на предприятии свою систему норм на списание, которая снизит себестоимость эксплуатации автомобильной техники.

Не стоит пренебрегать записями отражающими простои, ожидания и прочие отметки, касающиеся обстоятельств, влияющих на работу автомобиля в течение всего рабочего дня. Они позволят для водителя документально подтвердить использование рабочего времени и при необходимости обосновать правильность предпринимаемых им действий, а руководству предприятии оценить профессиональную подготовку водителя и проанализировать обстоятельства, которые мешают выполнять сотрудникам производственные задания.

В путевом листе, для того чтобы избежать лишних вопросов со стороны сотрудников ГИБДД, необходимо поставить отметку о прохождении водителем врачебного осмотра перед выездом из гаража. Автотранспортной организации для этого совсем необязательно иметь в своем штате врача.

Вполне достаточно заключить необременительный в финансовом отношении договор с медицинским учреждением на оказание подобных услуг, и с одной стороны не будут допущены на дорогу водители с сомнительным состоянием здоровья, а с другой стороны, к водителям будет на одну претензию меньше.

Очень часто водители жалуются на то, что заполнение оборотной стороны занимает много времени. По опыту, можно сказать, что это время не составляет более десяти-пятнадцати минут. В то же время при правильном заполнении роспись заказчика подтверждает и указанный маршрут, и километраж, и время в пути, то есть водитель гарантировано обосновывает перед работодателем свою зарплату за день.

Каждый путевой лист заканчивается расчетом заработной платы. Форма обеспечивает бухгалтерию возможностью произвести расчет и при почасовой оплате и при сдельной. Завершается оборотная сторона расчетом отработанного времени и пройденным километражем, что позволяет применять любые принятые в организации расценки.

При проверке путевых листов обращается внимание и на то, чтобы во всех необходимых местах стояли подписи должностных лиц.

Путевые листы. Новые правила оформления

С 26 февраля 2017 года Минтранс обновил перечень обязательных реквизитов Путевого листа (приказ от 18 января 2017 г. № 17):

  • В путевом листе требуется указывать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
  • Теперь в заголовке путевого листа не нужно проставлять печать или штамп владельца транспортного средства, в связи с отменой обязанности иметь печать организации.

Правильно оформленный Путевой лист необходим, чтобы:

  • начислять водителям заработную плату и доплаты за разъездной характер работы;
  • списывать расходы на ГСМ и приобретаемые запасные части для собственных или арендованных машин;
  • списывать расходы на ГСМ и стоянки при командировках сотрудников;
  • подтвердить реальность сделки по перевозке грузов;
  • списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник использует свою машину в служебных целях.

Все недоработки в документах с 26 февраля нужно исправить, поскольку из-за них у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов на ГСМ, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

Пренебрегать новыми требованиями не стоит, поскольку контролирующие органы могут оштрафовать должностное лицо компании на 5 тыс. рублей и компанию на 30 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Сведения должен заполнять и заверить своей подписью контролёр, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287), с указанием фамилии и инициалов. Это может быть водитель или механик. В случае, если в штате нет такого сотрудника, проставьте отметку в сервисном центре за плату.

Если с машиной все в порядке, контролер напишет: «Предрейсовый контроль технического состояния прошел», свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

Отметка предрейсового контроля транспортного средства в путевом листе

Бланк Путевого листа

Компании могут использовать унифицированную форму или оформлять документ в свободной форме, но при этом его форму нужно утвердить в приложении к учетной политике. Поэтому, издайте приказ, которым внесёте изменения в учетную политику о новой форме путевого листа.

Единственный нюанс в том, что должны присутствовать обязательные реквизиты (раздел II Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа с 26 февраля должны содержать:

1. Наименование документа

2. Номер путевого листа

3. Срок действия (дата начала и окончания, если Путевой лист оформлен более, чем на один день)

4. Сведения о собственнике транспортного средства

5. Тип, модель и государственный регистрационный знак машины и автомобильного прицепа (полуприцепа)

6. Сведения о водителе:

  • Ф.И.О. водителя
  • Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя
  • Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дата и время

10. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины — дата и время

11. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Какие сведения о собственнике машины нужно указывать в путевом листе?

Название компании или арендодателя, адрес местонахождения и телефон.

Согласно Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ, компания может отказаться от печати. Но если печать есть, с 26 февраля её можно не ставить в путевых листах.

Кто из сотрудников должен оформлять путевой лист?

Водитель или диспетчер.

На какой период составлять Путевой лист?

Период путевого листа компания выбирает самостоятельно. Максимальный срок — один месяц (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Как оформить путевые листы, если на одном автомобиле посменно ездят разные водители?

Путевые листы можно оформить на автомобиль на один месяц, но для каждого водителя должен быть заведен свой путевой лист сроком один месяц.

Данные на выезд указывайте в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. А данные по возвращению – в путевом листе водителя, который возвращается на стоянку.

Маршрут движения машины

Несмотря на то, что в перечне обязательных реквизитов Путевого листа нет маршрута движения машины – все-таки указывать в путевом листе подробный маршрут необходимо. В противном случае, налоговики могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными и отказать в вычете по налогу на прибыль.

Исправления в путевых листах

Аналогичны исправлениям в других первичных документах:

  • Внести исправление
  • Исправление должен подтвердить ответственный сотрудник своей подписью и расшифровкой
  • Указать дату исправления.

Сколько хранить путевые листы?

Оформленные Путевые листы должны храниться в течение пяти лет с даты оформления (п. 18 Порядка, утв. приказом № 152).

Какие документы нужны для списания гсм в организации

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления. Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки. При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д. Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др.

Внимание

В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г.

№ 03-03-06/2/12).

Расходы на гсм: документальное оформление, учет

Важно

Специальный акт для списания бензина Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше).

Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Акт на списание гсм

Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы. Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия.

Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ. О путевом листе Согласно п. 2 ст.

6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.

2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам

Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: — наименование и номер путевого листа; — сведения о сроке действия путевого листа; — сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; — сведения о транспортном средстве; — сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании: — накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60); — чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Путевые листы: оформление и порядок списания гсм

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Учет расходов на гсм

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.

Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Практические советы по учету и списанию гсм

В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Акт контрольного заезда Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы.

Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально. Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет.

Порядок списания гсм на предприятии и составление акта

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ.

Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя).

Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Учет бензина на предприятии без путевых листов

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом.

На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива.

Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом.

А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист.

Списание гсм по путевым листам

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы.

Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать. В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы.

В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.

Внимание Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Можно ли списать бензин без путевого листа

Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Важно Особенности учета гсм на предприятии Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ.

Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист.

Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8. Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет.

Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива.

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8.

Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Для того, чтобы сверить остатки топлива с учетными данными, можно пойти двумя путями. В бак автомобиля долить бензин или другое используемое топлива до полного бака, далее от объема полного бака отнять долитый объем, после чего полученное значение сверить с данными счета 10.3.

Как осуществляется учет путевых листов Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист.

Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как осуществляется учет путевых листов

На этой странице:

  • Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
  • Основная документация
  • Если обнаружена ошибка
  • Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.

Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Особенности учета гсм на предприятии

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.

Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы». Расходы на гсм и путевые листы: есть ли прямая зависимость? журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены.

Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия.

Списание гсм по путевым листам Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам. Важно В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка. Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта.

Такими документами являются:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
  • Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам. В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка. Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Как правильно списать ГСМ по путевым листам в налоговом и бухучете?

Наиболее востребованный и практикуемый метод списания ГСМ в бухгалтерском учете — по средней себестоимости

ГСМ — немаловажная статья трат в любой компании, где есть собственный транспорт. Такие расходы предполагают потребность в их правильном учете и грамотном обосновании. Именно путевые листы являются одним из наиболее достоверных и практичных способов подсчета количества израсходованного топлива, фиксации пройденного автомобилем расстояния, а также подтверждения необходимости расходования ГСМ.

На сайте Бухсофт вы можете скачать бланк путевого листа легкового автомобиля.

Основные моменты бухгалтерского учета топлива

ГСМ следует относить к части материально-производственных запасов, а значит, их учет производится по фактической стоимости (раздел II ПБУ 5/01).

Основанием принятия к учету израсходованного топлива служат чеки с заправки, если бензин водитель покупал за наличные деньги на АЗС или корешки талонов, в случае покупки ГСМ по талонам. Кроме того, топливо может быть приобретено по топливной карте. В таком случае, основанием его учета выступает отчет организации, выпустившей данную топливную карту.

В разделе III ПБУ 5/01 приведены два метода списания ГСМ:

  • по средней рассчитанной себестоимости;
  • по себестоимости первых купленных запасов, исходя из времени из приобретения.

Наиболее востребованный и практикуемый метод списания горючего — по средней себестоимости.

При таком способе стоимость остатка запасов нужно суммировать со стоимостью их поступления и разделить на сумму остатка и поступления материально-производственного запаса в натуральных величинах.

Списание топлива по путевым листам в бухгалтерском учете

Для учета бензина бухгалтеру компании следует использовать счет 10 и субсчет 10-3. По счету 10 дебет — это приход топлива, кредит — его списание.

По вышеприведенной формуле следует произвести расчет израсходованного объема топлива (фактическая либо нормативная величина). Полученное количество нужно умножить на стоимость единицы запаса. Сумма, получившаяся в итоге, списывается.

Для списания используется проводка: Дебет — 20, 23, 25, 26, 44 Кредит — 10-3.

Списание топлива по путевым листам в налоговом учете

С бухучетом списания бензина все довольно просто, а вот налоговый учет этой процедуры вызывает некоторые вопросы. Разберем наиболее актуальные из них.

В составе каких затрат учесть топливо?

В данном случае может быть два варианта: учет в материальных либо прочих расходах. Так, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ гласит, что горючее следует относить к материальным издержкам, если применяются они для обеспечения технологических потребностей. К прочим расходам, исходя из подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, топливо относится при его использовании в целях содержания транспортных средств компании.

Здесь нет ничего сложного. Так, если основной деятельностью компании является перевозка пассажиров или грузов, то используемое топливо является материальным расходом, если автомобили или иной транспорт эксплуатируется в служебных целях, то ГСМ включаются в прочие затраты.

Нужно ли нормировать затраты на списание топлива в налоговом учете?

Еще один распространенный вопрос, ответ на который можно найти в законодательных положениях и реквизитах самого путевого листа.

В путевом листе расчет производится по фактическому использованию топлива. В Налоговом кодексе РФ нет прямых положений о том, что затраты на горючее принимаются исключительно по фактическому расходованию.

В путевом листе отражены сведения только о пробеге автомобиля по факту. Тем не менее, расчет топливных затрат может производиться, исходя также из положений Распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В пункте 3 данного документа, говорится, что определенные этим пунктом нормы могут быть учтены, в том числе, и для расчетов по налогообложению.

Таким образом, налоговый учет предполагает принятие топливных затрат как по фактическому их расходованию, так и по рассчитанному на основании нормативов.

Практика же знает такие ситуации, при которых компания эксплуатирует транспорт, для которого в Распоряжении №АМ-23-р нет норм расхода ГСМ. В таком случае, обращаясь к пункту 6 этого документа, можно разработать и утвердить данные нормы самостоятельно.

Стоит отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет пояснений о том, как правильно поступить в такой ситуации.

Например, при установке норм списания горючего самостоятельно и при превышении этих норм, компания наверняка учтет в своем налоговом учете сумму сверхнормативного расходования ГСМ.

Однако налоговые инспекторы вправе не признать эти суммы расходом, а значит, произвести доначисление по налогу на прибыль. Так, например, в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014, судьи согласились с такой позицией налоговиков.

Списание гсм по топливным картам без заполнения путевого листа

Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции. При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

Принятые надбавки: за зимний период 10% за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек 10% – ; Нахождение нормы расхода топлива: Всего по путевому листу израсходовано 30,2 литра за рабочий день.

Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий:Где: НРд нормативный расход топлива за один рабочий день Т количество рабочих дней в месяце, Т = 21 Итого получаем: Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Важно

Данные о количестве и стоимости отпущенного топлива подтверждены отчетом поставщика, актом приема-передачи, терминальными чеками. По окончании месяца поставщик выставил «Гермесу» счет-фактуру на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.). По данным путевого листа во время поездок был израсходован весь приобретенный бензин.

Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты и ГСМ между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку по оптовой торговле с общим объемом товарооборота. Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла. Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:26 000 000 руб.
: (26 000 000 руб.

  • 1 Бухучет
  • 2 Документальное подтверждение
  • 3 Расчет количества топлива
  • 4 Списание топлива
  • 5 ОСНО
  • 6 УСН
  • 7 ЕНВД
  • 8 ОСНО и ЕНВД

Бухучет В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01).

Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо.

Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов).

Как правильно оформить списание гсм по топливным картам

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить:

  • дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
  • кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Расчет На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Например, для легковых автомобилей он по выражению:Где: Hs базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км S общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км D поправочный коэффициент к норме, % В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Переходим на покупку гсм по топливным картам

По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки. Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.

5 июня топливная карта была получена и передана водителю Ю.И. Колесову. 30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб.
(в т. ч. НДС – 900 руб.). В бухучете организации сделаны следующие записи. 4 июня: Дебет 60 Кредит 51– 118 руб.

– оплачена топливная карта; Дебет 44 Кредит 60– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты; Дебет 19 Кредит 60– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты; Дебет 015 «Топливные карты»– 118 руб.

– учтена топливная карта; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.

Если организация приняла решение о разработке собственных шаблонов путевых листов, то ей следует отобразить их в учетной политике. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении путевого листа, и он является дополнением к локально-нормативным документам компании. К приказу прикладывают шаблон разработанного и используемого путевого листа. Если компания приняла решение об использовании унифицированной формы, приказ об утверждении путевого листа издавать не надо.

Механизм заполнения приказа

Приказ следует создавать на фирменном бланке организации, содержащем ее обязательные реквизиты. В документе необходимо указать следующие сведения:

  1. наименование организации;
  2. название документа («Приказ об утверждении путевого листа»);
  3. порядковый номер приказа;
  4. дату издания приказа;
  5. ссылки на нормы законов, в соответствии с которыми разрешено разрабатывать собственный бланк путевого листа;
  6. ссылку на приложение, в котором указан шаблон разработанного документа;
  7. дату, с которой данный шаблон необходимо использовать в организации;
  8. список работников, которые должны быть ознакомлены с приказом;
  9. ФИО и должность сотрудника, ответственного за исполнение приказа;
  10. Подписи руководителя и работников, упомянутых в документе, их ФИО, расшифровки подписи и даты ознакомления.

В приказе об утверждении путевого листа обязательно нужно указать, с какой периодичностью заполнять этот документ. Этот момент зависит от особенностей деятельности компании, а потому:

  • если предприятие автотранспортное, то оно обязано заполнять путевые листы на каждую смену или день;
  • если предприятие не автотранспортное, то оно может заполнять путевые листы на любой срок в пределах одного месяца.