Ревизия кассовых операций

Инвентаризация наличных

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлена обязанность отечественных организаций периодически проводить инвентаризацию своих активов. Указанная необходимость возникает при наступлении событий, предусмотренных законодательными актами России. Количество добровольных проверок нормативно не ограничено. Сверке подлежат активы, обязательства, отдельные структурные подразделения предприятия. Не является исключением и ревизия кассы, порядок проведения которой урегулирован на уровне законодательства России.

Министерство финансов Российской Федерации своим Приказом № 49 от 13.06.1995 разработало Методические указания по инвентаризации. Данный нормативный акт является обязательным к применению при осуществлении проверок активов и наличных денег.

Пункт 3.39 названных Указаний предусматривает порядок проведения и документальное оформление ревизия кассы и ее содержимого.

Обязательным условием для старта проверки наличности является издание руководством предприятия письменного указания о начале инвентаризации. В нем же допустимо перечислить членов соответствующей комиссии, действующей на постоянной основе.

В этом же пункте Минфин России указал, что ревизия кассы должна проводиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Банком России 22.09.1993. В последующем данный нормативный акт утратил силу в связи с утверждением ЦБ РФ нового Положения № 373-П от 24.11.2011, также не применяющегося в настоящее время. Данный вывод следует из анализа Указания от 11.03.2014 N 3210-У.

В 2016 году ревизия кассы может проводиться согласно предписаниям Минфина РФ, поименованным выше.

Оформление итогов ревизии

Как следует из буквального толкования п. 3.39 Указаний Министерства финансов Российской Федерации, ревизия и инвентаризация ценностей являются тождественными понятиями. Отсюда следует, что для надлежащего оформления результатов ревизии кассы можно использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Вышеназванным нормативным документом утверждена форма № ИНВ-15. Важно отметить, что поименованный акт не является обязательным к применению. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк. Однако использование для оформления результатов ревизии средств в кассе именно утвержденного формуляра позволит избежать рисков, связанных с ненадлежащим оформлением итогов сверки.

Заполнять названный документ можно с применением компьютерной техники или от руки. Независимо от способа оформления бланка допускается использование чернил следующих цветов:

  • синий;
  • чёрный.

Для того, чтобы правильно составить акт ревизии кассы, ответственному сотруднику надо помнить следующие правила:

  • все сведения должны подтверждаться обосновывающими документами;
  • записи вносятся аккуратно;
  • не допускается наличие ошибок, подчисток, помарок;
  • сведения, выявленные в ходе проверки, подтверждаются подписями всех членов комиссии.

В заключение следует отметить, что порядок ревизии кассы существенно не отличается от алгоритма сверки других подразделений, активов или обязательств. Как и при иных видах проверок, при анализе наличности не допускается включение в состав комиссии сотрудника, ответственного за сохранность ценностей.

Игнорирование указанного запрета может явиться основанием для признания итогов ревизии денежных средств в кассе недействительными.

Проверка соблюдения правил ведения кассовых операций

В 2004 году нами проводилась аудиторская проверка кассовых операций ООО «Дарси».

Аудиторская проверка осуществлялась в соответствии со следующей нормативной документацией:

  • 1. Гражданский кодекс РФ.
  • 2. Налоговый кодекс РФ.
  • 3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-Ф3.
  • 4. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности в РФ» от 7.08.2001 №118-ФЗ.
  • 5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н.
  • 6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» ПБУ 1/98 (Приказ Министерства финансов РФ №60н от 09.12.98).
  • 7. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (Приказ Министерства финансов РФ № 43н от 08.02-99).
  • 8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) и др.

Источниками получения аудиторских доказательств явились:

первичные документы;

регистры бухгалтерского учёта;

составление документов;

бухгалтерская отчётность.

При проведении аудита кассовых операций нами тщательным образом проверены соблюдение в организации порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центральным банком РФ 01.10.93 г. №18. В соответствии с этим документом ООО «Дарси» имеет кассу, т.е. специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Первоначально была проведена инвентаризация наличных рублевых и валютных остатков, ценных бумаг и бланков строгой отчетности. Внезапная ревизия кассы осуществлялась с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других наличных ценностей.

Установлено соблюдение сроков обычных инвентаризаций, которые предусматривает руководитель предприятия. Операция должна проведена внезапно с участием представителя администрации ООО «Дарси».

Нами сопоставлены балансовые данные по статье «Касса» с Главной книгой, журналом-ордером по этому счету и кассовой книгой.

Проверено соблюдение порядка ведения записей в кассовой книге и требований к ней.

В процессе проверки зафиксирована документальная обоснованности записей в книге, которые подтверждены правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетных счетов в банках, нами применен метод взаимного контроля. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы совпадают.

Нами проконтролирована полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка.

Списание денег в расход проверено по документам, приложенным к кассовым отчетам.

Кроме того, в ходе проверки кассовых операций, проконтролировано:

полученные из банка деньги на зарплату, командировки и хозяйственные нужды, использованы по целевому назначению, остатки соответствуют лимиту, установленному банком;

остатки денежных средств по невыданной заработной плате своевременно возвращаются в банк; выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома отдыха и другие поступления в кассу сдаются в банк;

имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей; при наличии таких фактов аудитор должен уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;

фактов подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером нет;

случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке не имеются; чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или в нарушение действующего порядка — у кассира не хранятся;

на кассовых ордерах и других денежных документах подписи должностных лиц и получателей денег в наличии и подлинны;

произведенные из кассы выплаты денежных средств, списываемых на расходы без последующего представления отчетов по этим операциям, законны;

правильны корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременно депонирование невыплаченных сумм.

В целях проверки кассовых операций ООО «Дарси» приводим независимую сверку доказательства фактического наличия денежных средств в кассе.

Доказательство сверки кассовой наличности контролирует учет кассовой наличности на определенную дату. Преимущество данного доказательства заключается в том, что оно обеспечивает сверку остатков на начало и конец периода, а также проверяет операции за периоды, указанные в банковских выписках. Аудитор, который занимается подготовкой доказательства фактического наличия денежных средств в кассе, может «доказать» и право собственности их владельца

В табл. 3.1. показано доказательство фактического наличия денежных средств в кассе ООО «Дарси» на 25 декабря 2004года.

Для доказательства фактического наличия денежных средств в кассе, кроме указанных выше этапов, выполнены следующие процедуры:

  • 1) просмотрены суммы по банковской выписке;
  • 2)получена сверка счетов, выполненная клиентом, и сравнены использованные остатки с соответствующими суммами по счетам и банковской выписке; проверены неоплаченные чеки; оплаченные, но возвращенные банком; рассмотрены депозиты в пути, банковские извещения о расходах и кредитах и другие документы;
  • 3) сравнены суммы ежедневного поступления кассовой наличности по кассовому журналу с дневными депозитами по банковской выписке. Включены в качестве доказательства фактического наличия денежных средств в кассе несогласованные документы по поступлениям кассовой наличности или депозитные документы;
  • 4) сравнены по номеру чека, дате, получателю платежа и суммам расходов оплаченные чеки, возвращенные с выпиской банка, с учетом расходов; подведен итог и представлен в качестве доказательства фактического наличия денежных средств в кассе;
  • 5) проверены все чеки, выписанные в течение данного периода;
  • 6) установлена правильность сверки счетов и подведения итогов; проверено соответствие всех показателей и остатков;
  • 7) сравнены депозиты в пути и неоплаченные чеки, обнаруженные в результате сверки счетов с банковской выпиской и соответствующими оплаченными чеками; определены причины неоплаты чеков, которые не возвращены с банковской выпиской.

Таблица 3.1

Доказательство фактического наличия денежных средств в кассе на 25.12.2004г

Сальдо на начало периода

Поступления

Расхо-ды

Сальдо на конец периода

По отчету банка, руб.

31268 А

42687 А

46560 А

27395 СW А

Депозит в пути:

начало года

1000 Т

(1000)

конец года

2004 Т

Неоплаченные чеки:

начало года

(3917)

(2817) 0

(1100)у

конец года

(3460) 0

Незарегистрированные поступления и расходы

Поступление денег от заказчика (данные внесены в книги после окончания периода)

(2078)

(2078) СМ

По книгам, дом.

28351 А

41609 А

47203 А

22757 А

Корректирующая запись аудитора

Денежные поступления от заказчика, дом.

По книгам, как откорректировано, дом.

Перечень процедур аудита

W — подведение итогов, А — согласование с суммами, указанными в банковской выписке/регистрах, С— сальдо подтверждено банком (см. подтверждение банка), Т— проверено вплоть до следующей банковской выписки, 0 — клиринг чеков в следующей банковской выписке

У— чек 8895, датированный 27/12/2004 на сумму 1100 руб., еще не оплачен; обследован заказ на поставку, отчет о поступлениях Поставки, выполненные и оплаченные по этому чеку, являются правильными Корректирующие записи не предложены СМ — проверенный банковский кредит правильно учтен

Для того чтобы удостовериться в том, что кассовая наличность «не учтена дважды» в двух и более банковских счетах и что не произошла «выписка чека против неинкассированной суммы», рассмотрены все переводы средств в пределах организации. Нами определено, что каждая операция, предъявленная как перевод, санкционирована руководством; переводы кассовой наличности правильно зарегистрированы в учете; средства фактически приняты на депозит в банк за соответствующий период.

График банковского перевода (табл. 3.2) является экономически эффективным средством, которое помогает аудитору определить, что все переводы средств по банковским счетам правильно зарегистрированы в учете, что кассовая наличность не сосчитана дважды и что отсутствует явная выписка чека против неинкассированной суммы. В графике для каждого перевода указаны следующие даты: регистрации перевода чека как расхода кассовой наличности; регистрации чека как поступления кассовой наличности; выхода чека из банка, где он был выписан или находился на депозите. Список банковских переводов заполнен на основе обоих первоначальных документов (оплаченные чеки или банковские извещения).

Таблица 3.2

График банковского перевода

Номер чека

Расход (переводы)

Приход (переводы)

Дата, зарегистрированная в книгах

Дата оплаты банком

Дата, зарегистрированная в книгах

Дата получения банком

Даты на графике банковского перевода проставлены в соответствии с регистрацией кассовой наличности и датами на чеке, показывающими, когда он был получен банком, положен на депозит, когда он был аннулирован выписавшим его банком. Дату регистрации расходного чека следует сравнить с датой регистрации поступлений; даты должны быть одинаковы. Если даты не совпадают, а поступления отмечены в разных финансовых годах, то может быть необходима корректировка для предотвращения двойного счета кассовой наличности. Затем даты банка (оплата и отправка) по каждому переводу следует сравнить с соответствующими датами регистрации операции в учетных регистрах (прием и расход). Если указанные даты относятся к разным учетным периодам, то мы имеем дело с неоплаченным чеком (если клиринг чека произведен банком в более поздний период, чем он был зарегистрирован, а депозит находится в пути; если он рассчитан принимающим банком в более поздний период, чем было зарегистрировано поступление). Следует проверить длительные задержки между зарегистрированными датами и датами сделанного расчета на предмет возможного удержания чеков на конец года.

В ООО «Дарси» отсутствует проблема двойного учета переводов, включающих чеки, приведенные в таблице, поскольку перевод со счета одного банка был зарегистрирован в тот же период, что и перевод на счет другого банка. Переводы 0211 и 3574 предоставлены как неоплаченные чеки во время сверки счетов банка, производящего оплату. Перевод 3574 при проверке счетов принимающего банка представлен как депозит в пути. Перевод 8834 не должен влиять ни на книги, ни на сверку счетов, поскольку он произведен в следующем году, и все даты относятся к одному и тому же учетному периоду.

Проделанная в процессе аудита кассовых операций ООО «Дарси» работа не означает проведение полной и всеобъемлющей проверки системы внутреннего контроля ООО «Дарси» с целью выявления всех возможных недостатков.

В процессе аудита нами не были обнаружены никакие факты, из которых можно было бы сделать вывод о несоответствии системы учета кассовых операций ООО «Дарси» масштабам и характеру его деятельности.

Мы проверили соответствие ряда совершенных ООО «Дарси» финансово-хозяйственных операций применимому законодательству исключительно для того, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений. Однако цель проведения нами аудита бухгалтерской отчетности не состояла в том, чтобы выразить мнение о полном соответствии деятельности ООО «Дарси» законодательству. Поэтому такое мнение не высказываем.

Результаты проведенной нами проверки показывают, что проверенные финансово-хозяйственные операции осуществлялись ООО «Дарси», во всех существенных отношениях, в соответствии с указанным законодательством.

Ревизия и контроль кассовых операций

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные суммы в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы – в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 4 октября 1993г. №18.

Ревизия кассовых операций, прежде всего, предусматривает установление действительного состояния сохранности денег в центральной и операционных кассах торгового предприятия. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная инвентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в центральной кассе предприятия. Проведение инвентаризации ценностей в кассе осуществляется в соответствии с основными положениями по инвента­ризации и другими нормативными документами.

Инвентаризация кассы производится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер предприятия и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

В соответствии с правилами инвентаризации ревизор должен получить от кассира последний отчет с документами за текущий день и расписку в том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расходные кассовые документы отражены в отчете, а имеющиеся документы предъявлены ревизору полностью и других документов не имеется.

Подсчет денег сначала производит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность обязательно пересчитывается покупюрно, разрываются также обандероленные пачки.

Во время ревизии в кассе могут находиться ведомости на заработную плату, выплата по которым не закончена. В этих случаях ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно.

В процессе инвентаризации ревизор с участием главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгалтерского учета на момент реви­зии, и указывает ее в акте по форме № инв-15. Здесь же указывается результат инвентаризации — излишки или недостачи денежных средств. Если имеются расхождения между дан­ными учета и фактическим наличием ценностей, то ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

При выявлении фактов выдачи денег без надлежащего оформления, например по отдельным распискам или по «открытым ведомостям», т. е. без подведения в них итогов и при отсутствии подписей руководителя и главного бухгалтера предприятия, ревизор записывает в акт все эти документы от­дельно, указывает, кому выданы деньги и кто дал на это разрешение. В этих случаях от кассира берут письменное пояснение, а незаконно выданные суммы относят ему в начет.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кас­сах производится аналогично проверке ценностей в централь­ной кассе. Наличие выручки по данным учета определяется по книге кассира-операциониста, в которой записи производятся на момент инвентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операционной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты. В случаях расхождений руководство предприятия и главный бухгалтер вместе с кассиром выясняют их причины.

Наряду с инвентаризацией денежной наличности проверяется обеспеченность сохранности денег. При этом определяется наличие сигнализации и охраны кассового помещения, обеспечение сохранности денег при сдаче в учреждение банка, а также при доставке денег, получаемых из учрежде­ния банка. Проверяется наличие обязательства кассира о материальной ответственности в его личном деле в отделе кадров. Выявленные нарушения отражаются в акте ревизии кассы.

Проверка кассовых операций начинается с журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, порядок ведения которых предусмотрен Порядком ведения кассовых операций (инструкция №40).

Журнал регистрации кассовых документов обеспечивает систематический контроль за своевременностью оприходования денежных средств и их целевым расходованием.

Кассовая книга, являясь ежедневным отчетом кассира, применяется для контроля наличия денег в подотчете конкретного материально ответственного лица. Она должна иметь пронумерованные страницы, должна быть прошнурована, заверена подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, скреплена сургучной печатью. На предприятии ведется только одна кассовая книга.

Далее ревизией устанавливаются, кому поручены в бухгалтерии ревизуемого предприятия приемка от кассира документов и проверка кассовых отчетов, своевременность выполнения этой работы.

Кассовые отчеты, как правило, составля­ются ежедневно и сдаются кассиром с приложенными документами в бухгалтерию. Сохранность денежных средств в кассе предприятия контролируется путем проведения не реже одного раза в месяц внезапных инвентаризаций. Их проведение приказом руководителя предприятия поручается комиссии, которая результаты проверки оформляет актом. Комиссия в акте инвентаризации указывает на выявленные недостачи и излишки денежных ценностей, причины их возникновения, а также отмечает состояние кассового помещения, его оборудование (наличие си­гнализации, сейфа, изолированность и т. п.), обеспечивающие сохранность ценностей.

В процессе ревизии кассовых операций исследуются первичные документы, которые отражаются: в журнале-ордере № 1 по учету денежных средств на счете 50 «Касса». При этом проверяются полнота и своевременность оприходо­вания выручки за реализованные товары, их отражение в бухгалтерском учете и пути информационного поиска, т. е. на каких счетах бухгалтерского учета они отражены, согласно каким первичным документам и при каких учетных регистрах находятся эти документы. Далее устанавливается законность совершенных кассовых операций, определяются должностные лица, ответственные за допущенные нарушения нормативно-правовых актов, причиненный ущерб и т. п.

При ревизии кассовых операций все документы, по которым произведены оприходование и расходование денежных средств, подвергаются арифметической проверке. Производится подсчет итогов платежных ведомостей на заработную плату, отчетов кассиров и др. Обычно эти процедуры выполняют операторы на вычислительных машинах под контролем ревизоров.

Выявленные недостатки и нарушения нормативно-правовых актов при совершении кассовых операций систематизируются в группировочном журнале ревизора и обобщаются в отдель­ном разделе акта комплексной ревизии предприятия.

Проверяется правильность отражения хозяйственных операций (корреспонденция) в кассовых документах.