Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

Задание 1. Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами.

Целью ревизии с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей.

Задачи данного вида ревизии — установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

— приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

— оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

— представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап ревизии достаточно трудоемок.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

— соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

— соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

— соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;

— соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

— соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

— соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

— соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

— имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

— выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

— оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

— организован ли аналитический учет командировочных расходов;

— производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

По результатам опроса у ревизора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать ревизору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Ревизору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ),:

— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы №Т-9, №Т-9а);

— командировочное удостоверение (форма №Т-10);

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

— авансовый отчет (форма №АО-1).

Ревизору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Ревизору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы по проезду к месту командировки и обратно;

— суточные;

— другие расходы (оплату услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Ревизору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

Ревизору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается страховыми взносами на основании. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ).

Ревизор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Ревизору необходимо помнить, что затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого ревизору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

— стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

— оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

— плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

— сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

Ревизору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Проверка расчетов с подотчетными лицами (Гусев А.)

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности организаций, ошибок и недостоверной информации в отчетности и привлечения к ответственности виновных лиц. В ходе проверки устанавливаются полнота, достоверность и точность отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.
Вопросы, подлежащие проверке
В ходе проверок учета государственными (муниципальными) учреждениями расчетов с подотчетными лицами контрольные органы рассматривают следующие вопросы:
— законность расходования средств, выделенных на служебные командировки;
— соблюдение порядка документального оформления расчетов с подотчетными лицами;
— использование средств на хозяйственные расходы;
— осуществление учреждением контроля за выдачей авансов под отчет.
Чтобы проверить эти аспекты, проверяющие изучают такие документы, как:
— журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
— авансовые отчеты (ф. 0504049);
— оправдательные документы к авансовым отчетам;
— документы о направлении работников в служебные командировки;
— кассовая книга (ф. 0504514);
— приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
— расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
— ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
— главная книга (ф. 0504072);
— журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
— журнал по прочим операциям (ф. 0504071);
— баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130));
— отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721).
Проведение проверки
Сам процесс проверки кассовых операций включает в себя набор следующих процедур.
Проверка наличия оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Согласно п. 4.4 Положения Банка России N 373-П <1> денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н <2>). Письменное заявление на выдачу денежных средств в подотчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные, а также его подпись и дату (п. 4.4 Положения Банка России N 373-П). Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.
———————————
<1> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Проверка отсутствия фактов выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы. Согласно п. 4.4 Положения Банка России N 373-П и п. 214 Инструкции N 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.
Кроме того, при проверке данного вопроса ревизоры обращают внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.
Правильность оформления авансовых отчетов и своевременность представления их в бухгалтерию. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю учреждения авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049.
Наличие фактов возмещения произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 N 129-ФЗ и п. 7 Инструкции N 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами.
Соблюдение порядка оформления служебных командировок. При проверке данного вопроса ревизоры обращают внимание на наличие и надлежащее оформление следующих документов:
— служебного задания и отчета о его исполнении;
— приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
— командировочных удостоверений (за исключением случаев направления работников за пределы территории РФ);
— журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
— приказа (распоряжения) руководителя учреждения о назначении работника организации, ответственного за ведение вышеуказанных журналов, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Проверка правильности возмещения командировочных расходов. В силу ст. 168 ТК РФ размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих». Лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, но работающим в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на служебные командировки возмещаются в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
В свою очередь, на бюджетные и автономные учреждения, получающие средства из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) или на иные цели согласно ст. 78.1 БК РФ, не могут распространяться положения, установленные законодательством РФ для организаций, финансируемых за счет средств бюджета, поскольку бюджетные и автономные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а субсидии, им поступившие, не являются средствами бюджета. Следовательно, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, автономные и бюджетные учреждения устанавливают самостоятельно.
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Служебные поездки таких работников не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель обязан возмещать:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.
Напомним, что в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность по возмещению только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:
— предоставления работнику служебного автотранспорта;
— предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
— компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
— аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.
В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для лиц, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Использование средств на хозяйственные расходы. По данному вопросу ревизоры проверяют полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.
Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. В ходе проверки контролеры устанавливают взаимосвязь между регистрами бюджетного учета и проверяемыми первичными документами. С этой целью проверяются:
— соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы учреждения, сведениям журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журнала операций по счету «Касса» (ф. 0504071) за каждый месяц;
— соответствие сальдо по счету 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» данным главной книги за каждый месяц;
— соответствие сведений, отраженных в журналах операций, данным отчетов — баланса государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланса главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130)) и отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721) за отчетный период;
— сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов аналитического учета счета 100 00 000 «Нефинансовые активы», с записями в главной книге по дебету соответствующих счетов;
— соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах;
— соответствие аналитических данных журнала операций расчетов с подотчетными лицами (в разрезе подотчетных лиц) представленным авансовым отчетам за конкретный период;
— месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по журналу операций по счету «Касса» с соответствующим итогом по данным журнала операций расчетов с подотчетными лицами.
Кроме того, проверяющие обращают внимание на:
— правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки данного вопроса ревизоры анализируют причины образования дебиторской, кредиторской задолженности по подотчетным суммам и меры, принятые к погашению задолженности;
— правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;
— соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам. Напомним, что списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (0 401 10 273 — для казенных учреждений) с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
— соблюдение порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений (п. 10 Инструкции N 157н);
— инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение);
— ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;
— правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и применения бюджетной классификации;
— соблюдение порядка удержания из заработной платы. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из заработной платы. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю.
Осуществление учреждением контроля за выдачей авансов под отчет. В соответствии со ст. 19 Закона о бухгалтерском учете N 402-ФЗ государственные (муниципальные) учреждения обязаны организовывать и проводить контрольные мероприятия в рамках внутреннего контроля. Внутреннему контролю подвергаются все сферы деятельности учреждения. С целью выполнения указанных требований в учреждении должно быть разработано положение о внутреннем контроле.
К признакам отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами можно отнести:
— отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
— несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
— задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
— отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
— отсутствие визы руководителя организации или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты.
Типичные ошибки и нарушения, выявляемые в ходе проверок
К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами в ходе осуществления проверок расчетов с подотчетными лицами, можно отнести следующие:
— выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
— несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
— систематическая выдача сумм под отчет без оснований и необходимости с последующим возвратом их в кассу;
— неудержание денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
— списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;
— отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
— отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
— неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
— несоблюдение установленных норм командировочных расходов, возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
— отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
— отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
— несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
— возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами;
— оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
— отсутствие краткого отчета о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (на одном и том же бланке составляются два документа — служебное задание и отчет о выполненной работе);
— некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
— неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
— несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, главной книге или других регистрах.

Немного теории: формы бухгалтерского учета

Журналы — один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета — это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

  1. Простая форма учета, применяется СМП.
  2. Журнально-ордерная форма учета.
  3. Мемориально-ордерная система учета.

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее — приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

  • книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
  • ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
  • книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту — протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

  • полная форма учета,
  • сокращенная форма учета.

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН (2015–2016)».

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных — формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Подробнее о правилах работы с регистрами бухучета можно узнать из статьи Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы).

Журнально-ордерная форма учета — это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

  • относится ли предприятие:
    • к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
    • не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
  • какая система бухучета применяется:
    • упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета — письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
    • полная (журнал № 7);
  • к какой сфере деятельности относится (например, для аптечных предприятий используется журнал № 6 — приказ Минздрава СССР от 31.03.1987 № 468).

Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее — письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее — приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее — приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

Журнал № 3 для СМП

В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

  1. Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
  2. Авансовый отчет.
  3. Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
  4. Приходный ордер — в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
  5. Расходный ордер — в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.

В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

Подробнее о правилах работы с подотчетными суммами в 2016 году можно прочитать здесь: «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2016 году».

Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.

Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета — здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, — 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — приказ № 65н) — основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

Зачем вести журнал № 3

Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.