Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец

Зачем нужно положение о подотчете

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

  • Трудовой Кодекс РФ;
  • Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н.

Положение о расчетах с подотчетными лицами 2018

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Порядок выдачи денег под отчет

Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:

  • сумму аванса;
  • срок выдачи;
  • на какие цели будут потрачены деньги;
  • дату составления.

Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:

  • ФИО подотчетного лица;
  • сумма аванса;
  • срок, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.

Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.

Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.

Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:

  • командировочных расходов;
  • расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.

Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Практически в каждом бюджетном учреждении осуществляется выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет. Для того чтобы избежать ненужных проблем с контролирующими органами, список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, следует закрепить в учетной политике учреждения. Данный список необходимо обновлять при смене подотчетного лица или выбытии сотрудника. Также в учетной политике должно быть четко указано, на какие цели тому или иному материально-ответственному лицу могут выдаваться наличные денежные средства под отчет. Например, денежные средства на транспортные услуги выдаются только лицам, имеющим разъездной характер работы (например, завхозу, кассиру), а также лицам, направляемым в командировку.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет с соблюдением общих требований, установленных Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление от сотрудника, получающего данные денежные средства. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса. Заявление визируется руководителем бюджетного учреждения и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет, нет ли за подотчетным лицом остатка по предыдущему авансовому отчету, а также проставляет на заявлении статьи расходов и суммы, получаемые по ним.

Для выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения бухгалтером или кассиром заполняется расходный кассовый ордер (форма 0310002).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе групп счетов и счетов аналитического учета. Группы счетов применяются для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты. Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции, применяются счета аналитического учета (см. План счетов).

В большинстве случаев в бюджетном учреждении подотчетное лицо получает деньги на расходы по нескольким статьям расходов сразу. Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.

Пример 1. Так, 30 марта текущего года завхоз А.П. Дорохов А.П. написал заявление на выдачу денежных средств: «Прошу выдать мне денежные средства в сумме одна тысяча двести семьдесят рублей (1270 руб.) на приобретение канцелярских товаров (300 руб.), проведение поверки водяных счетчиков (850 руб.), а так же оплату транспортных услуг по маршрутному листу за март текущего года (120 руб.)».

Бухгалтер на заявлении делает следующие записи:

  • • по подстатье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» — 300 руб.;
  • • подстатье 222 «Транспортные расходы» — 120 руб.;
  • • подстатье 226 «Прочие работы, услуги» — 850 руб.

В расходном кассовом ордере (форма 0310002) будут сделаны бухгалтерские записи:

  • 1) Д 4 208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» —120 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на оплату транспортных услуг по маршрутному листу;
  • 2) Д 4 208 34 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 300 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на приобретение канцелярских товаров;
  • 3) Д 4 208 26 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 850 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на проведение поверки водяных счетчиков.

В учетной политике учреждения написано, что подотчетно лицо должно отчитаться об израсходованных подотчетных суммах не позднее трех дней со дня получения денежных средств, т.е. заполнить авансовый отчет (форма 0504049) и приложить к нему все сопутствующие первичные документы.

Оправдательным документом по транспортным расходам Дорохова служит маршрутный лист сотрудника за март текущего года. Форма бланка маршрутного листа разработана учреждением самостоятельно. В маршрутном листе указывается дата, цель поездки, вид транспорта и стоимость поездки. Сотрудник, пользующийся маршрутным листом, обязан по прибытии в пункт назначения попросить сделать соответствующую отметку в маршрутном листе (проставить штамп организации, выступающей пунктом назначения). На обороте маршрутного листа клеятся проездные билеты, которые были куплены при проезде сотрудником до места назначения и обратно. В конце месяца маршрутный лист заверяется руководителем учреждения..

При покупке канцелярских товаров в организации розничной торговли подотчетное лицо должно затребовать два документа — кассовый и товарный чеки правильно оформленные, причем на обороте кассового чека, должна стоять та же печать, что и на товарном чеке.

Следующий вид расходов в авансовом отчете завхоза Дорохова — поверка водяных счетчиков. Так как поверка счетчиков является оказанием услуги, то в данном случае завхоз должен приложить к авансовому отчету кассовый чек (услуга оплачивалась через кассу организации, которая делала поверку) и акт о проделанной работе. Документы должны быть правильно оформлены.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет Дорохова проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы.

В нашем случае на канцелярские товары завхозом Дороховым было израсходовано не 300 руб., а 296,90 руб. Поэтому бухгалтер учреждения остаток неизрасходованной подотчетным лицом суммы принимает в кассу по приходному кассовому ордеру (форма 0310001) и делает бухгалтерскую запись:

Д 4 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» — К 4 208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — 3,10 руб. — принят от завхоза Дорохова остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

В авансовом отчете завхоза бухгалтер на первой странице в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» ставит отметку:

  • • в графе 1 — счет учета;
  • • графе 2 — сумму внесенного остатка;
  • • графе 6 — номер приходного кассового ордера, по которому приходуется остаток;
  • • графе 7 — дату приходного кассового ордера.

Ниже ставится дата и подпись бухгалтера, принявшего денежные средства.

На основании авансового отчета Дорохова бухгалтер приходует канцелярские товары бухгалтерской записью:

Д 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» — К 4 208 34 660 — 296,90 руб. — оприходованы канцелярские товары, приобретенные завхозом Дороховым.

Транспортные расходы по маршрутному листу отражаются в бухгалтерском учете учреждения следующим образом:

Д 4 109 90 222 «Издержки обращения в части транспортных услуг» — К 4 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — 120 руб. — учтены транспортные расходы завхоза Дорохова.

Расходы на проведение поверки счетчиков отразятся:

Д 4 109 90 226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг» — К 4 208 26 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — 850 руб. — учтены расходы на проведение поверки счетчиков.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем бюджетного учреждения. После этого авансовый отчет Дорохова включается в подшивку всех проверенных авансовых отчетов за соответствующий месяц.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Процедура направления работника в командировку, вопросы отчетности и оплаты определены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление Правительства РФ № 749).

Работник бюджетного учреждения направляется в служебную командировку по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на определенный срок.

Документом, оформляющим командировки учреждением, является приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма 0301022, 0301023).

Также заполняется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение 2 Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»).

По возвращении из командировки предоставляется авансовый отчет со всеми оправдательными документам. Авансовый отчет работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ № 749).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Как следует из требований трудового законодательства, работнику возмещаются расходы, понесенные при командировке (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). При этом в соответствии со ст. 168 ТК РФ возмещаются:

  • • расходы по проезду;
  • • расходы по найму жилого помещения;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Аналогичная позиция предусмотрена п. 11 Постановления Правительства РФ № 749.

В учете командировочных расходов бюджетных учреждений есть и свои особенности.

  • 1. Необходимо обратить внимание на следующие регламентирующие акты, регулирующие размер оплаты командировочных расходов:
    • • постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
    • • указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ Правительства РФ № 813), на основании которого установлено, что по нормам возмещаются расходы в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а именно:
    • — расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки,
    • — расходов на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке,
    • — расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда в зависимости от категории транспортного средства (п. 1 Постановления Правительства РФ № 729).

При этом если фактические размеры расходов превышают нормативные, а также иные расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729, п. 36 Указа Правительства РФ № 813).

Расходы на бронирование и наем жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим согласно и. 18 Указа Правительства РФ № 813 по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

  • 1) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
  • 2) остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения государственному служащему возмещаются в размере 30% нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

2. Необходимость использования КОСГУ, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — Указания № 65н).

На подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ, в соответствии с Указаниями № 65н расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками, относятся:

  • • расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии подтверждающих документов (билетов);
  • • расходы по найму жилых помещений;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);
  • • расходы за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионные сборы, в том числе сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);
  • • иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя, в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
  • 3. На оплату командировочных расходов работнику выдается денежный аванс (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). Аванс может быть как выдан из кассы учреждения, так и перечислен на расчетную (дебетовую) карту учреждения или зарплатную карту работника.

При перечислении денежных средств на расчетную (дебетовую) карту должны соблюдаться требования приказа Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства» (далее — Приказ Минфина России № 199н).

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

Для правильного отражения в учете бухгалтерских записей по перечислению подотчетных сумм путем перечисления на банковские карты необходимо обратить внимание на необходимость использования счета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», который предназначен для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами (п. 230 Инструкции № 157н).

Пример 2. Работнику учреждения был перечислен аванс на командировочные расходы на банковскую карту для выполнения государственного задания по расчету:

  • • по найму жилого помещения — 2200 руб.;
  • • проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • • суточные — 400 руб.

После возвращения из командировки сотрудник составил авансовый отчет.

Расходы, согласно авансовому отчету, составили:

  • 1) по найму жилого помещения — 2000 руб.;
  • 2) проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • 3) суточные — 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения (200 руб.) работник перечислил с банковский карты.

Учреждению открыт лицевой счет в органе казначейства.

Отметим, что средства на командировку федерального бюджета — субсидия для выполнения государственного задания. В соответствии с учетной политикой командировочные расходы признаны общехозяйственными.

Произведены следующие бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Кроме того, следует обратить внимание на учет командировочных расходов работников, направленных на территорию иностранных государств, — зарубежные командировки.

Отражение в бухгалтерском учете операций по командировочным расходам

Таблица 1

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Перечисление денежных средств на командировочные расходы сотруднику на основании заявки на перечисление наличных денежных средств на карту (форма 0531844):

4 210 03 560

4201 11 610

5 600

по оплате суточных

по оплате транспортных услуг

3 000

по оплате найма жилого помещения

2 200

Получение денежных средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты, выданной органом федерального казначейства (основание — выписка):

5 600

по оплате командировочных расходов

4 208 12 560

4 210 03 560

5 600

Принятие к учету произведенных расходов подотчетного лица:

по командировочным расходам

4 109 80 212

4 208 12 660

5 400

Возвращены остатки подотчетных сумм по оплате найма жилого помещения

Внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными

4 210 03 560

4 208 12 660

Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета

4201 11 510

4 210 03 660

Оформление документов на командировку работника за границу, так же как и при командировке по России, оформляется теми же первичными документами. При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. Исключением являются командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ № 749). В этом случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по проездным документам.

По возвращении из командировки работник должен в течение трех дней представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с оправдательными документами. К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни (кроме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Кроме того, к авансовому отчету прилагаются (п. 23 Постановления Правительства РФ № 749):

  • • документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  • • документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  • • документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • • документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
  • • документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились учреждением;
  • • документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Следует обратить внимание, что документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ, что приводит к необходимости пересчета сумм иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ.

В соответствии с п. 215 Инструкции № 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Следовательно, при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бухгалтерском учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет (при выдаче денег под отчет).

Датой признания расходов по командировке признается дата утверждения авансового отчета, так как на основании п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

В связи с тем что курс Банка России постоянно изменяется, в бюджетном учете возникают курсовые разницы на дату совершения операций в иностранной валюте. В соответствии с направлением курсов иностранных валют курсовые разницы могут быть как положительными (увеличивающие стоимость обязательств), так и отрицательными (уменьшающие их).

Положительные курсовые разницы отражаются по кредиту счета О 401 10 171 «Доходы от переоценки активов», а отрицательные — по дебету указанного счета на основании справки в соответствии с п. 74, 75 Инструкции № 174н.

Пример 3. Подотчетному лицу было выдано 1000 дол. США на оплату суточных по командировке.

Курс на дату выдачи — 30,30 руб. за 1 дол. США.

Курс на дату утверждения авансового отчета — 30,32 руб. за доллар США.

Источник — субсидии на выполнение муниципального задания.

Отражение в учете в составе общехозяйственных расходов.

В учете составлены бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче валюты на командировочные расходы

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Выдана из кассы в подотчет сумма суточных (1 000 х 30,30)

4 208 12 560

4 201 34 610

30 300

Принятие к бюджетному учету произведенных расходов подотчетного лица по оплате суточных (1 000 х 30,32)

4 109 80 212

4 208 12 660

30 320

Отражена положительная курсовая разница (30 320 — 30 300)

4 208 12 560

4401 10 171

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051) либо в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (форма 0504071) (и. 218 Инструкции № 157н).

>Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

  1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
  2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
  3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
  4. Учетная политика учреждения, утвержденная на соответствующий финансовый год.
  5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник должен подготовить заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать свой бланк на основании закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:

  • назначение выплаты;
  • калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса;
  • срок, на который выдаются деньги.

Стандартным требованием является то, что на момент выдачи аванса у сотрудника не должно быть незакрытого старого аванса (п. 214 инструкции к единому плану счетов).

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже 3 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Расчеты по командировочным расходам

Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

  • проживания;
  • проезда;
  • дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть представлен до истечения 3 рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Вид расходов

Размер компенсируемых расходов

Расходы подтверждены

Расходы не подтверждены

Наем жилья

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

Суточные

100 руб. в день

Проезд поездом

Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда

Стоимость плацкарта

Проезд по воде

Не более стоимости билета:

  • для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения;
  • для парома — в каюту категории I

Стоимость билета:

  • для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения

Проезд на самолете

Не более стоимости билета в эконом-классе

Проезд автотранспортом

Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси)

Стоимость билета на общественный автобус

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Бухучет в бюджетных учреждениях, помимо единого плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Об основах бухгалтерского учета в бюджетных структурах читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.

В пп. 105–106 инструкции к этому плану счетов можно найти типовые проводки по расчетам с подотчетниками с разъяснениями. Рассмотрим выдачу средств под отчет на примере.

Пример

Бухгалтер-кассир удаленного структурного подразделения получил в кассе БУ денежные средства в размере 260 000 руб. на выплату зарплаты сотрудникам в течение 10 рабочих дней. Через неделю платежная ведомость с подписями получивших была возвращена в кассу учреждения. 27 000 руб. бухгалтер вернул в кассу в связи с тем, что один из сотрудников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020811560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Бухгалтеру-кассиру выданы наличные на выплату зарплату сотрудникам

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

Бухгалтер-кассир вернул остаток подотчетной суммы в кассу

030211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

На основании платежной ведомости отражена выданная сотрудникам сумма зарплаты

Завхозу этого же структурного подразделения на основании заявления были выданы 10 000 руб. на закупку канцтоваров и бытовой химии сроком на 5 дней. Ровно в срок завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет и товарные чеки на купленные материалы на сумму 7 500 руб. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу.

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020834560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Завхозу выданы наличные под отчет на покупку материалов для хозяйственных нужд

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020834660″ Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

2,5

Завхоз вернул неиспользованную часть денег

010536340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

7,5

Оприходованы купленные материалы на основании авансового отчета завхоза

Нормативное регулирование операций с наличностью

Необходимо отметить, что, несмотря на предоставление широких возможностей использования компаниями наличных денег, предприятия не имеют права тратить средства из кассы исключительно по своему усмотрению.

Детальный перечень случаев, когда компания может использовать наличность, изложен Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У. Пунктом 2 данного нормативного акта установлено, что ни предприниматели, ни компании не вправе по своему усмотрению расходовать выручку, поступившую в кассу. Исключения из общего предписания установлены этим же п. 2 Указаний, согласно которому прямо допускается возможность расходования наличности, поступившей в кассу компании, для выдачи под отчет.

Но в названных Указаниях не предусмотрен порядок оформления расчетов с подотчетными лицами.

Алгоритм таких действий детально описан Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 11.03.2014 № 3210-У. Общим требованием для использования наличности является организация компанией работы кассы.

Если предприятие планирует аккумулировать денежные средства в кассе, то целесообразно рассчитать и установить лимиты на соответствующий остаток. Наличие сверхлимитных денег у предприятия в конце рабочего дня не допускается.

Для оформления всех операций с наличными необходимо использовать расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер. Формы указанных документов утверждены Госкомстатом Российской Федерации в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Они применяются для оформления операций по расходованию наличности из кассы компании, в том числе и для выдачи денег на производственные нужды подотчетным лицам.

Выдача наличных денег под отчет

Пунктом 6.3 Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У прямо предусмотрено, что выдача работнику или иному лицу денег под отчет осуществляется исключительно на основании собственноручного письменного заявления соответствующего гражданина, получающего средства на производственные нужды.

Такое заявление составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием сведений о сумме подотчетных денег, сроке их выдачи на производственные нужды. Оно непременно должно иметь подпись руководителя, одобряющую предоставление наличных, и дату.

По общему правилу, установленному Центробанком Российской Федерации, заявление о получении средств на производственные нужды можно оформить на бумажном носителе. Заполнить его возможно как на компьютере, так и от руки.

Следует помнить, что подотчетные лица обязаны подтвердить расходование денег, полученных на производственные нужды. Срок отчетности равен трем рабочим дням после истечения периода, на который были выданы средства. В целях исполнения указанного предписания работник готовит авансовый отчет, который проверяется бухгалтерией компании или руководством. К нему обязательно необходимо приложить соответствующие документы, которые фактически подтверждают расходование полученных денег.

Денежные средства на производственные нужды, по которым соответствующее лицо не отчиталось, должны быть возвращены в кассу компании. Такой возврат денег оформляется по приходному ордеру. Данное правило закреплено в пункте 5 Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Также следует помнить, что до момента предоставления авансового отчета по соответствующим деньгам или возврата подотчетных средств подотчетное лицо не может получить новое финансирование на производственные нужды.

Немаловажное значение при выдаче наличных денег под отчет имеет тот факт, что Центробанк Российской Федерации в пункте 6 своих Указаний от 07.10.2013 № 3073-У прямо отметил, что лимиты наличных расчетов в размере 100000 рублей не применяются в случае выдачи средств на производственные нужды. Отсюда следует, что компании вправе предоставлять наличность под отчет без какого-либо ограничения по сумме денег, подлежащих выдаче по этому основанию.

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н, которым утвердило План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также Инструкцию по его применению. Данные нормативные документы подлежат использованию и в настоящее время.

Указанным выше Приказом Минфина предусмотрен счет 50 «Касса», который применяется для обобщения информации по операциям с наличными денежными средствами, и субсчет 50-1 «Касса организации», используемый для оформления движения денег в кассе предприятия.

Следует помнить, что по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в кассу организации, а деньги, выдаваемые предприятием, отражаются на кредите счета 50.

Указанному счету корреспондирует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который применяется в случае выдачи средств на производственные нужды или возврата таких денег в кассу предприятия.

Передача ответственному лицу наличных средств из кассы компании оформляется по дебету счета 71, которому корреспондирует кредит счета 50.

Возврат лицом, получившим деньги на производственные нужды, сумм, по которым не предоставлен авансовый отчет (неизрасходованных денежных средств), оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В силу прямого указания норм отечественного права компании, применяющие наличные расчеты, должны безошибочно вести учет всех кассовых операций и неукоснительно соблюдать кассовую дисциплину. Если данные обязанности предприятием нарушаются, то высока вероятность наложения на такую компанию штрафов, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации.