Учет представительских расходов

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Образец сметы представительских расходов

Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Особой статьей затрат являются специфические траты на организацию мероприятий по проведению презентаций, деловых встреч с партнерами и потенциальными клиентами, заседаний совета директоров, а также других необходимых для развития бизнеса официальных приемов. Разберемся, какие расходы можно классифицировать как представительские и как их оформить в учете компании.

Учет представительских расходов: проводки на примере

Оружейная компания ООО «Крона» провела презентацию для заинтересованных в выпускаемой продукции представителей сторонних фирм. В программу встречи включены мероприятия:

  • презентация в бизнес-холле;

  • посещение музея холодного оружия;

  • ужин в ресторане;

  • размещение гостей в отеле;

  • доставка их на вокзал.

Для оплаты ужина, проживания гостей и билетов в музей коммерческим директором получены наличные в сумме 40 000 руб., по другим пунктам средства перечислены в безналичном порядке.

Фактические расходы по проведению встречи составили:

  • аренда помещения — 29 500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.);

  • стоимость билетов в музей — 4500 руб.;

  • ужин в ресторане — 22 000 руб.;

  • проживание в отеле — 7500 руб.;

  • транспортные расходы —2650 руб.

Учитывающие представительские расходы бухгалтерские проводки будут такими:

Операция

Д/т

К/т

Сумма

Основание

Выдача наличных под отчет

40 000

РКО

Оплата аренды зала

29 500

Выписка банка, счет

Учтены расходы по аренде

25 000

Договор, акт

Входной НДС

Счет-фактура

Стоимость посещения музея

Авансовый отчет с приложением оправдательных документов

Стоимость ужина

22 000

Оплата расходов проживания

Списаны представительские расходы по проживанию партнеров в отеле

Договор, акт

Оплата услуг транспортной фирмы

Выписка банка, счет

Учтены расходы по доставке

Договор, акт

Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы (40000 – 22000 – 4500- 7500)

ПКО

Итак, затраты на проведение презентации составили 66 150 руб. (34 000 руб. наличными и 32 150 руб. безналичным перечислением).

При расчете налоговой базы по прибыли не учитываются затраты на посещение музея (4500 руб.), аренды зала (29 500 руб.) и расходов по проживанию в гостинице (7500 руб.).

Поскольку затраты на аренду не принимаются при расчете прибыли, то сумма НДС по ней также не включается в книгу покупок, ее списывают на прочие расходы:

Д/т 91.2 К/т 19 на сумму 4500 руб.

Понятие и состав представительских расходов

Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:

  • организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
  • предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
  • в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
  • организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.

Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.

Отражение представительских расходов в проводках

В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.

Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.

Представительские расходы во время командировки

Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.

Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.

В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:

Дт Кт Описание Сумма Документ
26 71 Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.) 6314 руб. Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
19 71 Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки 1136 руб. Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия

В октябре 2015 ООО «Фиалка» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Фиалка» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.

Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:

  • обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
  • билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.

Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Фиалка».

Бухгалтер ООО «Фиалка» сделал в учете такие проводки:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50 Катаевым С.Р. получены средства под отчет 74 000 руб. Расходный кассовый ордер
44 71 Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.) 46 500 руб. Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
50 71 Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 46 500 руб.) 27 500 руб. Приходный кассовый ордер
44 76 Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.) 10 700 руб. Счет-фактура
76 51 Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки 10 700 руб. Платежное поручение

Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

  • транспортное обеспечение гостей;
  • затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
  • услуги сторонних переводчиков;
  • буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

  • аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
  • буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
  • стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
  • ужин в ресторане —23 456 руб.;
  • стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
  • транспортные расходы —2 856 руб.

Проводки

Дт

Кт

Сумма

Расчет

Детализация

Документы

Примечание: суммы принимаемые к НУ

27 325

Оплата аренды

Выписка банка

23 156,78

27 325 – 4 168,22

Приняты расходы на аренду бизнес-холла

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

4 168,22

Принят к учету входной НДС

Счет-фактура

Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)

4 857

Оплата буфета

Выписка банка

4 116,10

4 857 – 740,9

Приняты расходы на буфетное обслуживание

Договор, акт выполненных работ

Принимается

740,90

Учтен входящий НДС

Счет-фактура

Принимается к вычету

50 000

Выданы ДС в подотчет

РКО

15 337

Учтена стоимость билетов в театр

Авансовый отчет

Не принимаются

23 456

Учтена сумма ужина в ресторане

Авансовый отчет

Принимаются

11 207

Возвращены неистраченные ДС в кассу

ПКО

8 500

Оплачены расходы на проживание в гостинице

Выписка банка

8 500

Приняты к учету затраты на гостиницу

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

2 856

Оплата услуг транспортной компании

Выписка банка

2 856

Приняты к учету транспортные затраты

Договор, акт выполненных работ

Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Однако в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.

Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.

О том, как документально подтвердить представительские расходы, подробно рассказано в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».

Образец сметы см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.

Образец такого положения ищите в публикации «Составляем положение о представительских расходах — образец».