Учет заправки картриджей

Как учитывать картриджи и тонеры

В учреждениях государственной службы, исполнительной власти и местного самоуправления в связи со спецификой их деятельности существует необходимость в постоянном использовании ксерокса и принтеров. Ввиду этого необходимость обеспечения ксероксом и другой оргтехникой определена в п. 3.11 Рекомендаций № 55.

Вместе с тем некоторые бюджетные учреждения используют оргтехнику для предоставления платных услуг по копированию и печатанию. Так, например, учебные заведения, другие образовательные учреждения и заведения имеют право предоставлять на платной основе услуги по печати и копированию (п.п. 24 п. 1 Перечня № 796). При этом все расходы, связанные с предоставлением таких платных услуг (в том числе на заправку и замену картриджей), следует включать в стоимость этих услуг.

Что же касается учета тонеров и картриджей, то все комплектующие, детали, расходные материалы, используемые для ремонта или поддержания оргтехники в рабочем состоянии, учитывают в составе запасов. Поэтому при отражении в бухгалтерском учете замены картриджей и заправки последних тонером следует в первую очередь руководствоваться нормами Положения № 947.

Отметим, что Порядком № 611 предусмотрено вести учет хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей, используемых для текущих нужд учреждения, на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». Тогда как запасные части, предназначенные для ремонта и замены сработанных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и др.) и оборудования, независимо от их стоимости учитываются на субсчете 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию».

Таким образом, тонер для заправки картриджей, который фактически является расходным материалом, целесообразно отражать на субсчете 234, а картриджи как запасные части для ремонта принтеров и ксероксов следует учитывать на субсчете 238.

Имейте в виду, что расходы на приобретение расходных и других материалов к оргтехнике (в том числе картриджей, тонеров и т. п.) осуществляют по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». На это указывает п. 8 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333. Оплату же услуг по перезарядке картриджей и тонеров следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п. 15 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333).

Важно! Объем таких расходов следует планировать исходя из показателей предыдущего года (объема средств, израсходованных на замену и заправку картриджей) в пределах лимитов, установленных вышестоящей организацией и финансовыми органами.

Что же касается порядка документального оформления операций, связанных с ремонтом и техническим обслуживанием принтеров и ксероксов, то он напрямую зависит от способа выполнения таких работ: собственными силами учреждения или с привлечением сторонней организации. И если замену картриджей достаточно часто осуществляют учреждения собственными силами, то заправку картриджей тонером в большинстве случаев проводят специализированные организации. Это, в свою очередь, обусловлено отсутствием в бюджетных учреждениях соответствующих специалистов и необходимого оборудования. Ведь для обеспечения целостности картриджей, высокого качества печати и продолжительного срока эксплуатации их заправку нужно проводить в лабораторных условиях на специальном оборудовании.

В случае ремонта или технического обслуживания принтеров и ксероксов все же собственными силами учреждение самостоятельно приобретет все необходимые расходные материалы и запасные части. Основанием для их оприходования являются накладные и другие сопроводительные документы, выписанные поставщиком или продавцом. Прием этих материальных ценностей на ответственное хранение материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью в документе поставщика или в акте о приеме запасов. Поступление материалов на склад, а также их выдачу со склада оформляют накладной (требованием) типовой формы № З-3, утвержденной Инструкцией № 130.

Тонер, использованный для заправки картриджа, а также запасные части, комплектующие материалы, установленные на принтер или ксерокс вместо отработанных, списывают на основании акта списания. В акте указывают, какие именно запасные части (материалы) и для ремонта (технического обслуживания) каких конкретно принтеров были использованы.

Если принято решение об обращении в стороннюю организацию для ремонта оргтехники и заправки картриджей, следует помнить, что такие организации, как правило, отдают преимущество использованию собственных расходных материалов и запасных частей. Поэтому во избежание недоразумений между учреждением и подрядной организацией отношения между ними обязательно должны быть оформлены договором подряда.

Факт предоставления услуг по ремонту или техническому обслуживанию оргтехники специализированной организацией подтверждает акт выполненных работ. Данный документ должны подписать представители обеих сторон при приеме-передаче соответствующего объекта.

В то же время независимо от способа выполнения работ по замене картриджа после проведения такого ремонта нужно оформить Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизируемых объектов по типовой форме № ОЗ-2 (бюджет). Форма последнего утверждена приказом № 125/70. Кроме того, информацию об осуществлении ремонта объекта необоротных активов следует отразить в соответствующей Инвентарной карточке учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-6 (бюджет).

Напомним также, что при осуществлении ремонта необоротных активов в случаях, не связанных с дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, что привело к замене запасных частей, их стоимость не нужно относить на увеличение стоимости необоротных активов. Такие расходы списывают на расходы по соответствующим кодам экономической классификации расходов бюджета (п. 1.8 Положения № 611).

Порядок отражения операций, связанных с ремонтом и техническим обслуживанием оргтехники, на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на следующих условных примерах.

Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело запасные части для ремонта оргтехники за счет средств общего фонда: картридж для лазерного принтера стоимостью 540 грн. (в том числе НДС — 90 грн.). Работы по замене картриджа выполнены собственными силами учреждения. Запасные части, использованные для ремонта принтера, списаны с бухгалтерского учета на основании акта списания.

В учетных регистрах вышеуказанные операции следует отражать так:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Оприходован картридж для лазерного принтера

Списана сумма НДС на фактические расходы учреждения

801 (802)

Перечислены поставщику средства за полученный картридж

Списан согласно акту списания картридж, установленный на принтер вместо отработанного

801 (802)

Пример 2. Согласно договору подряда между бюджетным учреждением и подрядной организацией проведена заправка картриджей лазерных принтеров (в количестве 5 шт.) тонером. Стоимость расходных материалов (тонера) согласно условиям договора включена в общую стоимость услуг. Факт предоставления услуг подтвержден актом выполненных работ, в соответствии с которым стоимость заправки одного картриджа составляет 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.), общая стоимость предоставленных услуг — 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.). Услуги оплачены за счет средств общего фонда.

На счетах бухгалтерского учета указанные операции следует отражать так:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Согласно акту выполненных работ предоставлены услуги по заправке картриджей тонером

801 (802)

Перечислены средства подрядной организации за выполненные работы

Следует отметить также, что сегодня значительное распространение получила услуга по восстановлению (регенерации) картриджей. Эта услуга фактически дает картриджу вторую жизнь. Процесс восстановления картриджа предусматривает проведение полного цикла его очистки на промышленном оборудовании, замену всех изношенных деталей и заправку тонером. После этого качество печати такого картриджа не уступает качеству печати нового картриджа. Такие работы выполняют по большей части специализированные организации. Поэтому порядок отражения операций, связанных с восстановлением картриджей, в бухгалтерском учете аналогичен порядку отражения заправки картриджей сторонней организацией (см. пример 2).

Таким образом, все точки над «і» в деле по учету картриджей и тонеров расставлены. Уверены, что отныне учет ремонта и технического обслуживания оргтехники станет для вас более простым и понятным.

Нормативные документы

Перечень № 796 — Перечень платных услуг, которые могут предоставляться учебными заведениями, другими учреждениями и заведениями системы образования, относящимися к государственной и коммунальной форме собственности, утвержденный постановлением КМУ от 27.08.2010 г. № 796.

Рекомендации № 55 — Рекомендации по организации труда государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденные приказом Минтруда от 28.01.2005 г. № 55.

Положение № 947 — Положение по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений, утвержденное приказом Минфина от 14.11.2013 г. № 947.

Положение № 611 — Положение по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденное приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Порядок № 611 — Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Инструкция № 130 — Инструкция о составлении типовых форм учета и списании запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.

Приказ № 125/70 — совместный приказ Главного управления Госказначейства и Госкомстата «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов, и Инструкции по их составлению» от 02.12.97 г. № 125/70.

Списание картриджей в бюджетной организации

Организация работы офиса, ее оптимизация — важная составляющая часть работы любой компании. И в эффективности этой работы не последнюю роль играет качество печати документов и затратность ведения документооборота. А если речь идет о бюджетном учреждении, то за каждый потраченный рубль необходимо строго отчитаться. Поэтому даже покупка, учет и списание картриджа для принтера нуждаются в тщательном контроле.

Покупка и учет картриджей

Напомним, что приобретение расходных материалов для печатно-копировальной техники должно отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Однозначность операции диктуется Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, прописанными в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383.
Для бюджетного учета товарно-материальных ценностей в составе материальных запасов используется счет 105 06 000 «Прочие материальные запасы».
Схема отражения покупки картриджа в бюджетном учете выглядит следующим образом:
В учете списание картриджа проводится таким образом:

  1. Содержание операции — приобретены картриджи.
  2. Дебет — 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
  3. Кредит — 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

После того, как картридж учтен, его передают к установке. Манипуляция сопровождается списанием на основании акта о списании материальных запасов. Документ оформляется в соответствующей форме по ОКУД 0504230. Эту и другие формы первичных документов можно посмотреть в приложении к приказу Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н.

Учет заправки и восстановленных картриджей

Если в работе используются не оригинальные картриджи, а элементы с возможностью неоднократной заправки или восстановления, стоит учитывать некоторые важные нюансы.
Чем больше заправок пережил ваш картридж, тем хуже качество печати он демонстрирует. В среднем один элемент можно перезаправлять не больше пяти раз. После чего качество печати становится неприемлемым, а расход тонера превышает экономию от использования старого картриджа. После того, как картридж выработал свой ресурс, его можно попытаться восстановить, то есть поменять внутренние механизмы, сохранив оригинальный корпус. Такая операция проводится в специализированных фирмах и отражается по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете восстановление картриджей отражается следующим образом:

  1. Содержание операции — выдача картриджа.
  2. Дебет — 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
  3. Кредит — 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Списание активов

Для бюджетных организаций списание активов — более сложный и затратный по времени процесс, нежели в коммерческих компаниях. Здесь в обязательном порядке, согласно пункту 15 Инструкции № 148н нужно создать комиссию по выбытию нефинансовых активов. Данная комиссия должна определить пригоден ли картридж к дальнейшему использованию, перезаправке и восстановлению или же элемент нужно списать и утилизировать.

При невозможности создать комиссию. Обязанности по определению пригодности картриджей возлагаются на специалистов отдела, отслеживающего техническое состояние основных средств. При этом этот пункт об определении состояния материальных запасов должен быть прописан в должностных инструкциях работников ответственного отдела.

Стоит отметить, что никаких лимитов на списание картриджей действующими нормативными не установлено. Следовательно, организация вправе самостоятельно решать эти вопросы и прописывать потребности в локальных актах.

В качестве варианта списания не использованных активов в неповрежденной заводской упаковке, без следов эксплуатации может быть рассмотрена их продажа специализированным компаниям. Например, компании «Неотонер».