Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

Центр бухгалтерского обслуживания “Российский рынок”:

Сущность бухгалтерского аутсорсинга (outsourcing)

Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:

— учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;

— введение в штат должности бухгалтера;

— передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

— ведение бухгалтерского учета лично.

Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing– передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета. Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.

Плюсы

Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:

— заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);

— отчисления с фонда этой заработной платы;

— повышение курсов квалификации бухгалтеров;

— техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;

— установка специализированного программного обеспечения и его обновление;

— приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;

— закупка канцелярских принадлежностей и др.

Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.

Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.

Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).

Минусы

С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:

— возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;

— для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;

— слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;

— нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.

Прописываем в договоре

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание. Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:

— составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;

— компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д. Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);

— сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;

— предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;

— дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;

— ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.

Объем работы

Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.

Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:

— постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:

· учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;

· положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;

· проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;

· договоры о материальной ответственности;

· другие необходимые документы;

— ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:

· проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;

· обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;

· начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;

· подготовка платежных поручений к оплате;

· оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;

· ведение аналитического и синтетического учета;

· оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;

· ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;

· ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;

· учет фиксированных активов;

· расчет заработной платы;

· составление регистров бухгалтерского и налогового учета;

· предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию Заказчика;

— ведение налогового учета, в т.ч.:

· заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;

· установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.

В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.

Стоимость услуг

Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета. Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год – указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика). Подробнее см., например, на сайте “Центра бухгалтерского обслуживания “Российский Рынок”” http://russia-market.ru/price.html.

На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.

Подводим итоги

В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике. При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации. В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

  • Аутсорсинговая компания.
  • Инсорсинговые услуги.
  • Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

  • вариант с полной централизацией;
  • форму частичной централизации;
  • контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
  • подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

  • приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
  • коллективного договора;
  • положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
  • правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

  • подготовку отчетов;
  • отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
  • проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
  • мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
  • контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
  • реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

  • отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
  • управленческие расходы сокращаются;
  • реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
  • единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
  • контролирующие действия унифицированы;
  • использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
  • не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
  • риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

  1. Выбор правовой формы новой структуры.
  2. Регистрация организации.
  3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
  4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
  5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
  6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

  1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
  2. Планово-аналитический или экономический отдел.
  3. Группа главных специалистов.
  4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
  5. Учетчики.
  6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

  • функции ЦБ;
  • права и обязанности сторон соглашения;
  • меры ответственности за конкретные виды нарушений;
  • указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
  • сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
  • правила документооборота;
  • особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.