Учет печатей и штампов в организации

Содержание

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально — производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → «Учет основных средств» (ПБУ 6/01)». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка Сумма Расшифровка
Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль. При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный налог. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • товарно-транспортной накладной;
  • акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → «».

В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 — 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 — 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 — 590 рублей

Проводки при отнесении объекта к МЗ:

  • Приняты к учёту:

Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 — 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Смена оттиска печати

Любая организация может столкнуться с проблемой, когда нужна смена оттиска печати. Причины могут быть различны: деформация старой, изменение юридического адреса, названия, организационно-правовой формы, логотипа, появление подделки, желание защитить от подделки и просто утрата.

После того, как решение о замене печати принято, необходимо составить протокол, где указываются причины замены и указываются присутствующие на собрании лица (для ОАО и ЗАО), а руководитель организации издает отдельный приказ.

Дальнейшие действия не отличаются от процедуры изготовления печати при открытии компании.

Документы, необходимые для оформления заказа

В компанию по изготовлению печатей обязательно должны быть представлены:

  • заявление в свободной форме с указанием причин замены оттиска;
  • копия свидетельства о регистрации или устава организации, заверенные нотариусом;
  • решение предприятия о смене печати.

Уничтожение старой печати

Правильная замена оттиска печати предусматривает процедуру уничтожения старой, которую проводит специально созданная комиссия и сопровождается оформлением акта, в котором указываются причины, способ, время, место и состав присутствующих лиц.

Прежнюю печать можно уничтожить силами организации, но лучше воспользоваться услугами специализированных мастерских, специализирующихся на оттисковых изделиях. Приказ и акт об этом факте лучше сохранять во избежание конфликтных и спорных ситуаций. Если старая печать утрачена, очень важно иметь соответствующий документ из ОВД.

А если старая печать была зарегистрирована, необходимо составить и отправить письмо о смене оттиска печати в регистрационный орган для уведомления.

Необходимые действия после изготовления новой печати

После изготовления печати руководитель организации издает приказ о том, что вводится в действие новый оттиск. Этот приказ должен быть зафиксирован в банке, который обслуживает предприятие. После этого создаются новые учетные карточки с оттиском новой печати и образцами подписей.

Законодательством не предусмотрено сообщения о замене печати в налоговую инспекцию и фонды, но лучше это сделать во избежание путаницы и недоразумений. Это можно сделать официальным письмом. Иные организации считают необходимым сообщить о смене оттиска печати на своем сайте в Интернете.

Замена печати организации

В процессе своей работы фирма, предприятие, акционерное общество или иная организация может столкнуться с проблемами смены печатей.

Причины, по которым может понадобиться замена печати организации

1. Изменения в юридических данных, которые указываются на печати, а именно:

  • смена основного адреса;
  • наименования;
  • прочих реквизитов.

Подобная ситуация может быть вызвана реструктуризацией, переездом в новый офис.

2. Банальная порча печати вследствие деформирования, изношенности, непригодности к дальнейшему использованию.

3. Утрата старой печати (штампа) ввиду тех или иных причин (например, пожар, авария, кража).

После того, как принимается окончательное решение, оформляется соответствующий протокол, в котором указываются все присутствующие на собрании, а также причины, по которым производится замена печати организации. Следующий шаг – издание приказа «О замене печати…» по всей организации. Примечание: приказ в обязательном порядке подписывается главным руководителем, юристом, заверяется в соответствующем порядке.

Грамотная подача заявки на выпуск новой печати

Следующий этап действий практически ничем не отличается от изготовления печати «с нуля». При оформлении заказа на новую штемпельную продукцию могут понадобиться следующие документы:

  • копия свидетельства (устава) регистрации;
  • решение, по которому производится замена печати организации;
  • заявление на заказ, поданное в свободной форме, раскрывающее причины смены печати на предприятии.

Примечание: предоставляемые копии должны быть заверены нотариусом, иметь юридическую силу.

Уничтожение старых печатей (штампов)

Правильная замена печати организации не обходится без того, чтобы официально уничтожить старую печать во избежание появления спорных вопросов. Утилизация старой штемпельной продукции, утратившей юридическую силу, заключается в ее физическом уничтожении. При этом важно заранее получить соответствующую справку из ОВД, удостоверяющую факт утери, а также уведомить орган регистрации печатей (если печать была зарегистрирована ранее).

После факта уничтожения печати в обязательном порядке составляется акт, который подписывается всеми присутствующими при этом лицами, хранится в архивах организации для решения возможных конфликтных ситуаций.

Новый закон требует смену печати организации

Почти каждая организация, будь она крупной или небольшой, хоть раз да сталкивается за время своей деятельности с такой ситуацией, когда встает вопрос о смене печати. Сейчас с этим столкнулись почти все организации. Дело в том,что с первого сентября этого года в силу вступил новый законопроект, суть которого состоит в замене ЗАО и прочих акционерных обществ на публичные и непубличные организации.

Замена печати здесь — это важный этап. Ведь после смены юридического статуса компания и организация потерпят некие изменения в своем наименовании. Поэтому и важно заменить старую печать, которая не будет нести ценности в качестве подтверждающего инструмента, на новую печать организации.

Что касается нового закона, то теперь не будет никаких ЗАО и ОАО. Сейчас все организации будут, как уже было сказано выше, либо публичными (акционерные общества, ценные бумаги которых находятся в открытом доступе), либо непубличными (акции и ценные бумаги «крутятся» в закрытом доступе). Но процесс замены юридической формы правления весьма сложный.

Замена печати

Чтобы получить новую печать, руководитель организации должен собрать совещание. В ходе него составляется особый протокол, в котором в обязательном порядке указывается список всех лиц, присутствующих на собрании.

Также в протоколе руководитель указывает и причину замены старой печати на новую.

В данном случае такой причиной служит поправка в четвертое положении Гражданского кодекса Российской Федерации в отношении смены формы деятельности обществ на публичные и непубличные.

После составления протокола руководитель создает приказ о замене печати на новую или об уничтожении старой. Заявление о смене печати должно быть заполнено правильно. В противном случае оно будет просто недействительно. Далее в фирму-изготовитель заказчик подает всю необходимую документацию, на основе которой и будет изготавливаться новая печать.

В обязательном порядке руководитель обязан предоставить изготовителю документ, подтверждающий регистрацию его организации, а также приказ о замене печати, нотариально заверенные копии Устава и Заявление. Последний документ должен наглядно прописывать причину того, почему так необходимо заменить печать именно этой организации.

Изготовление новой печати

В процессе изготовления печати производитель применяет эскизы, которые были утверждены вместе с заказчиком, а также различные макеты для будущей продукции. Так как речь идет о замене печати ввиду нового закона, то необходимо предъявить перечень документов, который говорит об организации как уже о публичном или непубличном Обществе. В любом случае заказчик сам утверждает эскиз, который будет использоваться для новой печати.

Также важно указывать на печати полное правильное название организации заказчика, регистрационный номер, а также место регистрации (например, г. Москва) организации. Это лишь обязательные требования, есть еще и дополнительные условия для изготовления печати.

Как правильно изменить печать при смене наименования компании — Статья

Порядок учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в Республики Казахстан регулируется разделом 15 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года (далее – Типовые правила).

Обобщая положения Типовых правил по учету, хранению и уничтожению печатей, можно сделать следующие выводы:

  • юридическим лицам, имеющим печати и штампы необходимо завести соответствующий Журнал учета печатей и штампов;
  • негосударственные юридические лица вправе разработать на основании Типовых правил внутреннюю Инструкцию о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей (штампов), в которой будут подробно описаны названные процедуры и полномочия участвующих лиц. Указанная внутренняя инструкция утверждается руководителем организации.

Кто имеет право производить уничтожение старой печати?

  1. На основании Типовых правил юридическое лицо вправе самостоятельно производить уничтожение печати своей компании.

    Так, пунктами 103, 105 Типовых правил регламентировано, что уничтожение печатей и штампов производится с составлением «Акт о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите» согласно Приложению №19 к Типовым правилам и проставлением соответствующих отметок в Журнале учета печатей и штампов.

    При реорганизации или ликвидации организации, филиала (представительства) «Акт о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите» утверждается руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии.

  2. Кроме того, уничтожение печати может быть произведено в штемпельно-граверных компаниях, которые специализируются на изготовлении печатей. Если товарищество обратится в такую компанию для уничтожения печати, то такая компания самостоятельно производит уничтожение печати и выдает соответствующий Акт об уничтожении печати.

Изготовление печати производится в специализированной штемпельно-граверной компании. О факте изготовления новой печати делается соответствующая отметка в Журнале учета печатей и штампов.

Совет юриста: для единообразного применения и использования печатей в организации рекомендуем разработать внутреннюю Инструкцию о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей и штампов (на основании Типовых правил), в которой будут подробно регламентированы процедуры по изготовлению, хранению, применению и уничтожению печатей (штампов), а также прописаны полномочия, обязанность и ответственность должностных лиц, использующих печать организации в своей работе.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

В рамках данной темы читайте статьи опубликованные на сайте:

Печать ООО: образец и требования к печати

Документы любой деятельности ООО имеют юридическую силу, поэтому их оформление обычно стандартизировано.

Большинство бумаг сопровождается подписью ответственного лица.

Подделать подпись возможно даже слабо подготовленному человеку, так чтобы при поверхностном сличении разницу было трудно обнаружить.

Дополнительным элементом, подтверждающим подлинность, является печать.

Если документ её содержит, то отстоять свою точку зрения при возникновении каких-либо споров будет гораздо проще. Совершение любых сделок, имеющих правовую силу, требует наличия оттиска печати.

В этом случае именно нотариус засвидетельствует все детали осуществляемой операции.

Требования к печати ООО

Согласно законодательству РФ, обязательное содержание печати ограничивается следующими элементами:

  • название ООО. Не рекомендуется использовать вычурные стили или помещать в круг диаметром 38-42 мм изображение торговой марки – название должно легко читаться;
  • указание организационно-правовой формы (в данном случае ООО – в виде аббревиатуры или полностью);
  • местонахождение компании (город, в котором зарегистрирован юридический адрес ООО).

Стандартная форма печати – круглая. Все остальные прямоугольные и треугольные разновидности являются штампами, применяющимися для других целей.

Единственным юридически значимым является регистрационный штамп.

Какие еще элементы может содержать печать?

Хотя это не определено законом, юристы рекомендуют указывать на печати идентификационный номер и основной государственный регистрационный номер.

Это облегчает идентификацию печати налоговым органом при работе с большим количеством предприятий.

Также увеличение количества элементов в оттиске повышает сложность изготовления ее поддельной копии.

Порядок изготовления и защита печати

Производством клише занимаются отдельные фирмы.

В их штате работают дизайнеры и технические специалисты. Чтобы заказать печать для ООО, необходимо:

  • выбрать фирму-производителя – среди массы предложений в сети руководствуйтесь отзывами пользователей;
  • согласовать внешний вид печати и её содержание. Будущий оттиск распечатывается в натуральном размере и прилагается к договору на изготовление;
  • определиться со степенью защиты клише – выбрать особые элементы, которые сложно воспроизвести в кустарных условиях;
  • не забыть проверить качество получившегося оттиска по окончании работ.

Большинство пользователей предпочитает аскетичное оформление печатей, не содержащее никаких художественных излишеств. В отличие от государственных организаций, в печати ООО нельзя использовать герб РФ или одного из городов.

Защита, широко используемая при изготовлении клише, бывают следующих разновидностей:

  • полутоновое изображение, выглядящее на оттиске как рисунок меньшей цветовой интенсивности. Достигается нанесением изображения в виде множества мелких точек. Если эти точки на оттиске можно различить невооруженным глазом, то такой элемент защиты носит название растрового поля;
  • преднамеренное незначительное искажение текста или отдельных букв, выглядящее случайным. Поскольку у злоумышленников не всегда бывает несколько оттисков печати организации, отличить случайное искажение от преднамеренного не представляется возможным;
  • микротекст и мелкая сетка, при изготовлении которых используется лазерная гравировка клише. Без соответствующего оборудования похожую копию сделать не получится.

Как оформить смену печати ООО?

Решив изменить оттиск, достаточно сделать следующее:

  • заказать новое клише у изготовителя;
  • уничтожить старую печать или подготовить акт о ее списании вследствие порчи, утери или других причин;
  • оформить приказ по предприятию о смене печати – это обезопасит от возможных недоразумений, связанных с работой с клиентами;
  • уведомить налоговый орган о смене печати, с указанием даты решения о смене и изображением нового оттиска. Это не обязательно, однако настоятельно рекомендуются тем, кто дорожит своим временем, деньгами и репутацией.

Стоимость и сроки изготовления печати

Большинство клише изготавливаются не дольше 2-х дней. Стандартная стоимость при двухдневном исполнении составляет 300-400 руб. Срочное изготовление (до нескольких часов) увеличивает стоимость примерно вдвое. Каждый элемент защиты печати обойдется в 100-150 руб.

Стоимость оснастки для печати нередко обходится гораздо дороже самого клише.

Профессиональная оснастка, обеспечивающая качественное нанесение оттиска на протяжении длительного времени, стоит порядка 700-900 руб. Стандартная автоматическая оснастка, массово применяющаяся для штампов, обойдется в 250-400 руб.

Обычная пластмассовая оснастка, включающая подушку со штемпельной краской в контейнере и рукоятку для удерживания печати, имеет цену 50-100 руб.

Какие еще оттиски имеют юридическую силу?

Другой разновидностью печатей является факсимиле – оттиск подписи ответственного лица, применяемый с той же целью, что и обычная подпись.

К различиям относятся некоторые ограничения в использовании факсимиле – его можно свободно проставлять на документах, не отвечающих за финансы.

К ним относятся наградные листы, приказы по предприятию (графики отпусков, режим работы, поддержание трудовой дисциплины и др.).

Использовать факсимильную печать при составлении договоров, актов приема-передачи материальных ценностей, документов финансовой отчетности возможно лишь по оформленному документально согласию сторон.

Несмотря на возможность применения факсимиле для финансовых бумаг, делать это следует с осторожностью, тщательно выбирая доверенных лиц для использования клише.

Еще одним видом оттисков, имеющим юридическую силу, является регистрационный штамп. Его использование ограничено, в основном, входящей корреспонденцией. В таком штампе проставляется номер письма и дата его получения, с одновременной записью в журнал регистрации. Суть юридической силы штампа заключается в исключении споров о дате поступления тех или иных документов.

Правильное использование печати – важный нюанс

Существует распространенное мнение, что печать должна обязательно находиться сверху подписи. Этим якобы показывается, что подпись действительно засвидетельствована.

В реальности для оттисков на документе существует специальное место, обозначенное аббревиатурой «М.П.» — место для печати. По правилам ведения финансовой отчетности допускается лишь незначительное перекрытие должности ответственного лица.

Если в документе подпись будет немного контактировать с печатью (в районе простых штрихов), то такой документ еще будет восприниматься компетентными органами.

Что нельзя делать при использовании печатей?

Проверка подлинности документа, осуществляемая органами судебной экспертизы, позволяет в большинстве случаев достоверно и однозначно идентифицировать оттиск на документе с печатью ООО.

Все остальные способы проверки, включая автоматические устройства, которым оснащаются некоторые банки, дают погрешность 3-5 % при сличении изображений печати на бумаге.

Некоторые фирмы предлагают изготовить копии печатей взамен утерянных или испорченных, гарантируя практически полное копирование клише, включая защиту.

Такие копии не будут идентифицироваться как ненастоящие при автоматическом и визуальном контроле.

Смысла в изготовлении такой копии фактически нет.

После изготовления копии клише существует шанс, что документ с его оттиском будет рассматриваться в суде и потребует установления оригинальности.

Если окажется, что оттиск не соответствует настоящей печати (а это можно проверить по сохранившимся ранним документам организации), то компанию ждут весьма неприятные последствия.

Печать нередко является таким же лицом организации, как и фирменный знак или торговая марка. Чем солиднее выглядит оттиск, снабженный элементами защиты, тем внушительнее будут смотреться заключенные договора, особенно для неискушенных людей. Единовременная плата за защищенное клише позволит существенно сэкономить на возможных судебных разбирательствах, от которых не застрахована ни одна компания.

Как поменять печать

В законодательстве России нет какой-либо информации об обязательной регистрации печати, которая является атрибутом любой компании и фирмы. Также нет никаких ссылок на действия в процессе смены данного атрибута.

Если в процессе деятельности компании возникла потребность в смене печати, то вам обязательно нужно будет посетить банк, в котором открыт расчетный счет.

Если проигнорировать это и не заверить новую печать, то могут возникнуть некоторые проблемы с банковской структурой.

Зачастую название компании и другая информация, которая отображена на печати, меняется крайне редко. Основной причиной смены печати является рост компании. Большой компании уже не к лицу обычная неприметная печать. Оригинальная и престижная печать может стать визиткой компании. На самом деле причины могут быть разными, но процесс смены печати проходит по одной схеме.

Если возникла потребность в смене печати, то первое что вы должны сделать – это обратиться в соответствующую организацию. Если причиной смены печати является изменение логотипа компании, то вам необходимо будет обратиться к профессионалам. Специалисты смогут помочь в создании и оформлении логотипа. Конечно, за такие услуги необходимо будет заплатить отдельно.

Изготовление новой печати может занять несколько дней. Максимальный срок одна неделя. Конечно, при необходимости создать печать можно и за час.

После истечения срока, который был оговорен на этапе подачи заказа, можно забрать печать в фирме. Многие фирмы, которые занимаются изготовлением печатей, предоставляют услугу по доставке штампов и печатей в офис компании-заказчика.

При получении печати производитель должен вам представить документ, о том, что вы обращались к нему.

Поход в банковскую структуру

Когда новая печать будет у вас на руках, можно отправляться в банке, где у вас есть расчетный счет. Если счет ни один и находятся они в разных банках, то необходимо обойти их все. Регистрация новой печати проводится в присутствии директора компании и главного бухгалтера.

Новая печать ставиться в специальной карточке и заверяется директором и бухгалтером фирмы. При этом необходимо иметь при себе паспорт. Такая процедура является платной. Тариф на регистрацию новой печати устанавливает банк.

Конечно, заверить ее можно и у нотариуса, но это обойдется вам несколько дороже.

Когда новая печать будет запущена в дело, старый экземпляр необходимо будет уничтожить, что позволит избежать многих проблем.

Требования к штампу «оплачено» на кассовых документах

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88;
  • Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105);
  • Информация Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012;
  • Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2012 г. № 07АП-2010/12 по делу № А27-14578/2011.
  • Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее. Унифицированная форма приходного кассового ордера утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 за номером КО-1, номер формы по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93) 0310001.

    Требования к оформлению и порядку заполнения приходного кассового ордера изложены в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

    Стоит учитывать, что согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступил в силу с 01.01.2013 г.) формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера. Таким образом, в рамках организации может быть утверждена любая форма любого первичного учетного документа. То есть унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 не является обязательной, на что указывает Министерство финансов РФ в информации № ПЗ-10/2012.

    Несмотря на то, что утвержденная унифицированная форма КО-1 необязательна, применение приходных кассовых ордеров обязательно при оформлении приема наличных денежных средств организацией или индивидуальным предпринимателем от контрагентов – субъектов предпринимательской деятельности, населения, сотрудников. Если прием наличных денег осуществляется с помощью контрольно-кассовой машины, то приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму денег, принятую с использованием контрольно-кассовой машины на основании контрольной ленты.

    Приходный кассовый ордер выписывается ответственным лицом. В организациях с достаточно большим штатом предполагается, что этим занимается сотрудник бухгалтерии. Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), при их отсутствии – руководителем организации. Лицо, которое вносит денежные средства, передает приходный кассовый ордер и вносимые денежные средства кассиру. Кассир обязан проверить наличие необходимых подписей на приходном кассовом ордере, а также соответствие вносимой денежной суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, организовав пересчет вносимых денег таким образом, чтобы лицо, вносящее средства, могло наблюдать за пересчетом, обозревая действия кассира.

    Если вышеуказанные действия не выявили каких-либо несоответствий, кассир обязан расписаться в предусмотренных формой (утвержденной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем) приходного кассового ордера и проставить оттиск штампа, который подтверждает проведение кассовой операции.

    Согласно п. 2.21. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Данное требование формально не относится непосредственно к приходным кассовым ордерам, а распространяется на приложенные к ордеру иные документы. Вместе с тем можно расценивать эти требования как рекомендуемые для штампа приходного кассового ордера. Таким образом, штамп может содержать слова «получено», «оплачено». Можно также использовать штамп с текущей датой, хотя это не обязательно, т.к. унифицированная форма КО-2 и так содержит специальные поля для указания даты. Кроме того, дата составления обязательно должна содержаться в любой форме первичного учетного документа, утвержденного субъектом предпринимательской деятельности, в т.ч. приходного кассового ордера. Данное требование установлено ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в качестве обязательного требования ко всем первичным учетным документам.

    Какой-либо штамп на приходном кассовом ордере необходим, т.к. его обязательность предусмотрена действующими нормами права. Отсутствие штампа на квитанции к приходному кассовому ордеру нарушает прежде всего права лица, вносящего деньги, т.к. квитанция является подтверждением факта внесения денег, неправильное оформление квитанции может повлечь негативные последствия для лица, внесшего деньги (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2012 г. № 07АП-2010/12 по делу № А27-14578/2011).

    Резюме

    Какие-либо обязательные требования к штампу на приходном кассовом ордере законодательно не установлены, предусмотрено лишь наличие оттиска штампа на приходном кассовом ордере, ничего более.

    Имеются положения, которые с небольшой натяжкой можно отнести к рекомендуемым для оттиска штампа на приходном кассовом ордере: это наличие слов «получено» или «оплачено». Иных, даже рекомендательных требований к форме и содержанию оттиска не предусмотрено. Не предусмотрено также наличие круглой печати на приходном кассовом ордере. Место для круглой печати в унифицированной форме КО-2 отсутствует. Однако нет запрета руководителю субъекта предпринимательской деятельности утвердить свою форму и установить в ней место в т.ч. для круглой печати.

    Так как оттиск штампа на приходном кассовом ордере является необходимым элементом приходного кассового ордера, отсутствие штампа на ордере в ряде случаев может привести к невозможности использовать квитанцию к приходному кассовому ордеру. Необходимо понимать, что проставление штампа на приходном кассовом ордере происходит в первую очередь в интересах лица, вносящего денежные средства. Например, контрагент с неправильно оформленным подтверждением внесения наличных денежных средств, скорее всего, не сможет получить вычет по НДС. Если возникнет спор, то суд может не принять в качестве доказательства внесения денежной суммы квитанцию к приходному кассовому ордеру без штампа организации.

    Другая сторона медали – это то, что штамп может послужить орудием защиты организации от фальсификации доказательств внесения денежных средств недобросовестными партнерами. В настоящее время можно изготовить штампы различных степеней защиты. Использование штампа, защищенного надлежащим образом и находящегося под должным контролем, позволит обезопасить организацию от появления квитанций, подтверждающих получение денежных средств, которые организацией на самом деле не получены. В заказанном штампе можно указать любые реквизиты, которые организация сочтет нужным указывать.

    Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!