Ведение складского учета в бюджетном учреждении

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Приобретение лекарственных средств у организаций оптовой торговли, их складской и бухгалтерский учет регламентируются целым рядом нормативных документов. Спецификой учета медикаментов является их большая номенклатура, а также необходимость вести предметно-количественный учет отдельных групп препаратов.

Приобретение лекарственных средств

Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона от 12.04.2010 № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» (далее – Закон № 61-ФЗ) к лекарственным средствам относятся фармацевтические субстанции и лекарственные препараты. Лекарственными средствами, разрешенными к применению для лечения пациентов, являются средства, зарегистрированные в государственном реестре (ст. 33 Закона № 61-ФЗ).
Государственный реестр лекарственных средств содержит:

перечень препаратов, прошедших государственную регистрацию, а также фармацевтических субстанций, входящих в их состав,
наименование лекарственного препарата (международное непатентованное или химическое и торговое),
лекарственную форму с указанием дозировки лекарственного препарата и его количества в потребительской упаковке и другие сведения.

Лекарственные препараты, за исключением изготовленных аптечными организациями, ветеринарными аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на фармацевтическую деятельность, должны быть промаркированы должным образом.
Медицинские учреждения могут закупать лекарства у производителей, организаций оптовой торговли лекарственными средствами или аптек (п. 8 ст. 45, ст. 53 Закона № 61-ФЗ). Также медицинские учреждения могут получать лекарственные средства по централизованному снабжению.
Оптовая продажа лекарственных средств медицинским учреждениям осуществляется согласно Правилам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 28.12.2010 № 1222н (далее – Правила № 1222н). Оптовой торговле подлежат лекарственные средства, включенные в государственный реестр. Организация – оптовый продавец должна иметь лицензию на фармацевтическую деятельность (с указанием «оптовая торговля лекарственными средствами»).
Деятельность по оптовой торговле лекарствами в настоящее время должна соответствовать Правилам надлежащей дистрибьюторской практики в рамках Евразийского экономического союза, утвержденным решением Совета Евразийской экономической комиссии от 03.11.2016 № 80 (далее – Правила № 80). Указанными правилами, в частности, установлена обязанность дистрибьютора (оптового продавца) удостовериться, что поставка лекарственных средств осуществляется только организациям, имеющим разрешение (лицензию) или иные законные основания для осуществления деятельности, относящейся к обращению лекарственных средств. То есть дистрибьютор обязан запросить у учреждения копию лицензии на осуществление медицинской деятельности.
Оптовая продажа готовых лекарственных средств медицинскому учреждению производится на основании заключенного договора, согласно требованиям (заявкам) учреждения.
На отпускаемые лекарственные средства оформляется сопроводительный документ, содержащий следующую информацию (п. 8 Правил № 1222н):

1) о дате оформления сопроводительного документа;
2) наименовании лекарственного средства (международное непатентованное и торговое), сроке годности и номере серии;
3) производителе лекарственного средства с указанием наименования и местонахождения производителя;
4) количестве упаковок;
5) поставщике и покупателе (ИНН, полное наименование, местонахождение);
6) должностном лице, составившем сопроводительный документ (должность, Ф.И.О.).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Какие первичные документы применяются для отражения в учете мягкого инвентаря?

Для отражения в учете мягкого инвентаря применяются первичные учетные документы, утвержденные Приказом № 52н.

В соответствии с Приказом № 52н при поступлении материальных ценностей в учреждение оформляется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Он является основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе. Однако согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795, поступление в учреждение материальных ценностей в сопровождении первичных учетных документов – предусмотренных условиями договора (контракта) отгрузочных документов, оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия их к учету и оформление приходного ордера (ф. 0504207) не требуется.

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика), комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензий отправителю (поставщику).

Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н). Движение материалов (в том числе мягкого инвентаря) внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами оформляется требованием-накладной (ф. 0504204).

Выдача сотрудникам спецодежды и средств индивидуальной защиты должна фиксироваться в карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). В ней указываются нормы выдачи, нормативный срок использования (при наличии), количество выданных материальных ценностей. При возврате имущества регистрируется количество сданных вещей по наименованиям, дата возврата и ставится подпись лица, которое приняло сданное работником имущество. Выдача материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей оформляется ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Для отражения в учете выбытия мягкого инвентаря, как и иных материалов, применяется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

На каких аналитических счетах ведется учет мягкого инвентаря?

Аналитический учет мягкого инвентаря ведется на счете 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь».

Согласно п. 118 Инструкции № 157н мягкий инвентарь подлежит учету на аналитических счетах 0 105 25 000 «Мягкий инвентарь – особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения» счета 105 00 «Материальные запасы».

Расходы на приобретение мягкого инвентаря согласно Указаниям № 65н осуществляются по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Инвентарь, как и все материальные запасы, принимается к учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции № 157н). Напомним, что согласно п. 102 Инструкции № 157н фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), а также иные суммы расходов, связанные с их приобретением. Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов (п. 104 Инструкции № 157н).

Какие предъявляются требования к маркировке мягкого инвентаря?

Мягкий инвентарь, принятый к учету в учреждении, должен быть промаркирован.

Обоснование.

В соответствии с п. 118 Инструкции № 157н предметы мягкого инвентаря подлежат маркировке, которая осуществляется материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Исключение составляют одежда и обувь для всех групп воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Однако, по мнению Минфина (Письмо от 15.02.2016 № 02-06-05/7872), от маркировки одежды и обуви сирот и опекаемых полностью отказываться не стоит. Порядок маркировки мягкого инвентаря является сложившейся практикой и позволяет обеспечить сохранность предметов, их количественный учет, соблюдение установленных сроков носки (эксплуатации), закрепление конкретных предметов за каждым воспитанником организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Отмена данного порядка маркировки относительно всего мягкого инвентаря и всех возрастных групп воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, по мнению финансового ведомства, нецелесообразна. При этом маркировка мягкого инвентаря (одежды, обуви, спортивной одежды и обуви) старшей возрастной группы воспитанников (выпускников) учреждений может производиться без порчи внешнего вида предмета путем прикрепления (пришивания) тканевых жетонов, на которые предварительно несмываемой краской нанесен специальный маркировочный штамп.

В другом своем письме (от 27.07.2016 № 02-07-10/43970) Минфин указывает, что в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ разработать и утвердить в своих структурных подразделениях правила учета мягкого инвентаря, включая правила маркировки.

Каковы особенности обеспечения мягким инвентарем детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей?

Обучающиеся и воспитанники образовательных учреждений, находящиеся на полном государственном обеспечении, должны обеспечиваться бельем, одеждой и обувью.

Бельем, одеждой и обувью обеспечиваются обучающиеся и воспитанники образовательных учреждений, находящиеся на полном государственном обеспечении в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1996 № 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях и социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей». Кроме этого, данная категория лиц обеспечивается постельным бельем и принадлежностями, полотенцами и прочим мягким инвентарем, которые предоставляются им в учреждении либо выдаются в пользование.

Обеспечение мягким инвентарем осуществляется по нормам в соответствии:

  • с Постановлением Правительства РФ от 07.11.2005 № 659 (далее – Постановление № 659). Им регулируется обеспечение одеждой, обувью и другими предметами мягкого инвентаря детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях, несовершеннолетних, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях – специальных профессиональных училищах открытого и закрытого типа и федеральном государственном учреждении «Сергиево-Посадский детский дом слепоглухих Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»;

  • с Письмом Минобразования РФ от 22.09.1993 № 164-М. В нем содержатся рекомендации по обеспечению мягким инвентарем детских садов, учреждений среднего профессионального образования, воспитанников общеобразовательных школ-интернатов общего типа и школ-интернатов для детей, имеющих недостатки в физическом или умственном развитии, детских домов, а также учащихся, находящихся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении.

Кроме того, на уровне субъектов РФ разработаны свои положения о мерах социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в которых указан порядок обеспечения их мягким инвентарем.

Образовательной организации необходимо вести индивидуальный учет выданной одежды, обуви, мягкого инвентаря и предметов личной гигиены в арматурной карточке. В ней фиксируются данные об обеспечиваемом:

  • фамилия, имя, отчество, размеры одежды, обуви, головного убора;

  • наименования вещей;

  • норма выдачи;

  • сроки носки;

  • сведения о количестве выданных и сданных обратно вещей и даты их выдачи (сдачи).

Детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при выпуске из образовательной организации выдается арматурная карточка и находящаяся в эксплуатации ребенка одежда и обувь.

Для учета мягкого инвентаря, выданного сиротам и опекаемым, особенно в тех субъектах РФ, где не установлено требование о ведении арматурных карточек, можно воспользоваться карточкой (книгой) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), которая аналогична арматурной карточке.

Согласно Постановлению № 659 и нормативных актов субъектов срок носки выдаваемых предметов не превышает один-два года. Поэтому по желанию воспитанников по истечении указанного срока полученные ими вещи могут оставаться в их распоряжении.

Как отражается в учете бюджетного учреждения поступление мягкого инвентаря?

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения поступление мягкого инвентаря будет отражаться в соответствии с положениями Инструкции № 174н, предусмотренными для учета материальных запасов.

В зависимости от способа поступления в учреждение мягкого инвентаря для отражения принятия его к учету будут применяться следующие корреспонденции счетов:

Дебет

Кредит

Приобретение мягкого инвентаря у поставщика

0 105 25 340

0 105 35 340

0 302 34 730

0 208 34 660

Поступление мягкого инвентаря в рамках централизованного снабжения

0 105 25 340

0 105 35 340

0 304 04 340

Безвозмездное поступление мягкого инвентаря (за исключением централизованного снабжения)

0 105 25 340

0 105 35 340

0 401 10 180

Формирование фактической стоимости мягкого инвентаря:

– в сумме поставляемых предметов;

– в сумме расходов по доставке

0 106 24 340

0 106 34 340

0 302 34 730

0 302 22 730

Формирование стоимости мягкого инвентаря при его изготовлении в ателье из материалов учреждения*:

– списание материалов;

– расходы по пошиву

0 106 24 340

0 106 34 340

0 105 25 440

0 105 35 440

0 302 26 730

Принятие к учету мягкого инвентаря по сформированной стоимости

0 105 25 340

0 105 35 340

0 106 24 340

0 106 34 340

* При изготовлении мягкого инвентаря из материалов ателье в учете отражаются бухгалтерские записи, аналогичные тем, которыми отражается приобретение данных материалов у поставщика.

Как отражается в учете бюджетного учреждения выдача мягкого инвентаря в пользование обучающимся или работникам учреждения?

Передача мягкого инвентаря работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 272 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту счета 0 105 05 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

В соответствии с п. 37 Инструкции № 174н передача материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

По нашему мнению, при закреплении в учетной политике учреждения и согласовании с учредителем выдачу и списание одежды,
обуви и мягкого инвентаря обучающимся и воспитанникам, находящимся на гособеспечении, можно отражать в учете так же, как выдачу имущества в пользование сотрудникам: в момент выдачи списывать имущество с балансового учета, а по истечении срока носки выданное списывать с забалансового учета.