Рекомендации по внутреннему контролю

Контроль работы сотрудников – как проводить его эффективно?

1. Компании нужен контроль

Первое, что позволит оценивать, как работает команда, это контроль. Он нужен для того, чтобы команда работала более эффективно, с большей отдачей и мотивацией. Кроме того, контроль позволяет определить, как сотрудники справляются со своими обязанностями.

2. Выберите правильную систему контроля

Не менее важно выбрать правильную систему контроля. Классические способы уже давно не действуют. Сегодня, когда практически все сотрудники работают за компьютерами, все чаще для контроля используют специальные программы. От того, насколько верно выбрана программа контроля, зависит многое. От своевременности информации, до полноты её анализа. Нужна такая программа, которая постоянно ведет наблюдение за тем, чем занимается команда на работе, как использует свое время, ресурсы. Кроме того, программа должна анализировать данные, выдавая руководителю готовый результат. Такой программой, например, есть Yaware.TimeTracker, она позволяет не только собирать нужную информацию, но и делать это даже на расстоянии, контролируя удаленных сотрудников.

3. Проводите обратную связь

Когда программа вводится в компанию, сотрудники могут быть против неё. Необходимо объяснить команде, в каких целях она устанавливается, какой принцип работы, какие данные она позволяет фиксировать. Кроме того, на протяжении процесса, если у сотрудников будут возникать вопросы, необходимо всегда быть с ними на связи.

4. Не нарушайте личного пространства

Многие думают, что контроль с помощью подобной программы означает, что она будет нарушать границы личного пространства. Подобная программа не собирает и не фиксирует личных данных, переписок, паролей и логинов. Её использование позволяет собирать те данные, которые нужны для контроля персонала, оценки эффективности использования времени и других данных, касающихся работы.

5. Не забывайте о поощрениях

Каждый сотрудник хочет, чтобы его работу признавали. Это важно не только для мотивации, но и для более эффективной работы. Если сотрудник не получает никакого признания, у него пропадает желание работать дальше продуктивно. Скажите сотруднику о хорошей работе, создайте список наилучших сотрудников, спрашивайте о его идеях. Это позволит команде быть более продуктивной.

Контроль работы с этими советами проводить намного проще и эффективнее. Особенно, с использованием специальной программы, которая позволяет делать это быстро и продуктивно.

Попробуйте вести контроль работы сотрудников с помощью одной из таких программ – Yaware.TimeTracker. Всего лишь зарегистрируйтесь на сайте и получите возможность бесплатно попробовать как она работает в течение целых 14 дней!

Нужен ли контроль строителям?

Казалось бы, ответ на этот вопрос очевиден. Каждая организация, где есть что контролировать, не откажется от действенного внутреннего контроля в том или ином виде. У строителей предостаточно материальных ценностей, бухгалтерский учет и финансовая отчетность имеют свою специфику, манипулирование которой может привести к недостоверной информации для руководства и собственников бизнеса. Кроме этого, если компания выходит на рынок IPO <2> (размещает свои акции на бирже), то ей нужно быть готовой к представлению отчетности по МСФО, что, в свою очередь, обязывает позаботиться о совершенствовании системы подготовки отчетности.

<2> IPO (Initial Public Offering) — публичное размещение ценных бумаг.

Примечание. Сегодня в мире есть несколько общепризнанных стандартов по системам внутреннего контроля, наиболее известные — это COSO и SOX, по которым работают американские, европейские и азиатские компании.

Хотя в самих международных стандартах не акцентировано внимание на организации внутреннего контроля, для подготовки качественной финансовой отчетности он просто необходим, поэтому неспроста в рамках концепции перехода российского бухучета на МСФО чиновники ввели обязательность внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ст. 19 Закона о бухгалтерском учете <3>). Как раз по практическому применению этого Закона финансисты и подготовили Рекомендации по организации и осуществлению экономическим субъектом внутреннего контроля.

<3> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

К сведению. Внутренний контроль, предусмотренный иными федеральными законами, организуется и осуществляется экономическим субъектом в соответствии с такими федеральными законами (например, это касается внутреннего контроля, предусмотренного Законом о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма <4>).

<4> Федеральный закон от 07.08.2001 N 115-ФЗ.

Что такое внутренний контроль?

В трактовке финансового ведомства внутренний контроль — это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что компания обеспечивает:

  • эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
  • достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Согласитесь, не добавить, не убавить. При этом чиновники предупреждают, что внутренний контроль способствует достижению предприятием целей своей деятельности, но вовсе не гарантирует их достижение. Почему? Потому что эффективность внутреннего контроля может быть снижена в связи с изменением экономической конъюнктуры или законодательства, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства, превышением руководством должностных полномочий или сговором персонала. Ведь все мы люди и допускаем ошибки, которые также снижают эффективность контроля за ведением бухгалтерского учета и составлением финансовой отчетности. Но лучше, чтобы ошибок было меньше, для чего и создается система внутреннего контроля.

Она, как любая система, содержит определенные элементы (составляющие): контрольную среду, оценку рисков, процедуры внутреннего контроля, его оценку, связанную со всем этим информацию и коммуникацию. Начнем с контрольной среды. Само по себе название достаточно мудреное, но если говорить по-простому, то это «нормативка» или совокупность принципов и стандартов компании, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к нему на уровне фирмы в целом. Чиновники считают, что контрольная среда отражает культуру управления и создает надлежащее отношение персонала к внутреннему контролю. Что ж, пусть считают…

Далее обратимся к другому малопонятному элементу — коммуникация. Это не что иное, как распространение информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления контроля. В частности, персонал должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля. При этом именно качественная и своевременная информация обеспечивает функционирование внутреннего контроля и возможность достижения поставленных целей. Основным источником информации для принятия решений являются информационные системы. Качество хранимой и обрабатываемой в них информации может существенно влиять на управленческие решения экономического субъекта, эффективность внутреннего контроля.

Все другие элементы системы внутреннего контроля рассмотрим подробнее.

Ах уж эти риски…

В любой предпринимательской сфере деятельности присутствуют те или иные риски, и в строительстве их, как показывает практика, немало. Но речь сейчас не о невыполненных обязательствах между участниками строительства, а о рисках, касающихся бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Оценка таких рисков заключается в выявлении «рисковых» операций и их неблагоприятных последствий.

Если говорить более конкретно, то в строительстве высока вероятность возникновения злоупотреблений и мошенничества (неважно, с чьей стороны). Риски возникают как при приобретении и использовании активов, так и при ведении бухгалтерского учета. Не исключены и коррупциогенные действия, правда, это касается больше чиновников, которые злоупотребляют своими должностными полномочиями.

Вернемся к оценке рисков. Она предполагает выявление участков (областей, процессов), на которых могут возникать злоупотребления и мошенничество, а также возможностей для их совершения, в том числе связанных с недостатками контрольной среды и процедур контроля. Есть и другие области рисков, которые могут привести к фальсификации данных учета и отчетности. Их нужно выявить и оценить, чтобы применить процедуры внутреннего контроля, снижающие негативные последствия для предприятия в целом.

И еще. Оценивать всевозможные риски, в том числе в учете и отчетности, очень трудоемко и нереально, поэтому финансисты предлагают сделать ряд допущений, сужающих область возникновения «бухгалтерских» рисков. В частности, активы, обязательства и капитал фактически существуют на отчетную дату, а факты хозяйственной жизни, отраженные в бухгалтерском учете, имели место в течение отчетного периода и относятся к деятельности организации. Все перечисленные объекты бухгалтерского учета полностью отражены в соответствующих регистрах. При этом активы, обязательства, доходы и расходы отражены в правильном стоимостном и количественном измерении на соответствующих счетах и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета. А данные бухгалтерского учета корректно представлены и раскрыты в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Согласитесь, все это взять на веру непросто, но если еще и в этих вопросах искать риски, можно закопаться. Поэтому риски оцениваются исходя из предположения, что в организации все-таки есть бухгалтерский учет (а не его подобие) и грамотно составленная отчетность.

Процедуры, процедуры…

Осуществление внутреннего контроля предполагает определенные действия, направленные на минимизацию рисков, влияющих на достижение целей экономического субъекта, эти действия чиновники называют процедурами.

Первая и самая важная с точки зрения бухгалтера процедура — это документальное оформление. Записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Даже оценочные значения, включенные в финансовую отчетность, должны основываться на соответствующих расчетах. При принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям законодательства. Кроме этого, не следует пренебрегать процедурой контроля связанных операций, в частности соотнесением перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с их получением и оприходованием.

Другая процедура внутреннего контроля — санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, которое подтверждает правомочность совершения операции и, как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем уровень инициатора операции. Например, многие документы, связанные с оформлением денежных операций, должны быть утверждены руководителем. Нужно лишь помнить о разумности этой процедуры. В частности, санкционирование платежей может осуществляться руководителями разного уровня в зависимости от суммы платежа. Если этого не сделать, то процедура может только навредить, затрудняя оперативное проведение хозяйственных операций.

Важной является процедура по разграничению полномочий и ротации обязанностей в большой компании. Она предполагает возложение полномочий на разных лиц на ограниченный период, чтобы у сотрудников не возникло искушения использовать в корыстных целях свое служебное положение. Разграничение полномочий нужно для снижения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений персонала по подготовке первичных учетных документов, санкционированию хозяйственной операции и отражению результатов хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

В компаниях с высоким уровнем дисциплины хорошо поставлен надзор как отдельная процедура достижения поставленных целей или показателей. Например, оценка правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетов (смет), соблюдения установленных сроков подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности. Совместно с надзором применяется физический контроль в форме охраны, ограничении доступа, инвентаризации объектов бухгалтерского учета.

Даже в ходе обработки информации можно провести процедуры внутреннего контроля (общего компьютерного контроля и контроля уровня приложений). Первый вид — это правила, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, функционированию и поддержке информационных систем, способы восстановления данных. Второй вид процедур (контроль уровня приложений) подразумевает логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках и др.).

Кто и что контролирует?

Внутренний контроль должен быть на всех уровнях управления предприятием, во всех его подразделениях, в той или иной степени имеющих отношение к стоимостным показателям бухгалтерского учета и отчетности. При этом персонал следует задействовать в соответствии с его полномочиями и функциями. Как шпаргалку можно использовать Рекомендации Минфина для «IPO-шников» — Пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля компанией, ценные бумаги которого допущены к организованным торгам на бирже. Финансисты описывают предприятие сверху вниз, автор же предлагает сделать наоборот, так же как строительство домов идет от фундамента к крыше, а не в противоположном направлении.

Итак, начать следует с персонала и руководителей подразделений. В соответствии со своими полномочиями и функциями они проводят оценку рисков, составляют и обновляют документацию по организации внутреннего контроля, осуществляют сам контроль и проводят его оценку.

Следующая ступенька иерархической лестницы — специальное подразделение внутреннего контроля. Оно ответственно за методическое обеспечение организации и осуществление внутреннего контроля, а также координирует в этом направлении деятельность подразделений и дает оценку внутреннего контроля.

Далее слово за финансовым директором (главным бухгалтером). Он отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. При этом руководитель компании ответственен за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом.

Выше находится совет директоров (наблюдательный совет). В его ведении — установка общих принципов и требований к внутреннему контролю, утверждение стандартов, методик осуществления внутреннего контроля в компании в целом, а также принятие стратегических решений по повышению эффективности внутреннего контроля.

Есть еще один орган управления — это комитет по аудиту совета директоров (наблюдательного совета). Комитет наделен достаточно большими полномочиями, он осуществляет:

  • наблюдение за эффективностью внутреннего контроля, независимостью специального подразделения внутреннего контроля, за процессом обеспечения соблюдения законодательства и кодекса делового поведения (этики);
  • анализ отчетов внешнего и внутреннего аудита о состоянии внутреннего контроля;
  • проведение встреч с руководителями подразделений для рассмотрения существенных рисков, проблем контроля и соответствующих планов;
  • мониторинг результатов и качества выполнения разработанных руководителями подразделений мероприятий по совершенствованию внутреннего контроля;
  • рассмотрение случаев злоупотреблений и мошенничества и оценивает адекватность принятых руководителями подразделений мер по их предупреждению.

Согласитесь, у данного органа обязанностей не меньше, чем у специального подразделения внутреннего контроля. Поэтому логично предположить, для того чтобы достичь неплохих результатов, данным отделам следует работать в тесном сотрудничестве.

Заслуживает внимания еще один вопрос: кто будет заниматься организацией (не осуществлением) и оценкой эффективности внутреннего контроля: экономический субъект или сторонний «подрядчик» (независимый консультант или аудитор)? Крупные компании и те, кто имеет специфику бухгалтерского учета (например, операторы связи), создают на постоянной основе свое подразделение внутреннего контроля (служба внутреннего аудита, служба внутреннего контроля). Привлечение независимого консультанта (аудитора) для организации и оценки внутреннего контроля целесообразно, если собственные ресурсы компании недостаточны для выполнения этой задачи. Может оказаться так, что ресурсов хватает, но затраты на создание и содержание отдельного подразделения внутреннего контроля превышают стоимость привлечения независимого консультанта (аудитора). В его пользу, кстати, может сыграть заинтересованность руководства фирмы в независимости оценки внутреннего контроля.

Как оценить внутренний контроль?

Данный вопрос больше касается руководителей или независимых экспертов, которые оценивают эффективность системы внутреннего контроля и отдельных ее исполнителей. По мнению чиновников, оценивать нужно эффективность дизайна внутреннего контроля и его операционную результативность. Что под этим подразумевается? Оказывается, что оценка эффективности дизайна позволяет выявить неэффективные, отсутствующие и дублирующие процедуры внутреннего контроля. Операционная результативность внутреннего контроля означает, что он осуществляется в течение всего отчетного периода постоянно (без пропусков) в полном соответствии с утвержденным дизайном. Для оценки эффективности дизайна и оценки операционной эффективности внутреннего контроля могут быть применены следующие способы:

  • опрос персонала (он проводится для того, чтобы оценить знания и квалификацию сотрудников, а также получить сведения о фактическом порядке совершения хозяйственных операций и осуществления внутреннего контроля);
  • наблюдение за совершением хозяйственных операций и самим внутренним контролем, что позволяет подтвердить факт осуществления такого контроля;
  • проверка доказательств осуществления внутреннего контроля и его результатов (нужна в ходе документирования выявленных ошибок и описания мер по их устранению);
  • повторное проведение оценки (необходимо, когда примененные способы не подтвердили эффективность внутреннего контроля, выявили отсутствие его документального оформления, а также когда оказалось, что внутренний контроль является автоматическим).

Обратите внимание! Если применять указанные выше способы отдельно, все это может оказаться пустой тратой времени. Почему? Потому что при наблюдении существует риск того, что процедура внутреннего контроля проводится исключительно для наблюдателя. А при опросе персонал может предоставлять информацию об утвержденном порядке осуществления внутреннего контроля, но на практике не следовать данному порядку. Противопоставить этим перегибам можно только комбинированное применение способов оценки внутреннего контроля, о чем нужно знать руководству и независимым экспертам.

Еще об одном моменте

Как и любое мероприятие, внутренний контроль нуждается в документировании. Чиновники приводят целый перечень разных документов, формирующих контрольную среду. Среди них следует выделить:

  • положение о стратегии, целях и ценностях компании, определяющее место и тактику экономического субъекта на рынке товаров (работ, услуг);
  • кодекс делового поведения (этики), описывающий правила поведения руководства и персонала при наступлении различных ситуаций, включая рассмотрение жалоб;
  • организационную структуру предприятия, определяющую место и роль его подразделений, уровни принятия решений, штатное расписание;
  • положения об отдельных подразделениях компании, где прописаны функции подразделений, полномочия и ответственность их руководителей;
  • внутренние распорядительные документы, определяющие правила принятия решений и осуществления отдельных операций, включая учетную политику;
  • кадровую политику по вопросам найма, обучения и развития персонала, систему оплаты труда.

По мнению автора, не нужно стремиться составить все перечисленные документы. В сфере бухгалтерии контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, а также принятие решений по бухгалтерским вопросам.