Правила по делопроизводству

Веб-клиент

Веб-клиент сервиса ЭДО

У каждого сервиса обмена есть свой веб-клиент, позволяющий работать с документами с помощью интернет-браузера. Вы просто входите на сайт оператора, загружаете электронную подпись и получаете полноценный инструмент для работы с документами. Все понятно и удобно, словно вы проверяете онлайн-почту. Здесь можно создавать, редактировать, просматривать документы, отправлять их на выгрузку или рассылать другим пользователям. Вся корреспонденция хранится в сервисе согласно требованиям законодательства РФ.

Именно здесь сосредоточена ключевая функциональность сервиса: разработчики постоянно развивают интерфейс, возможности и дополнительные фишки веб-клиента. Во многом это происходит благодаря пожеланиям и идеям самих абонентов.

Это самый доступный способ работы, подходящий практически всем. Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании со скромным исходящим трафиком документов (20-30 в месяц, а то и меньше) и несложной внутренней инфраструктурой. Зачастую в таких компаниях главный бухгалтер или директор сами работают с документами, подписывают их электронной подписью в веб-клиенте.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Прим. ред.

Интеграция с КИС

Работа с электронными документами в 1С

Но возможностей веб-клиента может не хватать, если вы ежедневно отправляете десятки документов, или каждый документ содержит сотни номенклатурных позиций. Создавать эти документы руками никаких сил и времени не хватит. При таком объеме работ в компаниях уже используются учетные системы – 1С, Галактика, SAP и другие. Интеграция сервиса ЭДО с этими системами – прекрасное решение для средних и крупных компаний, объем документооборота в которых весьма значителен.

Благодаря этой интеграции пользователи могут работать с документами в привычной учетной системе: создавать их на основе данных системы, подписывать, отправлять, получать, осуществлять проводки и хранить оригиналы. Данные входящих документов можно сразу вносить в систему, вести по ним учет и т.п. Особенно удобно работать будет тем специалистам, кто создает документы со множеством номенклатурных позиций.

Плюсом описанного способа работы, безусловно, является возможность органично интегрировать ЭДО во внутренние процессы компании. Некоторые операторы даже бесплатно предоставляют типовые интеграционные решения, которые вы можете скачать с сайта и самостоятельно установить. В иных случаях вам придется подключать вашу ИТ-службу – вопрос настройки интеграции не будет для нее проблемой.

Узнайте, как работает интеграционное решение Synerdocs и 1С.

Прим. ред.

Интеграция с СЭД

Интеграция с системой документооборота

Для многих компаний переход на ЭДО является естественным шагом после автоматизации внутреннего документооборота. Если вы используете в своей работе системы электронного документооборота (СЭД), то можете интегрировать их с сервисом обмена. Для таких систем у операторов существуют типовые коннекторы, доступные бесплатно в последних версиях СЭД. К примеру, подобный коннектор есть в системе DIRECTUM.

Преимущество интеграции ЭДО и СЭД очевидны: вы уже работаете с электронными документами, согласуете и храните их в системе, и на этапе отправки не надо ничего распечатывать. Система сама «знает», как и через какого оператора отправить электронный документ. Входящие электронные документы приходят к вам в СЭД, можно сразу же послать их на подпись руководству. Эта логика встраивается в типовые маршруты системы.

Интеграция с СЭД может быть многоуровневой. Например, документы создаются в учетной системе, согласовываются и подписываются в СЭД, там же хранятся, а отправляются контрагентам через оператора ЭДО. Важное преимущество – современные СЭД умеют управлять смешанным архивом документов, содержащим и электронные, и бумажные оригиналы. Это пригодится тем компаниям, у которых очень много контрагентов, все еще использующих традиционную почту для обмена.

Какой вариант выбрать

Чтобы еще нагляднее можно было продемонстрировать нюансы описанных нами вариантов работы, мы создали для вас таблицу.

Веб-клиент

Интеграция с учетной системой

Интеграция с системой документооборота

Кому подходит

Небольшим компаниям с незначительным объемом исходящих документов.

Компаниям, использующим в работе учетные системы. При большом количестве внешних документов, а также при сложной номенклатуре.

Компаниям, использующим СЭД для автоматизации процессов работы с документами в электронном виде. В этих компаниях очень много сотрудников, работающих с электронными документами.

Преимущества

— Быстрый старт работы

— Удобный интерфейс

— Полноценная функциональность

— Работа через любой браузер

— Бесплатное хранение прямо в веб-клиенте

— Удобный поиск и выгрузка документов

— Работа в одном приложении

— Занесение данных из входящих документов сразу в учетную систему

— Создание документов прямо в системе

— Удобная работа с документами со сложной номенклатурой

— Бесплатные типовые коннекторы

— Возможность подключения к нескольким операторам ЭДО

— Работа в одном приложении

— Удобное согласование и хранение документов

— Возможность интегрироваться со ВСЕМИ прикладными информационными системами

— Быстрый поиск и обращение к документам

— Сочетание бумажного и электронного архива документов

— Бесплатные типовые коннекторы

Возможность подключения к нескольким операторам ЭДО

Недостатки

— Неудобно отправлять сразу много документов

— Сложно создавать документы с большим числом позиций

— При отсутствии типовых коннекторов придется ждать, когда будет разработано интеграционное решение.

— Возможно придется обновить свою старую систему до актуальной версии.

Павел Овчинников, Synerdocs

Делопроизводство

Организация делопроизводства в компании поможет не затеряться в потоке официальных документов и обеспечить эффективный документооборот. В этой статье мы разберем базовые вопросы ведения делопроизводства и рассмотрим основные элементы документооборота.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие документы делопроизводства лежат в основе документооборота компании
  • как проводится организация делопроизводства
  • какие этапы включает ведение делопроизводства
  • какие задачи решает автоматизация системы делопроизводства

Деятельность любой компании так или иначе связана с созданием, учетом и хранением огромного количества официальных документов. Каждое подразделение организации, от бухгалтерии до отдела кадров, ведет свою документацию. Чтобы не утонуть в потоке официальных документов, любой компании необходимо уделять внимание эффективности делопроизводства. Можно смело утверждать, что продуктивность деловых процессов компании во многом зависит от того, насколько хорошо в ней налажена система делопроизводства.

Организация конфиденциального делопроизводства с нуля

Действующее законодательство характеризует делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. (Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Организация делопроизводства компании имеет огромное значение. Каждому без исключения сотруднику необходимы знания о том, как работать с документами: составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги. Кроме того, компания должна следить за их движением, учетом, исполнением и хранением. Делопроизводство в настоящее время представляет собой отдельную отрасль науки о работе с документацией. Ведение делопроизводства обеспечивает компанию документационным фундаментом. Устойчивость этого фундамента напрямую влияет на эффективность организации в целом. Правильно организованный документооборот может способствовать бесперебойной работе компании и, без сомнения, служит эффективным инструментом на пути к поставленным перед ней целям.

Документы делопроизводства

В настоящее время в любой организации ежедневно составляется и заполняется огромное количество официальных документов. Все документы делопроизводства подчиняются строгой классификации, что помогает упорядочить их по типам и видам. В зависимости особенностей и назначения документа, он может принадлежать к той или иной группе официальной документации.

Порядок хранения документов и передача в архив

Первым основанием классификации официальных документов организации считается отражаемый в них вид деятельности. Это могут быть общие и административные вопросы, либо управленческие процессы. Документы, касающиеся общего руководства компанией и ее производственной деятельности могут составляться сотрудниками любых подразделений. Документы делопроизводства, регулирующие управленческие процессы, как правило, составляются сотрудниками финансовых служб компании, ее функциональных подразделений: работниками бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта.

Другим основанием для определения класса документа делопроизводства является его наименование: приказ, служебная или докладная записка, акт, протокол, договор. Все эти документы различаются по своему содержанию, несмотря на то, что их оформление унифицировано.

Таким образом, организация делопроизводства в компании подчиняется следующей многоуровневой классификации документов:

  • Организационно-распорядительные документы: протоколы, решения, уставы, приказы, инструкции, положения
  • Справочно-информационные документы: акты, справки, телеграммы, докладные записки, письма
  • Документы по личному составу: трудовые книжки, заявления, договоры, характеристики, приказы и прочее.

Кроме приведенных выше классификаций существуют многие другие, позволяющие точно идентифицировать документ в системе делопроизводства. Основаниями классификации документов могут считаться:

  • Место составления

Внутренние документы (составляются работниками компании)

Внешние документы (поступают из других предприятий или от частных лиц)

Простые (освещающие один вопрос)

Сложные (посвященные нескольким связанным темам)

  • Форма

Индивидуальные (содержание документа обладает определенными особенностями)

Трафаретные (часть документа оформляется заранее, а часть заполняется при составлении)

Типовые (создаются для группы однородных предприятий)

  • Сроки исполнения

Срочные (требуют исполнения в установленный срок)

Несрочные (срок исполнения не определен)

  • Происхождение

Служебные (касаются интересов компании)

Личные (именные документы, касающиеся одного лица)

  • Вид оформления

Подлинники

Копии

Выписки

Дубликаты

  • Средство фиксации

Письменные

Графические

Фотодокументы и т.д.

Приведенные выше примеры классификации документов делопроизводства лишь частично отражают всю сложность процессов документооборота. Делопроизводство не зря выделяют в отдельную область деятельности компании: работа с официальными документами требует определенных знаний и навыков. Представление о классификации документов поможет не запутаться в их многообразии.

Организация делопроизводства

Многие компании, столкнувшись с трудностями при работе с официальными документами, принимают решение организовать систему делопроизводства для того, чтобы облегчить задачи, связанные с составлением, заполнением и оформлением деловых бумаг. Эффективное ведение делопроизводства в компании подразумевает не просто составление и хранение документов. Все официальные бумаги нуждаются в регистрации, контроле исполнения, определении срока хранения, направлении в архив организации и уничтожении после утраты их ценности. Соблюдение определенных принципов поможет найти любой документ в любое время и использовать его для принятия управленческого решения.

Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки

Организация делопроизводства в компании — важная часть процессов управления и принятия административных решений, влияющая на оперативность и качество управления. Можно выделить несколько основных задач, решаемых с помощью правильно организованных процессов документооборота в компании:

  • Документирование

Составление, оформление, согласование и изготовление документов

  • Организация работы в процессе управления

Движение, контроль исполнения, хранения и использования документов

  • Систематизация архива официальной документации

Организацию делопроизводства следует начать с создания отдельного подразделения (отдела делопроизводства) или назначения работника, в чьи обязанности будет входить работа с документами. Это зависит от объема документации, с которой регулярно работает компания. Создание подразделения, отвечающего за ведение делопроизводства можно представить как последовательность определенных этапов:

  • Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников отдела

Положение о делопроизводстве — документ, который определяет правовое положение данного подразделения компании. В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий с другими отделами. В должностных инструкциях прописывается то, как распределяется объем работы между работниками. При распределении необходимо учитывать квалификацию сотрудников, технологии ведения делопроизводства и объем работ.

  • Назначение ответственных за делопроизводство сотрудников во всех структурных подразделениях компании

Необходимо определить ответственного за делопроизводство сотрудника в каждом подразделении компании и включить в его обязанности работу с документами делопроизводства: Такое назначение осуществляется приказом руководителя компании.

  • Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству организации (Инструкция по ДОУ) — это нормативный документ, регламентирующий порядок и технологию работы с документами, процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Как любой нормативный документ компании, инструкция ДОУ утверждается руководителем компании и является обязательной для всех сотрудников. При разработке инструкции можно пользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы:

  • Правила документирования управленческой деятельности компании
  • Правила организации документооборота
  • Правила организации хранения документов делопроизводства
  • Разработка номенклатуры дел для систематизации документов

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел организации с указанным для них сроком хранения. Наличие такого перечня помогает сформировать в компании документальный фонд. Номенклатура дел — базовый документ для качественного ведения делопроизводства. Она служит основой систематизации документов компании, организации их хранения до передачи в архив или уничтожения.

Электронное делопроизводство

Организация делопроизводства — это сложная задача, требующая систематизированного подхода. Зачастую все нормативные документы, разрабатываемые на этапах организации процессов делопроизводства, не удовлетворяют потребности компании в полном объеме. Инструкция по ДОУ и номенклатура дел могут нуждаться в пересмотре и доработке некоторых положений. Тем не менее, эти нормативные документы должны быть разработаны в любой системе делопроизводства.

Ведение делопроизводства

Работа с документами делопроизводства в каждой компании включает в себя несколько основных этапов:

  • Получение и первичная обработка документов, их предварительной рассмотрение

Эффективное ведение делопроизводства начинается с правильной обработки входящей документации. Сотрудник, отвечающий за поток входящих документов, должен получить документацию, убедиться в полноте пакета документов и распределить документы внутри организации. При распределении необходимо учесть, что руководству компании направляются только важные документы, а все второстепенные сообщения, имеющие оперативное значение, распределяются между руководителями подразделений.

  • Регистрация входящих документов

Все документы, требующие исполнения или используемые в справочных целях, должны быть зарегистрированы при поступлении в компанию. Эффективная организация делопроизводства подразумевает регистрацию документов в день их поступления. Входящему документу присваивается отметка с порядковым номером, датой и названием организации-отправителя. Затем для документа определяется уникальный номер, который регистрируется в службе делопроизводства. Система делопроизводства должна следовать принципу однократной регистрации, чтобы верно учитывать и распределять все входящие документы. Регистрации подлежат все документы вне зависимости от способа их получения.

  • Рассмотрение входящих документов руководителем компании и передача их на исполнение

Оперативный анализ выходящей документации является задачей руководителя компании и ее структурных подразделений. Итогом рассмотрения входящих документов делопроизводства становится вынесение резолюции, поясняющей, кто должен стать исполнителем распоряжения руководства, какие поручения даются этому сотруднику и каков срок их исполнения. Документы с резолюцией руководителя передаются на исполнение в тот же день под роспись в журнале регистрации входящих документов.

  • Контроль исполнения и справочная работа

Контрольная деятельность включает проверку исполнения документов по существу поставленных вопросов и контроль за сроками исполнения. В обязанности службы делопроизводства входит напоминание исполнителям о сроках исполнения, анализ результатов исполнения и информирование руководства о результатах. Передача информации руководителю осуществляется в форме справки или докладной записки.

  • Создание документов

Ведение делопроизводства невозможно без создания нового потока официальных документов компании. С задачи службе делопроизводства входит разработка образцов бланков и их утверждение, определение порядка подготовки и оформления документов, оказание методической помощи и обучение сотрудников правильному оформлению документов.

  • Регистрация и отправка исходящих документов

Исходящие документы делопроизводства регистрируются сразу после их подписания. Такую документацию можно разделить на отдельные массивы: исходящие деловые письма, приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, докладные и служебные записки, договоры, акты и т.д. Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер

  • Формирование документов в дела по утвержденной номенклатуре

После завершения работы с документом он помещается в подходящее дело по номенклатуре. Заголовок дела отражает документируемую деятельность и определяет сроки хранения на основании нормативных документов. Пакет документов должен включать: входящий документ приложение к нему, документ, подтверждающий исполнение, приложения и другие документы по данному вопросу.

  • Хранение и уничтожение документов делопроизводства

Эффективная организация делопроизводства требует постоянного контроля сроков хранения документации. Документы, которые не находятся на оперативном хранении, должны своевременно передаваться по описям в архив компании. После истечения срока хранения и потери значения документы необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта.

Системы делопроизводства

Эффективное ведение делопроизводства требует постоянного совершенствования системы документооборота. Многие компании не просто организуют такую систему с учетом своих потребностей, но и автоматизируют ее, используя доступные современные технологии.

Правила регистрации документов

Если перед компанией стоит цель автоматизации системы делопроизводства, ей предстоит решить следующие задачи:

  • создать механизм документационного обеспечения компании, который облегчает подготовку и обработку документной информации
  • выбрать верную стратегию автоматизации, включая наиболее соответствующие целям организации программные продукты

Основными компонентами автоматизированной системы делопроизводства являются следующие функциональные элементы:

  • средства и правила создания документов
  • ведение электронного архива
  • поддержка документооборота на баз программно-технических платформ компании

Организация делопроизводства должна быть проведена так, чтобы все компоненты управления опирались на систему ведения делопроизводства и эффективно использовали информацию.

Автоматизация работы с документами требует от компании использования следующих технологических инструментов:

  • систем управления базами данных
  • систем поиска документов
  • систем анализа текстов
  • систем сканирования и распознавания документов
  • среды клиент-сервер
  • локальных и глобальных сетей

Кроме того автоматизированная система делопроизводства должна обеспечивать электронный информационный обмен между сотрудниками и подразделениями компании и функциональную связь автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Автоматизация делопроизводства позволяет контролировать документооборот максимально оперативно и объективно. Система регистрации документов делопроизводства позволяет отслеживать стадии обработки документа, его исполнителей и все промежуточные резолюции, что значительно ускоряет информационно-справочную работу. Хранение документов в электронной форме обеспечивает сохранность оригиналов официальной документации, облегчает промежуточный контроль движения документов, помогает структурировать и обеспечить бесперебойность делопроизводственных процессов.

Документальный и архивный фонды организации

Важность налаженной и эффективной организации делопроизводства сложно переоценить. Объем документации в повседневной работе даже небольшой компании таков, что без системы делопроизводства зачастую сложно навести порядок в официальных документах. Эффективный документооборот дает руководству объективную и полную картину происходящих в организации процессов. Структурные подразделения получают возможность действовать более слаженно, что повышает производительность труда. Потребности компании в дополнительных внутренних инвестициях снижаются, что приводит к увеличению прибыли. Таким образом, ведение делопроизводства в организации, несомненно можно считать одним из важнейших процессов.

Более подробно о том, какие документы делопроизводства лежат в основе документооборота компании, как проводится организация делопроизводства, какие этапы включает ведение делопроизводства, какие задачи решает автоматизация системы делопроизводства, читайте в других материалах “Справочника секретаря и офис-менеджера”:

  • Первые этапы делопроизводства в организации
  • Технология работы с документами. Документооборот
  • Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления