Приказ о печати

Положение о круглых печатях и штампах организации образец

Положение о печатях и штампах организации образец

Самое первое Положение о круглых печатях организаций появилось почти 50 лет назад. Это была запись в ЕГСД (единой системе делопроизводства), где прописанный порядок эксплуатации штемпельных изделий в организациях, способствовал усовершенствованию работы канцелярии и налаживанию порядка в системе хранения, учета и использования штемпельных изделий учреждений. С тех пор порядок этот почти не изменился, а его использование не утратило своей актуальности и по сегодняшний день.

Для вступления Положения в законную силу и его использования, он надлежит утверждению Приказом «Об утверждении положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов». Приказ о печати организации, образец которого представлен ниже, должен обеспечить исполнение требований, прописанных в тексте Положения.

В Положении о печати организации (образец) необходимо указать следующее:

  • На основании чего сформирован документ
  • Основные термины и их расшифровка
  • Подробная опись штемпельных изделий, используемых в организации
  • Список используемых документов, на которых необходимо размещения того или иного оттиска
  • Кому из работников поручается хранение, учет и использование
  • В каких случаях предусматривают уничтожения клише
  • Порядок действий при уничтожении, перечень необходимых документов
  • Порядок действий при необходимости изготовления нового штампа
  • Ответственность за использование поддельных оттисков
  • защита штемпельных изделий

Виды штемпельных изделий в организациях, их хранение и использование

Основываясь на принятом Положении, как правило, отвечает за хранение печати организации, и ее использования директор учреждения, либо начальник отдела. Передача ее другому работнику возможна только при наличии расписки или акта передачи. Если директор назначает ответственным за хранение другого сотрудника, об этом должен быть издан соответствующий Приказ.

В зависимости от своего использования, печать может быть основной и вспомогательной. Оттиски первой используются при удостоверении подлинности документа. Вспомогательные обычно содержат всяческие дополнительные сведения: название организации, номер отдела или подразделения или вид предназначения (например: для справок, для документов и др.). Такими печатями заверяются справки, различные копии и выписки из документов и т.д.

В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др.

Возможно Вас заинтересует — заказать печать для ИП в Москве

Вести учет печатей и штампов должен сотрудник, который был указан ответственным лицом в Положении. Учет ведется с помощью отдельного журнала, где строго прописывается:

  • наименование штампа, число его поступления в организацию
  • прилагается образец оттиска данного изделия
  • в какое отделение был отдан, ФИО получившего сотрудника
  • его роспись в принятии
  • результаты проверок на наличие штампа в определенные интервалы времени

Важные, в том числе и гербовые печати хранятся и используются руководителем организации. При необходимости он может доверить ее другому сотруднику, но строго под расписку.

Для необходимого контроля за состоянием штампов, их учета и использования, иногда создаются специальные комиссии для осуществления ревизий. Затем создается акт должного образца. В случае увольнения сотрудника, ответственного за хранение и учет штампов, также необходимо провести ревизию, с дальнейшей передачей подотчетных материальных ценностей организованной комиссии. В этом случае также заполняется акта приема-передачи. Далее приказом назначается другое ответственное лицо.

Способы удостоверения документов (подпись, печать, утверждение)

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. документ удостоверение приказ приглашение

Подпись — обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.

Документы подписываются:

  • — все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) — заместителем, исполняющим его обязанности;
  • — направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, — руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей;
  • — направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) — начальниками (в отсутствие начальников — заместителями начальников) служб.
  • — внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы — доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается. Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица — председательствующий и секретарь коллегиального органа. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите «подпись» не указывается, например:

на бланке завода —

Начальник завода личная подпись И.И Иванов

на бланке службы —

Начальник службы личная подпись А.А Александров

Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода подпись И.Н. Петров

Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник планово- Начальник отдела труда экономического отдела и заработной платы

подпись Д.А. Панков подпись В.Е. Зуев

При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций — авторов документа.

Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: «И.О.», «Зам.»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.

Проставление печати

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.

Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.

Простая печать — это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.

При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например: Директор завода личная подпись О.А. Иванов

Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

Утверждение

Утверждение документа — особый способ удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты.

Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов. Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), — в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО.

Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.

Особенности учетного документа

Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.

Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:

  • нумерация страниц
  • прошнуровка документа и скрепление сургучом
  • подпись руководителя
  • сейфовое хранение

В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:

Форма готового журнала

  • номер
  • наименование штампа или печати
  • выдача
  • возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

  • цель выдачи
  • дата
  • время
  • фамилия получателя
  • роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

  • секретарь
  • делопроизводитель
  • сотрудник канцелярии
  • бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Как правильно вести учет

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи — сотрудника и ответственного за Журнал.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.