Проведение инвентаризации в аптеке

8. Инвентаризация товарных и материальных ценностей.

Инвентаризация — периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и расчётов и сопоставление их с данными бухгалтерского баланса и отчётности аптеки для установления достоверности.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется.

В аптеке №78 с 1.12.2001 по 3.12.2001г проводилась полная плановая годовая инвентаризация. Такая инвентаризация в аптеке проводится 1 раз год не ранее 1 октября, кроме того, в течении года проводятся внеплановые инвентаризации по усмотрению руководителя или учредителя аптеки.

Инвентаризация проводилась на основании приказа руководителя аптеки, в котором указывались сроки начала и конца инвентаризации, цель её проведения, перечень ценностей, подлежащих инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии:

  • сроки — с 1.12.2001г по 3.12.2001г;

  • цель — годовая плановая инвентаризация;

  • перечень ценностей — материальные ценности и денежные средства.

Инвентаризационная комиссия осуществляла инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения и производства совместно с бухгалтерией.

На время инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращались и посторонние лица в аптеку не допускались. До непосредственного снятия фактических остатков инвентаризационных ценностей комиссия опечатывала все места их хранения. После проверялась исправность весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Перед началом инвентаризации МОЛ сдавали председателю комиссии последние товарные и кассовые отчёты с выведенными в них остатками ценностей и денежных средств.

Инвентаризация проводилась по каждому виду ценностей раздельно по местам их хранения по каждому МОЛ с обязательным их участием. Наличие ценностей определялось путём подсчёта, взвешивания, обмера.

После снятия остатков помещение закрывалось и опечатывалось, а комиссия переходила в другое помещение. При перерывах на обед и в конце рабочего дня все лица, производящие инвентаризацию, одновременно покидали помещение, которое тут же закрывалось и опечатывалось. Сначала комиссия проводила инвентаризацию ТМЦ.

Каждое проверенное наименование ценностей отражалось в “Инвентаризационной описи”, в которой указываются принятые в учёте единицы измерения ценностей, их количество, стоимость и общая сумма в розничных ценах. В конце каждой страницы описи указывалось число порядковых номеров материальных ценностей, помещённых на этой странице и количество натуральных показателей этих ценностей. На последней странице описи помимо итогов этой страницы подсчитывались общие итоги по этой описи. Описи составлялись по каждому виду ценностей раздельно по каждому отделу аптеки и по каждому МОЛ в двух экземплярах: первый — руководителю аптеки и главному бухгалтеру; второй — МОЛ под расписку в первом экземпляре.

Инвентаризация тары и других ценностей (вспомогательных и строительных материалов) проводилась также, как и инвентаризация ТМЦ, но в самостоятельных описях. ТМЦ, пришедшие в негодность, при инвентаризации обнаружены не были.

Для выявления результатов инвентаризации по отделам составлялась “Сводная ведомость”.

Инвентаризацию денежных средств в кассах проводили путём пересчёта всех денег и ценных бумаг, находящихся у кассира. фактическое наличие денег сверяли с показателями счётчиков ККА. Результаты инвентаризации кассы оформлялись “Актом инвентаризации наличия денежных средств”.

Все инвентаризационные описи подсчитывались, пронумеровывались и прошнуровывались членами комиссии. В конце каждой описи МОЛ давало соответствующую подписку, которой оно подтверждало, что фактическое наличие материальных ценностей занесено в опись правильно и что эти ценности находятся на его ответственном хранении. Первые экземпляры оформленных описей передавались главному бухгалтеру, который проводил сопоставление фактического наличия ценностей с данными учёта. Недостачи товаров при инвентаризации обнаружено не было, поэтому расчёт естественной убыли по установленным нормам (ПР МЗ РФ №286) не производился.

Предварительные результаты инвентаризации ценностей выявились инвентаризационной комиссией в процессе инвентаризации на месте до открытия аптеки. По результатам инвентаризации составлялся “Акт результатов инвентаризации”.

Окончательные результаты инвентаризации установила бухгалтерия, при этом главный бухгалтер был обязан обеспечить своевременное (в течение 3 дней после снятия остатков) и правильное выведение результатов инвентаризации и отразить их в бухгалтерском учёте.

Руководство и контроль за качественным проведением инвентаризации осуществляли заведующая аптеки и главный бухгалтер.

ЛС, стоящие на ПКУ, отражаются при инвентаризации в описях, как остальные ТМЦ.

В конце года в аптеке составляется “Ведомость результатов инвентаризации”, в которой отражаются результаты всех инвентаризаций за год. Эта ведомость прилагается к годовому отчёту аптеки.

На балансовых аптеки отражается убыль в ТМЦ пределах норм, утверждённых в установленном законодательством порядке, и недостачи и потери ТМЦ, путём списывания по распоряжению заведующей аптеки их стоимости на издержки обращения (Д44-К84).

Все документы по проведённой инвентаризации складываются в отдельную папку с надписью: “Инвентаризация на 3 декабря 2001г по МУ Аптеке №78”. В эту папка вложены следующие документы:

  1. акт результатов инвентаризации;

  2. акт инвентаризации наличия денежных средств;

  3. сводная опись документов по инвентаризации по РПО (аналогичные описи по другим отделам, материальным комнатам);

  4. инвентаризационные описи …

Списание лекарственных средств с истекшим сроком годности

ВажноВНИМАНИЕ! Расходы на утилизацию зависят не только от тарифов фирмы, но и от особенностей утилизации тех или иных лекарственных препаратов: например, таблетки уничтожить значительно легче, чем лекарства в аэрозольной форме, отсюда и более высокая стоимость утилизации последних. Влияет на стоимость уничтожения также упаковка лекарств, их вес, объем. После непосредственного уничтожения фирма-исполнитель выдает заказчику счет на услуги, после чего оформляется Акт приемки выполненных работ (он обычно стандартный).
Налоговый кодекс предписывает учитывать эти траты при начислении налога на прибыль (п. 1 ст. 264 НК РФ).
Процесс выявления и списания таких лекарственных средств предусматривает несколько важных этапов:

  1. Инвентаризация:
    • выявление и фиксация недоброкачественных ЛС;
    • внесение сведений в инвентаризационные ведомости (с подписями членов инвентаризационной комиссии и лиц с материальной ответственностью);
    • отражение этих данных в бухгалтерской документации.

    Для фиксации данных о порче ЛС можно применять следующие формы:

    • №ТОРГ-15 и №ТОРГ-16, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;
    • формы из Методических рекомендаций для практических и научных работников, утвержденных Приказом Минздрава России № 98/124 от 14 мая 1998 года.
  2. Актирование.

Можно ли уничтожить лекарственные средства самостоятельно Закон разрешает самостоятельную утилизацию лекарственных средств их собственникам при одновременном соблюдении таких условий:

  • владелец не является производителем ЛС;
  • партия, подлежащая утилизации, небольшая по объему.

Чаще всего эта ситуация возникает в аптечных учреждениях. Утилизировать ЛС нужно в установленном Инструкцией порядке, определенном для каждого типа уничтожаемых лекарственных средств:

  • жидкие лекарства необходимо сильно развести водой (не менее, чем 1:100) и вылить в канализационные стоки;
  • таблетки, которые растворяются в воде, требуется растереть в порошок, который также растворяют в воде и выливают;
  • мази и нерастворимые лекарственные формы нужно сжечь;
  • обломки ампул, коробки, конвалюты, флаконы и др.

Первые экземпляры опись-актов после утверждения комитетом по фармацевтической детальности и производству лекарств, вместе с разрешением на списание (выпиской из протокола заседания инвентаризационной комиссии) возвращается аптечному учреждению, предприятию. 9. После получения разрешения на списание, лекарственные средства, срок годности которых истек, уничтожаются в присутствии указанной выше комиссии, о чем делается отметка на описи акта. 10. Списание наркотических лекарственных средств, психотропных веществ, ядовитых и сильнодействующих препаратов опиской ПККН, срок годности, которых истек, производится только через вышестоящую организацию с передачей препаратов на ГООРПП «Фармация» для последующего уничтожения в соответствии с утвержденным порядком. 11.

Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации — председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

1. своевременность проведения инвентаризации;

2. соблюдение порядка проведения инвентаризации;

3. полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества или расчетов;

4. правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.);

5. правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке — наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

1. опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);

2. проверить исправность весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);

3. получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных ценностей по учетным данным к началу инвентаризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

В случае если товарно-материальные ценности поступают в организацию во время проведения инвентаризации, то они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Что касается товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, то их инвентаризация заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Причем предварительно следует произвести сверку этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В дальнейшем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию организации, где осуществляется проверка правильности подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи ТМЦ, а также сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений в обязательном порядке формируется сличительная ведомость формы № ИНВ-19, которая аналогично инвентаризационным описям может быть составлена как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную.

Методическими указаниями № 49 установлено, что суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При этом указано, что для оформления результатов инвентаризации также могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Однако на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

25. Инвентаризация медицинского имущества

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Этим документом регламентируется как общий порядок проведения инвентаризации, так и особенности ее осуществления в отношении отдельных видов активов и обязательств товарно-материальных ценностей и материальных вложений.

Инвентаризация — прием бухгалтерского учета, заключающийся в установлении на определенный момент времени, фактического наличия хозяйственных средств и их источников путем пересчета имущества и обязательств или проверки учетных записей.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и другие источники средств.

Основными целями инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия имущества;

  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

  • проверка полноты отражения в учете обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Однако в ряде случаев проведение инвентаризации является обязательным по законодательству, а именно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. (Исключение составляют основные фонды и библиотечные фонды, инвентаризация которых может проводиться один раз в три года и один раз в пять лет соответственно).

  • в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

  • при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации обязательно проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

  • других случаях, предусматриваемых законодательством РФ нормативными актами Минфина России.

  • В любой организации инвентаризации подлежит:

— все имущество, независимо от его местонахождения; все виды финансовых обязательств;

— имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

— имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в аптеке должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации (директор, его заместители, заведующие отделами), работники бухгалтерской службы и другие специалисты (провизоры, фармацевты, инженеры, экономисты и т.д.).

Персональный состав комиссии утверждается руководителем и оформляется приказом по организации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для непризнания ее результатов. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств сознаются рабочие инвентаризационные комиссии, что также оформляется приказом по аптеке.

Руководитель аптеки должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. При этом необходимо обеспечить достаточное количество людей для перевешивания и перемещения инвентаризируемых ценностей, наличие технически исправного весового хозяйства, измерительных и контрольных приборов, мерной тары, необходимых бланков документов и т.д.

Полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия.

До начала проверки фактического наличия имущества материально-ответственные лица передают в инвентаризационную комиссию последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Эти документы визирует председатель инвентаризационной комиссии, с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации.

После этого материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке ценностей в натуральных показателях. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

В результате инвентаризации могут быть выявлены:

  1. излишки — превышение фактического наличия ценностей по сравнению с данными бухгалтерского учета;

  2. недостача — фактическое количество имущества меньше, чем числится по данным бухгалтерского учета.

Как в случае выявления излишков, так и в случае выявления недостачи комиссия должна установить и отразить в материалах инвентаризации причины выявленных отклонений (инвентаризационных разниц). После этого, выявленные инвентаризационные разницы должны быть отрегулированы в бухгалтерском учете в следующем порядке:

  • имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию, его стоимость учитывается в составе внереализационных доходов аптеки;

  • недостача, причиной которой стала убыль ценностей в пределах норм, установленных законодательством, списывается по распоряжению руководителя аптеки на издержки обращения (расходы на продажу). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности утверждены Приказом Минздрава России от 20.07.2001 № 284;

  • недостача имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с них отказано судом, суммы недостач и порчи списываются на убытки аптеки. В этих случаях в документах, представляемых для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Инвентаризация: основные положения Зачем нужна инвентаризация?

Близится пора составления годового отчета, а перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно проведение инвентаризации. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации.

К основным целям инвентаризации относятся выявление фактического наличия имущества и обязательств, сопоставление их фактического наличия с данными бухгалтерского учета, документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, определение их состояния и оценка. Что дает инвентаризация? Вот лишь несколько доводов:

  • контроль сохранности производственных запасов. Аптечные организации должны вести налоговый учет сырья, материалов и покупных товаров, чтобы правильно рассчитать сумму расходов, также это необходимо для того, чтобы избежать злоупотреблений материально ответственных лиц (хищений, обмеров, обвесов и т.д.), а также контролировать сохранность материально-производственных запасов. Данные складского учета следует периодически сверять с фактическим наличием товарно-материальных ценностей в организации путем проведения инвентаризации;
  • возможность выявить и списать недостачи, в том числе в пределах норм естественной убыли. Лекарственные средства подвергаются естественным природным воздействиям (усушка, утруска, испарение, порча и т.д.), в результате которых возможны расхождения между учетным и фактическим количеством. Списать недостачу не только лекарственных средств, но и других материальных ценностей можно лишь на основании результатов проведенной инвентаризации;
  • информация о реальном положении дел в аптеке. Инвентаризация необходима для того, чтобы иметь достоверные сведения о фактическом положении дел в организации, в чем заинтересованы в первую очередь ее собственники и руководители.

В совокупности все эти причины свидетельствуют о необходимости проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, тем более что затем нужно правильно отразить в налоговом учете результаты инвентаризации, которые часто бывают непредсказуемыми.

Примечание. Годовую инвентаризацию должны проводить все аптечные организации, независимо от применяемого режима налогообложения.

Что инвентаризируем?

Годовая инвентаризация охватывает все имущество аптечной организации: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также неучтенное имущество. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Примечание. Необходимо помнить и о правах налоговых органов: согласно пп. 6 п. 1 ст. 31 НК РФ они вправе осматривать любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. Такая инвентаризация может быть осуществлена при выездной налоговой проверке (п. 13 ст. 89 НК РФ). Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке утверждено Приказом Минфина России и МНС России от 10.03.1999 N 20н/ГБ-3-04/39.

Отражение порядка проведения инвентаризации в локальных актах аптеки

Приказ об учетной политике. Согласно п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

В приказе об учетной политике необходимо указать внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок проведения инвентаризации, разработанные организацией формы для учета и обработки результатов инвентаризации, периодичность проведения инвентаризации основных средств.

Положение о проведении инвентаризации. В положении могут предусматриваться также количество инициативных инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств. Выбранный аптечной организацией порядок проведения инвентаризации зависит от масштабов деятельности, количества видов деятельности, разветвленности организационной структуры, общего объема имущества и обязательств организации, объемов и специфики складского хозяйства, географического размещения организации и ее подразделений, особенностей систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом (Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 27.03.2000 N 26).

Начинаем инвентаризацию Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации, как правило, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Примечание. Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств <1>, а также учитывая положения договора о полной материальной ответственности <2> участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации является обязательным. Об этом еще раз напомнил Минфин в Письме от 15.07.2008 N 07-05-12/16.

<1> Утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
<2> Типовая форма договора утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

До начала инвентаризации…

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Для проведения инвентаризации необходимо оформить следующие документы.

Документ Форма
Приказ
(постановление,
распоряжение) о
проведении
инвентаризации
ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение)
является письменным заданием,
конкретизирующим содержание, объем,
порядок и сроки проведения инвентаризации
проверяемого объекта, а также
персональный состав инвентаризационной
комиссии. Приказ (постановление,
распоряжение) подписывается руководителем
организации и вручается председателю
инвентаризационной комиссии
Журнал учета
контроля за
выполнением приказов
(постановлений,
распоряжений) о
проведении
инвентаризации
ИНВ-22 Приказ по форме ИНВ-22 регистрируется в
журнале (ИНВ-23)

Проводим инвентаризацию Инвентаризация основных средств

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Соответствующее положение должно быть отражено в учетной политике.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

  • наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета <3>;
  • наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
  • наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При их отсутствии необходимо обеспечить их получение или оформление.

<3> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и отражает в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых к учету, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям согласно прямому назначению объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим его новому назначению.

Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и другие основные средства одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, вносятся в описи по наименованиям с указанием их количества.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (автомашины в дальних рейсах, отправленные на капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до их временного выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени их ввода в эксплуатацию и причин, приведших их к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По данным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие их принятие на ответственное хранение или в аренду.

Оформляем результаты инвентаризации. Для оформления инвентаризации основных средств составляются следующие документы.

Документ Форма
Инвентаризационная
опись основных
средств
ИНВ-1 Составляется в двух экземплярах и
подписывается ответственными лицами
комиссии отдельно по каждому месту
хранения ценностей и лицом, ответственным
за сохранность основных средств. Один
экземпляр передается в бухгалтерию для
составления сличительной ведомости, а
второй — остается у материально
ответственного(ых) лица (лиц). На
основные средства, принятые в аренду,
опись составляется в трех экземплярах
отдельно по каждому арендодателю с
указанием срока аренды. Один экземпляр
инвентаризационной описи высылают в адрес
арендодателя
Акт инвентаризации
незаконченных
ремонтов основных
средств
ИНВ-10 Применяется при инвентаризации
незаконченных ремонтов зданий,
сооружений, машин, оборудования и других
объектов основных средств. Акт
составляется в двух экземплярах, один
экземпляр передается в бухгалтерию,
второй — материально ответственному(ым)
лицу (лицам)
Сличительная
ведомость
результатов
инвентаризации
основных средств
ИНВ-18 Применяется для отражения результатов
инвентаризации основных средств, по
которым выявлены отклонения от данных
учета. В сличительных ведомостях
отражаются расхождения между
показателями по данным бухгалтерского
учета и данными инвентаризационных
описей. Сличительная ведомость
составляется бухгалтером в двух
экземплярах, один из которых хранится в
бухгалтерии, второй — передается
материально ответственному(ым) лицу
(лицам)

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Порядок проведения инвентаризации. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. ТМЦ, поступающие в ходе инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в ходе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентарь и хозпринадлежности, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи такой инвентарь и хозпринадлежности вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. Инвентарь и хозпринадлежности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, по ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования в хозяйственных целях.

Тара вносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Примечание. Юридические лица — владельцы лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, обязаны ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в их распоряжении, и составлять баланс товарно-материальных ценностей. Данные о расхождениях в балансе или несоответствии данных баланса результатам проведенной инвентаризации в трехдневный срок после их обнаружения доводятся до сведения органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах»).

Оформляем результаты инвентаризации. Для оформления результатов используют следующие формы.

Документ Форма
Инвентаризационный
ярлык
ИНВ-2 Применяется в тех случаях, когда по
условиям организации деятельности
инвентаризационная комиссия не имеет
возможности в течение одного дня
произвести подсчет материальных ценностей
и записать их в инвентаризационную опись.
Ярлык заполняется в одном экземпляре и
хранится вместе с пересчитанными товарно-
материальными ценностями по месту их
нахождения. Используется для заполнения
формы ИНВ-3
Инвентаризационная
опись товарно-
материальных
ценностей
ИНВ-3 Применяется для отражения данных
фактического наличия товарно-материальных
ценностей (производственные запасы,
готовая продукция, товары, прочие
запасы и др.) в местах хранения и на всех
этапах их движения в организации. Опись
составляется в двух экземплярах и
подписывается ответственными лицами
комиссии. Заполняется отдельно по каждому
месту нахождения и материально
ответственному лицу или группе лиц, на
ответственном хранении которых находятся
ценности. Один экземпляр передается в
бухгалтерию для составления сличительной
ведомости, второй — остается у
материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации
товарно-материальных
ценностей
отгруженных
ИНВ-4 На товарно-материальные ценности
отгруженные, срок оплаты которых не
наступил, и на товарно-материальные
ценности отгруженные, но не оплаченные
покупателями в срок, составляются
отдельные акты. Акт составляется в двух
экземплярах — один экземпляр передается в
бухгалтерию, второй остается у
материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации
товарно-материальных
ценностей,
находящихся в пути
ИНВ-6 Применяется для выявления количества и
стоимости товарно-материальных ценностей,
которые в момент инвентаризации находятся
в пути. Акт составляется в двух
экземплярах на основании документов,
подтверждающих нахождение товарно-
материальных ценностей в пути,
подписывается, и один экземпляр
передается в бухгалтерию, а второй —
остается в комиссии
Сличительная
ведомость
результатов
инвентаризации
товарно-материальных
ценностей
ИНВ-19 В ведомостях отражаются расхождения между
показателями по данным бухгалтерского
учета и данными инвентаризационных
описей. Ведомость составляется в двух
экземплярах бухгалтером, один хранится в
бухгалтерии, второй — передается
материально ответственному(ым) лицу
(лицам)

Инвентаризация расчетов

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация расчетов может быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования активов организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.

К основным целям инвентаризации расчетов относятся выявление дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Наиболее целесообразной и рациональной представляется ежеквартальная инвентаризация расчетов (раз в год — обязательно), которая включает проверку:

  • расчетов с банками по кредитам;
  • расчетов с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по взносам;
  • расчетов с покупателями и поставщиками (акты сверок с контрагентами составляются в двух экземплярах);
  • расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) представляет собой проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и на других счетах учета. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформляем результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации оформляются следующие документы.

Документ Форма
Акт инвентаризации
расчетов с
покупателями,
поставщиками и
прочими дебиторами и
кредиторами
ИНВ-17 Акт составляется в двух экземплярах и
подписывается ответственными лицами
инвентаризационной комиссии на основании
выявления по документам остатков сумм,
числящихся на соответствующих счетах.
Один экземпляр акта передается в
бухгалтерию, второй — остается в
комиссии. По указанным видам
задолженности к акту инвентаризации
расчетов должна быть приложена справка
(Приложение к форме ИНВ-17)
Справка к акту
инвентаризации
расчетов с
покупателями,
поставщиками и
прочими дебиторами и
кредиторами
Приложение
к форме
ИНВ-17
Является основанием для составления акта
ИНВ-17. Составляется в разрезе
синтетических счетов бухгалтерского учета

Инвентаризация кассы

Порядок проведения инвентаризации. Отдельным этапом проведения инвентаризации является инвентаризация кассы. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. При инвентаризации кассы проверяются наличие денежных средств, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. Остаток наличных денежных средств, указанный в кассовой книге, должен соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе, что можно проверить только в ходе инвентаризации.

Оформляем результаты. Для документального оформления результатов инвентаризации кассы используем следующие документы.

Документ Форма
Акт инвентаризации
наличных денежных
средств
ИНВ-15 Применяется для отражения результатов
инвентаризации фактического наличия
денежных средств, разных ценностей и
документов (наличных денег, марок, чеков
(чековых книжек) и других), находящихся в
кассе организации. Результаты
инвентаризации оформляются актом в двух
экземплярах и подписываются всеми членами
комиссии и лицами, ответственными за
сохранность ценностей, и доводятся для
сведения руководителя организации. Один
экземпляр акта передается в бухгалтерию
организации, второй — остается у
материально ответственного лица
Инвентаризационная
опись ценных бумаг и
бланков строгой
отчетности
ИНВ-16 Опись составляется в двух экземплярах,
подписывается ответственными лицами
инвентаризационной комиссии и материально
ответственным(и) лицом(ами). Один
экземпляр передается в бухгалтерию,
второй — остается у материально
ответственного(ых) лица (лиц), который(е)
принимает(ют) ценные бумаги или бланки
документов строгой отчетности на
ответственное хранение. При наличии
бланков документов строгой отчетности,
нумеруемых одним номером, составляется
комплект с указанием количества
документов в нем

Инвентаризация завершена. Что дальше?

По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:

  • фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
  • отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по унифицированной форме ИНВ-26 <4>.

<4> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а при проведении годовой инвентаризации — записями декабря.

Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом или находящегося в оперативном учете, в первую очередь представляют интерес для организации с точки зрения управленческого учета и внутреннего контроля.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

  • излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
  • недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Е.П.Зобова

Главный редактор журнала

«Аптека: бухгалтерский учет

и налогообложение»

Новые системы оплаты труда в муниципальной аптеке. Быть или не быть?
Как восполнить пробел в законодательстве (о нормах и правилах по использованию и охране земельного участка сельскохозяйственного назначения)