Ценный подарок сотруднику

Публикации \ 28.07.2015

Довольно часто встречается ситуация, когда компания поощряет своего сотрудника ценным подарком. В соответствии с Трудовым кодексом работодатель вправе поощрить работника за добросовестное исполнение им трудовых обязанностей путем выплаты премии, объявления благодарности, награждения почетной грамотой или ценным подарком (ст. 191 ТК РФ). Также поводом может служить любой праздник, например, день рождения, 23 Февраля, 8 Марта и т.д. В статье мы рассмотрим каким образом следует отражать в учете понесенные на поощрение расходы и как правильно оформлять такого рода хозяйственные операции.

Обоснование расходов

Минфин России считает, что если поощрение работника ценным подарком связано с его профессиональными достижениями и предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то расходы уменьшают базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291, от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329).

При этом для целей обложения НДС, передача компанией подарков является премированием, а не безвозмездной реализацией товаров (работ, услуг). В первую очередь потому, что безвозмездная передача предполагает, что одаряемый не совершает никаких встречных действий в отношении работодателя (пост. ФАС УО от 19.01.2010 № Ф09-10766/09-С2, от 29.12.2009 № Ф09-9886/09-С2, от 26.12.2006 № Ф09-6447/06-С7, от 23.01.2006 № Ф09-6256/05-С2, ФАС МО от 16.05.2008 № КА-А40/11102-07). Соответственно, «входной» НДС по приобретенным подаркам к вычету не принимается, поскольку отсутствует объект обложения НДС.

Если же подарок вручается в честь юбилея или какого-либо другого праздника, не имеющего прямого отношения к деятельности компании, а поощрение не предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то стоимость подарка не уменьшает налог на прибыль (письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/386) и облагается НДС (п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 19.08.2013 № 13-11/083321@). База по НДС при этом определяется как рыночная стоимость подарка, то есть в сумме, равной стоимости его приобретения без «входного» НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ, письмо Минфина России от 22.01.2009 № 03-07-11/16). «Входной» НДС можно принять к вычету в полном объеме при наличии счета-фактуры с выделенной суммой налога и первичных учетных документов (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, письма Минфина России от 10.04.2006 № 03-04-11/64, от 31.03.2005 № 03-04-11/71).

Таким образом, обосновать возможность включения расходов на поощрения, связанные с профессиональными достижениями, в расчет базы по налогу на прибыль можно следующими доводами. Согласно Налоговому кодексу перечень расходов на оплату труда является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ). Следовательно, к таким расходам, помимо всех прямо поименованных выплат, можно отнести и затраты на ценные подарки. При этом данный вид поощрения обязательно должен быть предусмотрен трудовым и (или) коллективным договором.

При награждении должен быть составлен приказ (распоряжение) о поощрении работника (можно использовать унифицированную форму № Т-11 (№ Т-11а при поощрении нескольких сотрудников) (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В графе «Мотив поощрения» следует указать конкретное трудовое достижение (см. образец ниже).

Образец приказа о поощрении нескольких сотрудников

Отметим, что ранее Минфин России высказывался по рассматриваемому вопросу и в другом ключе (письмо Минфина России от 22.04.2010 № 03-03-06/2/79). Основная мысль письма состояла в том, что расходы, связанные с покупкой подарков для награждения работников за трудовые успехи (осуществляемые на основании трудового договора и локального нормативного акта (правил внутреннего трудового распорядка)), являются стимулирующими выплатами, которые могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль (п. 2 ст. 255 НК РФ).

Однако здесь возникает спорный момент. Подарок по своей сути не является выплатой. Поэтому считаем, что способ обоснования расходов как стимулирующей выплаты является рискованным и может привести к налоговым спорам.

НДФЛ и страховые взносы

Получение ценного подарка является доходом сотрудника в натуральной форме и облагается НДФЛ. При этом налог надо уплачивать только с суммы стоимости, превышающей 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Если же придерживаться позиции, что ценный подарок — это стимулирующая выплата (то есть считать его оплатой труда в натуральной форме), опять возникает спорный момент. По нашему мнению, в таком случае неудержание НДФЛ со всей суммы (в том числе и 4000 рублей) неправомерно.

В части страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС ситуация неоднозначна. По общему правилу объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые компаниями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Соответственно, и сумма дохода по ценному подарку полностью облагается страховыми взносами, в том числе и взносами на травматизм.

Что касается подарков, врученных в честь праздника, то согласно позиции ФАС Северо-Западного и Западно-Сибирского округов (пост. ФАС СЗО от 20.02.2014 № Ф07-184/14, ФАС ЗСО от 08.05.2013 № Ф04-1405/13), их стоимость не учитывается при расчете базы по страховым взносам. Судьи указали, что такая передача осуществляется на основании гражданско-правовых сделок, предметом которых является переход права собственности. Она непосредственно не связана с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, имеет разовый и необязательный характер. Стоимость подарков определяется вне зависимости от стажа сотрудника и результатов его работы.

Таким образом, при вручении подарка работнику в честь праздника компания должна оформить договор дарения в письменном виде. В этом случае при передаче подарка у нее не возникает объекта обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 № 2622-19, от 19.05.2010 № 1239-19, от 07.05.2010 № 10-4/325233-19).

Отметим, что согласно гражданскому законодательству (п. 2 ст. 574 ГК РФ), договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3000 рублей. Однако в Законе № 212-ФЗ нет указания на это ограничение, поэтому стоимость подарка в данном случае не имеет значения.

В качестве письменного договора дарения можно использовать документы, в которых отражена воля обеих сторон (см. образец ниже).

Образец договора дарения при вручении подарка работнику в честь праздника

Общество с ограниченной ответственностью «Актив» в лице генерального директора Матвеева Д.А., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Писарев С.Т, далее именуемый «Работник», с другой стороны (далее по тексту – Стороны) заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. В соответствии с настоящим договором Работодатель обязуется безвозмездно передать

Работнику микроволновую печь (далее по тексту – подарок).

1.2. Подарок считается переданным Работодателем в момент подписания Работником настоящего договора и фактической передачи подарка.

1.3. Стоимость подарка составляет 3500 рублей.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник вправе в любое время до передачи ему подарка по настоящему договору

отказаться от его получения. В этом случае настоящий договор считается расторгнутым. Отказ от получения подарка по настоящему договору должен быть совершен в письменной форме.

2.2. Работодатель вправе отказаться от исполнения настоящего договора в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством РФ.

3. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

3.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами по вопросам, не
нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.

3.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

4. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

4.1. Во всем, что не предусмотрено настоящим договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

4.2. По соглашению Сторон в настоящий договор могут быть внесены изменения или дополнения.

Любые изменения или дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны Сторонами.

4.3. Все уведомления и сообщения также должны направляться в письменной форме путем вручения Стороне (ее представителю) под расписку или по почте, если вручение невозможно.

4.4. Договор составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй – у Работника.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и заканчивает свое действие после выполнения Сторонами принятых на себя обязательств в соответствии с условиями договора.

5.2. Настоящий договор прекращается досрочно по соглашению Сторон.

Исходя из всего вышеизложенного, мы подготовили таблицу, которая кратко описывает, как необходимо учитывать подарки в части налога на прибыль, НДС, НДФЛ и страховых взносов.

Таблица. Как необходимо учитывать подарки в части налогов и страховых взносов

Также приведем пример учета расходов на ценные подарки для работников.

ПРИМЕР

В апреле 2015 г. компания на основании положения о премировании (возможность выплаты премий в соответствии с положением о премировании предусмотрена трудовыми договорами) преподнесла менеджеру Мироновой М.А. ценный подарок — мультиварку за успехи в работе, в частности, за заключение ряда крупных контрактов. Стоимость подарка 4720 руб. (включая НДС — 720 руб).

Кроме того, в апреле Миронова М.А. отмечает свой день рождения. В честь данного события компания подарила ей вазу стоимостью 1180 руб. (включая НДС — 180 руб.).

В апреле 2015 г. бухгалтер сделает следующие проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

— 4720 руб. — оприходована приобретенная у поставщика мультиварка. НДС включается в стоимость товара (п. 4 ст. 170 НК РФ);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 41

— 4720 руб. — вручен подарок за трудовые достижения;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

— 4720 руб. — стоимость подарка за трудовые достижения учтена в расходах;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

— 613,6 руб. — (4720 руб. * 13%) — удержан НДФЛ с подарка (при выплате зарплаты работнику);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 1425,44 руб. — (4720 руб. * 30,2%) — начислены страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, а также на «травматизм» (0,2%);

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

— 1000 руб. — (1180 руб. — 180 руб.) — оприходована приобретенная у поставщика ваза;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 180 руб. — учтен НДС с приобретения вазы;

ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» КРЕДИТ 19

— 180 руб. — НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы» КРЕДИТ 41

— 1000 руб. — вручен подарок работнику ко дню рождения;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы» КРЕДИТ 68 субсчет «НДС»

— 180 руб. — (1000 руб. * 18%) — начислен НДС со стоимости подарка ко дню рождения;

Так как расходы на подарок сотруднице в честь дня рождения не относятся к производственной деятельности компании и соответственно являются экономически необоснованными, в налоговом учете стоимость подарка не отражается, а в бухгалтерском учете списывается на прочие расходы. Вследствие этого, возникает постоянная разница между налоговым и бухгалтерским учетом.

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Налог на прибыль»

— 200 руб. — (1000 руб. * 20%) — отражена сумма ПНО по стоимости подарка ко дню рождения.

Ценные подарки бывшим сотрудникам

Некоторые компании поощряют ценными подарками не только действующих работников, но и своих ветеранов, сотрудников, которые вышли на пенсию.

Затраты на такие подарки не признаются уменьшающими базу по налогу на прибыль. Ведь облагаемыми расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Под этот критерий расходы на подарки бывшим сотрудникам не попадают.

Страховые взносы также начисляться не будут, так как между компанией и бывшим работником нет ни трудовых отношений, ни отношений по гражданско-правовому договору (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Вместе с тем, стоимость вручаемых ценных подарков облагается НДФЛ (ст. 210 НК РФ). Если стоимость превышает 4000 рублей могут возникнуть трудности. Так как подарок выдан в натуральной форме и в дальнейшем денежные выплаты не производятся, у компании не всегда есть возможность исполнить обязанности налогового агента и удержать НДФЛ. Поэтому в течение одного месяца необходимо письменно сообщить в инспекцию по месту учета фирмы в качестве налогоплательщика о стоимости подарка и невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). ФНС России рекомендует в таком случае представлять сведения по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@). Получатель подарка будет расплачиваться с бюджетом самостоятельно (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Составные части

Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.

В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:

  • Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
  • Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
  • Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
  • Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
  • Сколько единиц выдано и на какую сумму.
  • Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
  • Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.

Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.

I. Учет подарков сотрудникам

А) Подарки, не связанные с трудовой деятельностью (к юбилейным и праздничным датам)

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

С точки зрения НДФЛ

Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС) (Письма ФНС от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@, Минфина от 18.11.2016 N 03-04-06/67922, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному лицу в денежной и натуральной форме в течение календарного года. Со стоимости подарков, превышающей 4 000 рублей, необходимо исчислить НДФЛ.

Как исчислить НДФЛ со стоимости подарка (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

  • если подарены деньги, то потребуется удержать налог при выдаче подарка и перечислить в бюджет не позднее чем на следующий день;

  • если подарена вещь, то необходимо удержать НДФЛ в день ближайшей выплаты денег одаряемому и перечислить в бюджет не позднее, чем на следующий день. Если до конца года, в котором передан подарок, организация не будет ничего платить одаряемому, надо сообщить ИФНС о невозможности удержания налога.

С точки зрения страховых взносов

Страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного (п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2014 N 17-3/В-507):

  • работнику организации, если с ним заключен письменный договор дарения;

  • физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам), независимо от наличия письменного договора дарения.

В договоре дарения с сотрудником не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у налоговых органов будут все основания считать подарки поощрением за труд и начислить страховые взносы.

Страховые взносы начисляются в том случае, если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения (то есть если подарок является поощрением за труд).

Если подарок не связан с трудовой деятельностью, однако письменный договор дарения с сотрудником не был составлен, то существует риск претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае наиболее консервативной позицией будет начисление страховых взносов на стоимость подарка.

С точки зрения НДС

Даритель — плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС по ставке 18% (Письмо Минфина от 22.01.2009 N 03-07-11/16):

  • если подарок куплен, то на его покупную стоимость (без НДС);

  • если подарок — собственная продукция дарителя, то налог начисляется на его себестоимость.

Счет-фактура на подарок выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж, но одаряемому не передается. Если в одном квартале организация дарила подарки нескольким лицам, то на все подарки можно составить один счет-фактуру (Письмо Минфина от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

НДС со стоимости купленного подарка можно принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика.

При дарении товаров, не облагаемых НДС по ст. 149 НК РФ, счет-фактуру можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 07.11.2016 N 03-07-14/64908).

Не начисляется НДС на стоимость подарков:

  • Выданных сотрудникам в денежной форме;

  • Если компания-даритель применяет УСН.

С точки зрения налога на прибыль

Согласно официальной позиции Минфина России, как при ОСН, так и при УСН стоимость подарка, не связанного с выполнением трудовых функций, в налоговых расходах учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 17.11.2016 N 03-03-06/3/67725).

Б) Подарки как поощрение за труд

Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ).

В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути представляют собой производственные премии.

Ситуация аналогична подаркам к праздничным датам: стоимость подарков, переданных за год одному лицу, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС).

При вручении подарков сотрудникам в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также на страхование от несчастных случаев (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Стоимость подарка, переданного работнику в качестве поощрения за труд и учтенного для целей налогообложения прибыли, не облагается НДС. Такой позиции придерживаются судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2013 по делу N А40-112932/12-91-575, Постановления ФАС Центрального округа от 02.06.2009 N А62-5424/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2).

Если вознаграждения в виде подарков предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами, и они имеют стимулирующий характер, то затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль (статья 191 ТК РФ, и п. 2 статьи 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

При этом важно учитывать, что для целей налогообложения необходимо соблюдать требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому помимо самих видов стимулирующих выплат организации следует установить четкие условия (основания) назначения каждого конкретного вида поощрения. Кроме того, необходимо располагать документами, подтверждающими, что такие условия фактически выполнены премируемыми сотрудниками.

Если в организации разработано положение о премировании (иной локальный акт, регулирующий порядок назначения поощрений), то трудовой (коллективный) договор должен содержать ссылку на такое положение, чтобы учесть данные выплаты для целей налога на прибыль. На это обращают внимание контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, от 05.02.2008 N 03-03-06/1/81, УФНС России по г. Москве от 14.02.2007 N 20-12/013749б).

В) Применимый документооборот

Во избежание претензий со стороны налоговых органов необходимо правильно оформлять документы при вручении подарков сотрудникам.

Письменный договор дарения

Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

Договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Однако во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов (в части доначисления страховых взносов) рекомендуется заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка.

Если вручение подарков происходит массово, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

Приказ о выдаче подарков

О закупке и выдаче подарков сотрудникам должен распорядиться руководитель компании. Необходимо оформить соответствующий приказ. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (№ Т-11 или Т-11а). В этом случае необходимо будет составить отдельное распоряжение о закупке подарков.

Однако можно подписать единый приказ в произвольной форме как о выдаче, так и о закупке подарков. К приказу должен быть приложен список тех работников, которым будут выдавать подарки.

Ведомость выдачи подарков

Все выданные подарки сотрудникам и их стоимость необходимо зафиксировать в специальной ведомости, где должны быть отражены Ф.И.О. сотрудника, его подпись, дата выдачи подарка и наименование подарка. Ведомость может быть составлена в произвольной форме. В ведомости должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

II. Учет подарков партнерам, поставщикам, клиентам

Если подарок вручается конкретному физическому лицу, например, сотруднику клиента, и его стоимость превышает 4 000 рублей, то при его передаче организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

Получатель подарка не является сотрудником компании-дарителя, значит, удержать налог самостоятельно компания не может. В такой ситуации нужно в течение одного месяца с момента вручения подарка письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о выплаченном доходе и невозможности удержать с него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если подарок вручается не конкретному физическому лицу, а организации в целом, то НДФЛ не исчисляется. При этом следует помнить, что дарение подарков, стоимость которых превышает 3000 рублей, запрещено в отношениях между коммерческими организациями (ст. 575 ГК РФ).

Если физические лица, которым организация дарит подарки, не связаны с ней трудовыми отношениями, стоимость этих подарков не облагается страховыми взносами.

Для целей НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (ст. 146 НК РФ).

На основании данной нормы Минфин делает вывод, что передача предприятием своим клиентам подарков является объектом налогообложения по НДС (Письма от 04.06.2013 N 03-03-06/2/20320, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653). При этом вычеты по НДС при осуществлении указанных операций применяются в общеустановленном порядке.

В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Если предприятие выдает подарки определенному кругу лиц, затраты на приобретение данных подарков не включаются в расчет налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).

Б) Подарки с логотипом организации (как часть рекламы)

Сувениры – это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (ст. 3 Закона N 38-ФЗ от 13.03.2006, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и пр.

Ситуация аналогична подаркам на праздники: если стоимость сувенира больше 4 000 рублей, то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

Аналогично подаркам к праздникам – страховые взносы не начисляются при вручении подарков физическим лицам, не являющимся сотрудниками.

Ситуация аналогична подаркам к праздникам: если организация-даритель является плательщиком НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при любой другой передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (ст. 146 НК РФ).

Учет подарков зависит от того, каким образом происходит вручение данных сувениров.

  1. Если сувениры вручаются не в рамках официального приема

И при ОСН, и при УСН такая передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе.

В первичных документах на выбытие вручаемых подарков достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных нормируемых расходов.

  1. Если сувениры вручаются деловым партнерам в рамках официального приема

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров, Налоговый кодекс РФ не разъясняет.

По данному вопросу есть две точки зрения. Официальная позиция Минфина России (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136) заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Официальная позиция налоговых органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2) позволяет налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Аналогичное мнение нашло отражение в судебных решениях.

Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);

2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:

  • цель и результаты проведения представительского мероприятия;

  • дата и место проведения;

  • программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);

  • состав приглашенной делегации;

  • участники принимающей стороны;

  • величина расходов на представительские цели.

Таким образом, для учета расходов на сувениры в качестве представительских для целей налога на прибыль необходимо документально оформить их должным образом.