Составление графиков сменности

Как составить график работы

Для многих работников график работы – очень важный нюанс. Важен он и для работодателя. Как не ошибиться при его составлении – в нашем материале.

Приказ об утверждении графика сменности
Скачать в .doc

Скачать бланк в Word

По сменам работает множество сотрудников. Особенно этот режим актуален на предприятиях с круглосуточной работой или там, где продолжительность рабочего дня значительно длиннее нормальной продолжительности дневной работы одного сотрудника – предприятия транспорта, круглосуточной торговли, непрерывная поддержка клиентов, различные службы – спасение, медицинская помощь и так далее.

Подробнее о том, как составить график работы, читайте в статьях:

  • Как составить скользящий график работы
  • Ненормированный рабочий день. Как его ввести и отменить
  • Как установить сотруднику гибкий график рабочего времени

Для четкого выполнения функциональных обязанностей, для контроля дисциплины, для учета рабочего времени и для понимания работниками, когда у них рабочие часы – применяют такой документ, как график смен или график работы.

Согласно ст. 103 ТК РФ группы работников, выполняющих функциональные обязанности в течение установленной продолжительности рабочего времени, делает это на основании графиков.

Скачайте документы по теме:

Специальный порядок для утверждения и для ознакомления работников предусмотрен только для графика сменности (ст. 103 ТК РФ). На другие режимы, например, предоставление выходных по скользящему графику, данные требования не распространяются.

Форма графика работы

Скажем сразу – какой-либо утвержденной формы, унифицированной, найти не удастся. Она не утверждена на уровне законодательства. Поэтому, в какой форме, с использованием каких таблиц составить такой график – полностью решает работодатель самостоятельно.

Удобнее составлять его с помощью программы Excel. Данная программа и возможности форматирования графика позволят контролировать процесс. Вести учет рабочего времени сотрудников по каждому месяцу становится удобнее. В течение нескольких минут кадровик имеет возможность сформировать отчет по любому заданному месяцу и году.

Функциональные возможности графика работы в excel позволяют не подсчитывать, с какого дня недели начнется месяц. Все, что нужно – это задать нужный год и месяц. Выходные дни (субботы и воскресенья) выделены цветом. Это позволяет без труда ориентироваться в днях недели. Такой формат учета выхода на работу удобен и практичен. Не требует особых затрат на специализированное программное обеспечение и существенно облегчает труд специалиста, которому поручено работать с графиками.

Более подробно о графике в excel, а также образцы и примеры .

Справка

Кто составляет график работы

Законом не определено, что составить график работы сотрудников должен определенный работник. Этот функционал может быть возложен на сотрудника кадровой службы, либо на руководителя подразделения (отдела, управления, департамента и так далее). Данный сотрудник сводит воедино всю информацию по продолжительности смен и порядку выхода на работу сотрудников, готовя таким образом проект.

Однако утверждается график только руководителем организации.

Когда утверждать график работы

Необходимость в составлении графиков возникает при суммированном учете рабочего времени. Учитывать таким образом можно разные периоды. Поэтому и графики составляются на период, соответствующий учету.

Если учитывается работа за год, то и необходимо составить сразу график смен на год. При учете работы за месяц – составляются графики смен на месяц.

Если в компании введен сменный режим работы, то согласно ч. 4 ст. 103 ТК РФ графики должны быть доведены до сотрудников не позднее чем за один месяц до начала учетного периода. Для графиков работы (не при сменном режиме) такое требование не установлено.

Обратите внимание — ознакомить работников необходимо с уже утвержденным графиком, а не его проектом. То есть подписи работников в подтверждение ознакомления ставятся после того, как свою подпись поставил руководитель (утвердил график).

Например, график сменной работы на сентябрь 2017 года нужно было утвердить с таким расчетом, чтобы успеть ознакомить с ним работников до 31 июля 2017 года включительно, а график работы на IV квартал 2017 года – до 31 августа 2017 года.

Есть некоторые отличия между графиком работы и графиком смен. Хотя зачастую эти понятия употребляют как идентичные. В графике работы, как минимум, должны присутствовать графы с Ф.И.О. работника (иногда и его должностью) и таблица дней в учетном периоде с отметками о рабочих днях и выходных.

График смен может быть более сложен, так как может отражать время начала и окончания работы, число смен за сутки, чередование рабочих и выходных дней. Устанавливая продолжительность работы в смену, необходимо помнить про ограничения – согласно ст. 94 ТК РФ ежедневная работа ограничена для некоторых категорий – работники вредных и опасных производств, несовершеннолетние, инвалиды.

Обратите внимание! Запрещается работать в течение двух смен подряд (этот запрет установлен ст. 103 ТК РФ).

Наиболее распространенными являются графики «сутки работы через три дня отдыха», «два рабочих дня через два выходных» (здесь надо составить график работы 2/2).

Разумеется, желательно учитывать пожелания работников, их согласованность между собой. Однако требований таких законодательство не содержит.

Таким образом, ответ на вопрос «как правильно составить график работы» будет звучать так: учитывая в первую очередь требования нормативных актов, затем требования по процедуре согласования и утверждения, затем пожелания работников.

Справка

Как ознакомить сотрудников с графиком работы

Требований к процедуре ознакомления работников с графиком работы законодательство не содержит. Действуем по аналогии с графиком сменности. Традиционно подтверждением ознакомления является личная подпись сотрудника. Таким образом, важно, чтобы эта подпись была у работодателя в подтверждение выполнения требования закона. Будут ли это подписи непосредственно на самом графике в специально отведенной для этого графе, либо это будет отдельный лист ознакомления, либо иной способ, удобный работодателю – не имеет значения. Здесь важна фиксация факта ознакомления и удобство работодателя. Возможно также обеспечить сотрудников копиями графиков.

Переход на сменный график

С трудностями могут столкнуться те компании, которые решили ввести у себя сменный режим работы. Для этого придется предпринять ряд обязательных шагов:

  • издать приказ о введении сменного режима работы;
  • внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомить каждого сотрудника об изменении существенных условий работы не менее чем за два месяца;
  • оформить с согласившимися сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • разобраться с несогласными (перевести их на другие вакансии или уволить);
  • составить графики сменности и ознакомить с ними работников в установленные сроки.

Подробнее про переход на сменный режим и график смены (образец) читайте .

Про скользящий график можно прочитать .

Справка

Как внести изменения в график

Работодатель не вправе менять график сменности по собственной инициативе, поскольку он определяет режим работы каждого работника. Следовательно, изменения в график можно внести исключительно с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). В случае изменения графика сменности в одностороннем порядке, необходимо придерживаться процедуры, регламентированной ст. 74 Трудового кодекса РФ (с обязательным уведомлением сотрудника не менее чем за два месяца о предстоящем изменении организационных или технологических условий труда).

Образцы приказов об утверждении графика, примеры листов согласования и ознакомления – в нашем материале.

Примеры графиков сменности, а также вопросы про праздничные дни при сменной работе – .

В связи с тем, что по условиям работы в учреждении здравоохранения не всегда может быть соблюдена нормальная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, применяется суммированный учет рабочего времени. Как правило, суммированный учет применяется при сменной работе (ст. 103 ТК РФ) или гибком графике (ст. 102 ТК РФ).

В соответствии с ч. 2 ст. 104 ТК РФ нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Суммированный учет рабочего времени вводится для того, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др., но не более одного года) не превышала нормального количества рабочих часов.

Статьей 350 ТК РФ для всех медицинских работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 39 часов в неделю. В зависимости от должности и (или) специальности работника продолжительность рабочего времени определяется Правительством РФ. Так, Постановлением N 101 для отдельных категорий медицинских работников установлена меньшая продолжительность рабочего времени — 36, 33, 30 или 24 часа в неделю.

Норма рабочего времени на месяц, квартал, год рассчитывается в соответствии с Порядком N 588н . Согласно п. 1 этого порядка при продолжительности рабочей недели менее 40 часов продолжительность смены определяется путем деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней. В частности, продолжительность смены медработника при 36-часовой рабочей неделе будет составлять 7,2 часа.

Работодатель обязан организовать работу таким образом, чтобы сотрудник, которому установлен суммированный учет рабочего времени, полностью отработал норму рабочего времени за установленный период в соответствии со ст. 104 ТК РФ, п. 1 Порядка N 588н. Для этого составляется график, в котором определяются:

— время начала и окончания работы;

— продолжительность рабочего дня;

— количество рабочих и выходных дней в учетном периоде;

— время междусменного отдыха (при сменном режиме работы).

При этом не допускается разработка графика с недоработкой или переработкой в отношении нормы рабочего времени за учетный период.

Пример 1

График составляется за квартал. При 36-часовой рабочей неделе норма часов во II квартале 2014 года составляет 429 часов.

Продолжительность работы за конкретный месяц может не совпадать с нормальным количеством часов за указанный период. Однако график составляется таким образом, чтобы по итогам отчетного периода сотрудник отработал установленную норму. Необходимо также вести сравнительную таблицу графика работы и фактических рабочих часов для выявления недоработки (переработки) в конце квартала.

Период

Норма рабочего времени

по производственному календарю, ч

Норма часов по утвержденному графику, ч

Фактически отработано сотрудником, ч

Апрель

157,4

Май

135,8

Июнь

135,8

II квартал

Из приведенной таблицы видно, что сотрудник отработал установленную норму рабочего времени за квартал, при этом в отдельных месяцах количество рабочего времени может быть меньше или больше нормы. Отклонение в ту или иную сторону в пределах одного рабочего дня, смены, недели, месяца в течение квартала не является нарушением.

Вместе с тем количество часов работы, предусмотренное графиком сменности конкретного сотрудника, является для него нормой. Если сотрудник (например, получающий месячный оклад) отработал в месяце все часы, предусмотренные графиком, он имеет право получить полный месячный оклад.

При суммированном учете рабочего времени в зависимости от того, что учреждение сочтет наиболее целесообразным, применяется повременная система оплаты труда — часовые тарифные ставки или должностные оклады.

Пример 2

Должностной оклад сотрудника составляет 15 000 руб. Норма часов работы при 36-часовой рабочей неделе за месяц по графику — 140 часов — отработана им полностью.

В учетном периоде при суммированном учете рабочего времени количество рабочих часов по графику должно соответствовать норме.

Следовательно, если сотрудник отработал установленную для него по графику норму часов, он должен получить полный месячный оклад, то есть 15 000 руб.

При определении нормы рабочего времени не учитываются те периоды, когда сотрудник фактически не работал. В частности, к таким периодам относятся все виды отпусков, периоды временной нетрудоспособности, беременности и родов, дни выполнения государственных или общественных обязанностей, выходные дни, предоставляемые для ухода за ребенком-инвалидом, и т.д.

В случаях, когда сотрудник отсутствовал на работе, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось рабочее место (при временной нетрудоспособности и т.д.), он не должен отрабатывать часы своего отсутствия на работе. То есть норма рабочего времени в этих случаях уменьшается на количество часов отсутствия на работе. Соответственно, и заработная плата будет выплачена пропорционально фактически отработанному им времени.

Пример 3

Должностной оклад сотрудника — 15 000 руб. По причине болезни он отработал за месяц 120 часов при норме часов работы по графику, равной 140 часам.

Если в конкретном месяце сотрудник отработал часы, установленные графиком, не полностью, заработная плата рассчитывается пропорционально отработанному им времени. Норма рабочего времени в таком случае уменьшается на количество часов отсутствия сотрудника на работе, приходящихся на его рабочее время по графику.

Выплате работнику подлежит сумма, равная 12 587,14 руб. (15 000 руб. / 140 ч х 120 ч).

При суммированном учете рабочего времени, если в одном или нескольких месяцах в течение учетного периода зафиксирована переработка, но по итогам учетного периода количество часов в целом не превысило норму, установленную согласно производственному календарю, заработная плата рассчитывается без учета часов, отработанных сверх нормы в отдельные месяцы, поскольку такая переработка компенсируется недоработкой в другие дни (недели, месяцы).

На основании ч. 1 ст. 99 ТК РФ при суммированном учете рабочего времени сверхурочная работа — это работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Напомним, что продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 N 22-2-3363), в нашем случае — по итогам квартала.

По правилам оплаты сверхурочной работы, установленным ст. 152 ТК РФ, первые два часа оплачиваются в полуторном размере, последующие два часа — в двойном размере.

Пример 4

Должностной оклад сотрудника равен 15 000 руб. Норма рабочего времени за II квартал составляет 429 часов, однако сотрудник отработал за указанный период 440 часов.

Количество часов сверхурочной работы — 11 (440 — 429).

Рассчитаем часовую ставку за учетный период (квартал). Она будет равна 104,90 руб. (15 000 руб. х 3 мес. / 429 ч).

Доплата за сверхурочные часы составит 2 202,90 руб. (104,90 руб. х 2 ч х 1,5 + 104,90 руб. х 9 ч х 2).

Общая сумма заработной платы за месяц с оплатой сверхурочной работы будет равна 17 202,90 руб. (15 000 + 2 202,90).

Рабочее время сотрудников может приходиться на праздничные дни. В общем случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в размере не менее двойной часовой тарифной ставки (абз. 3 ч. 1 ст. 153 ТК РФ).

При суммированном учете рабочего времени отработка нормированного количества рабочих часов обеспечивается не за неделю, а за более длительный период (в данном случае — за квартал), при этом работа в праздничные дни включается в месячную норму рабочего времени (п. 1 Разъяснения N 13/п-21 ). Оплата работы в праздничные дни при выполнении работы в пределах месячной нормы рабочего времени производится в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (абз. 4 ч. 1 ст. 153 ТК РФ).

Пример 5

Должностной оклад сотрудника составляет 15 000 руб. Он отработал установленную графиком норму рабочего времени — 140 часов, из них 10 часов — в праздничный день (12 июня).

Норма рабочего времени за месяц составляет 140 часов. Следовательно, стоимость одного часа будет равна 107,14 руб. (15 000 руб. / 140 ч).

Доплата за работу в праздничный день в пределах месячной нормы рабочего времени производится в размере одинарной часовой ставки и составляет 1 071,40 руб. (107,15 руб. х 10 ч).

Общая сумма заработной платы за июнь с учетом оплаты праздничного нерабочего дня будет равна 16 071,40 руб. (15 000 + 1 071,40).

Исходя из вышеприведенного, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель обязан организовать рабочий процесс таким образом, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за установленный учетный период. При этом в каждом из месяцев учетного периода длительность рабочего времени может меняться, таким образом, увеличение времени работы в какой-либо месяц компенсируется уменьшением рабочего времени в другие месяцы учетного периода.

Для каждого конкретного работника нормой считается не среднемесячное количество часов по производственному календарю, а количество часов за месяц согласно утвержденному для него графику работы. Таким образом, если в соответствии с утвержденным графиком сотрудник отработал все установленные для него часы, ему должен быть начислен полный оклад.

Особенности Часто случается, что человек не может выйти в свою смену по причине болезни (официальный больничный). Если график утверждён и подписан, то смены вы не должны менять местами. Пропустивший своё время выходит после закрытия больничного листа именно тогда, когда по графику его следующая смена. И отрабатывать пропущенное он не должен. Когда вы считаете ночные дежурства, всегда учитывайте, что в норму времени перерывы не входят! Соответственно они не будут оплачиваться как ночные. В случае, когда на фирме занят работник, подписывавший срочный договор, будьте внимательны при составлении графика. Если случается так, что срок действия договора истекает посреди смены, а он будет продолжать работать дальше в этой смене, то договор с ним становится автоматически постоянным! (Причина — вы дали разрешение на рабочую деятельность уже после окончания действия срочного договора).

Как составить график работы сотрудников?

Кто и как составляет документ График сменности составляется локально работником кадровой службы организации. Срок его введения в действие указывается в приказе за подписью руководителя.

Все остальные регламенты, режим рабочего времени подробно освещаются в Правилах внутреннего распорядка организации. Локальный нормативный акт, в котором должен быть описан данный график, согласуется с профсоюзной организацией согласно статье 372. Ведь профсоюз отражает мнение активной части специалистов. Проект рассматривается в течение пяти рабочих дней. За это время «активисты» обязаны направить мотивированное письменное несогласие или одобрение. Несогласие приводит к тому, что требуются консультационные встречи. Цель совещаний – прийти к взаимовыгодному решению. Доведение до сведения работников Чтобы официально довести информацию до сотрудников, необходимо понять, на каких условиях заключены их договора.

В графике сменности по желанию работодателя устанавливается двухсменный режим, «четырехбригадный» режим и «график 72»:

  • При двухсменном порядке труда работа ведется в две смены: ночная и дневная по 12 часов.
  • «Четыре бригады» — оптимальная схема для работников. Их делят на 4 коллектива. Каждый из них работает по схеме: первая смена в ночное время (4 дня)-два выходных-вторая смена в дневное время (4 дня)-один выходной-третья смена в вечернее время суток (4 дня)-один выходной.
  • При «графике 72» один цикл составляет 12 суток.

    На практике это выглядит как работа два дня в дневную смену-два выходных-два дня в вечернюю смену-один выходной-два дня в ночную смену-три выходных.

Правила заполнения общего журнала работ вы можете найти в этой статье. Если вас интересует, зачем нужна требование-накладная по форме М-11, ознакомьтесь с этим материалом.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Так, сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.

В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.