Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Не возвращенные из подотчета денежные средства — не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога. Андрей Илюшечкин, эксперт «УНП»

А был ли подотчет?

Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, — сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», — считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).

Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, — это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.

«Первичка» оформлена на работника

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом — 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».

С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».

Документов не хватает

Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?

«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», — солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.

Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг (письмо от 25.07.06 № 03-05-01-04/219).

Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.

Озадачим подотчетников

Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».

На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

  1. На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.
  2. Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.
  3. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.
  4. По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.
  5. Непотраченные деньги верните в кассу организации!

Содержание

Выдача денег под отчет.

Порядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций деньги подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности казенного учреждения, выдаются на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего следующее:

  • сумму наличных денег;
  • срок, на который выдаются деньги под отчет;
  • дату составления заявления;
  • подпись руководителя учреждения.

Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый. Как быть в таких ситуациях?

Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?

В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку. И только после того, как он вернется из командировки и отчитается по авансовому отчету, кассир будет вправе ему выдать новый аванс на приобретение запчастей, для получения которого ему необходимо будет оформить новое заявление.

Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:

  • должностными лицами – от 4 000 до 5 000 руб.;
  • юридическими лицами – от 40 000 до 50 000 руб.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 15.08.2016 № 09АП-30301/2016 признал правомерным привлечение общества к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в ситуации, когда общество осуществило 25.06.2015 выдачу наличных денежных средств в размере 22 000 руб. под отчет подотчетному лицу, полностью не отчитавшемуся по ранее (от 23.05.2015) полученному в размере 20 000 руб. авансу. Аналогичного подхода данный суд придерживался в Постановлении от 14.09.2016 № 09АП-37000/2016.

Такую же позицию высказал Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014, при этом, применив положения ст. 2.9 КоАП РФ о малозначительности правонарушения, он освободил общество от ответственности.

Учреждение направляет работника в командировку. Можно ли ему аванс на суточные (проезд и проживание учреждение оплатило самостоятельно) выдать без заявления?

В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет. Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (далее – РКО). Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций).

В порядке заполнения РКО указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО не­обязательна. Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. То есть без подписи руководителя учреждения РКО нельзя принять к бухгалтерскому учету, и, соответственно, его наличие обязательно. Аналогичное мнение было изложено в Письме Минфина РФ от 12.08.2014 № 02-03-09/40157.

В РКО по строке «Основание» отражается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

После проставления в РКО подотчетным лицом подписи кассир выдает ему наличные деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций).

Формирование авансового отчета.

Порядок заполнения и представления авансового отчета. Форма авансового отчета (ф. 0504505), а также методические указания по его заполнению утверждены Приказом Минфина РФ № 52н.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется подотчетным лицом:

  • в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Этот срок имеет смысл утвердить руководителем учреждения в локальном нормативном акте;
  • со дня выхода на работу.

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером.

В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций).

Электронный вид авансового отчета. Пунктом 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Следовательно, авансовый отчет, являющийся первичным учетным документом, может быть также составлен в электронном виде.

В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Минфин в Письме от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 разъяснил, что при формировании авансового отчета в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63-ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

От себя отметим, что переход на применение электронного вида авансового отчета вызывает много вопросов, одна из сложностей его применения связана с необходимостью наличия электронной подписи у всех участников составления авансового отчета, поэтому он еще не скоро будет широко использоваться.

Документы, прикладываемые к авансовому отчету. Для документального подтверждения несения подотчетным лицом расходов, на которые ему был выдан аванс, он прикладывает к авансовому отчету первичные документы (акты, накладные, счета и т. п.). Очень важно обращать внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ. Например, УФНС в Письме от 12.10.2007 № 28-11/097861 указало, что, если оправдательные документы на приобретение товара или выполнение работы (оказание услуги) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

При наличии достаточных оснований подобные выводы поддерживают и суды. Например, в п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, ВС РФ и толкования норм законодательства о налогах и сборах, содержащегося в решениях КС РФ за 2013 год сказано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в определенном порядке, такие денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

АС ВСО в Постановлении от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 посчитал подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ. Суд, изучив авансовые отчеты, а также приложенные к ним первичные документы, обратил внимание на следующее:

  • в указанных документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилия, инициалы);
  • в некоторых товарных чеках наименование товара указано таким образом: «хозяйственные расходы, канцелярские товары, товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки», отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «Количество», «Цена товара», нет подписи продавца.

Из вышесказанного следует, что казенному учреждению нужно требовать от подотчетных лиц ответственного отношения к документальному подтверждению понесенных расходов и приложения к авансовым отчетам правильно оформленных документов.

Завершение расчетов с подотчетным лицом (возврат неиспользованных сумм, возмещение перерасхода)

Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):

  • на оборотной стороне авансового отчета подотчетным лицом;
  • на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером.

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете. Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете.

Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы.

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам. Порядок действий учреждения для таких случаев определен ст. 137 ТК РФ, из которой следует, что работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.

Какие последствия возникают в случае, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан, но фактически удержание еще не произведено?

Во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.

Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.

В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:

  • если работодатель удержал из заработной платы работника не израсходованный им остаток аванса на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения по страховым взносам не возникает;
  • когда работодатель принимает решение не удерживать такие суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), в случае когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

НДФЛ. По поводу обложения НДФЛ в случае несвоевременного возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы официальных разъяснений контролирующих органов нет.

Из арбитражной практики можно сделать вывод, что налоговые инспекции иногда такие суммы признают доходом подотчетного лица и начисляют НДФЛ. Суды подобный подход не поддерживают, если не истек срок исковой давности.

Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:

  • отсутствуют бесспорные доказательства, подтверждающие, что данные средства были получены подотчетным лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены;
  • они не переходят в собственность работника.

Стоит отметить также, что не израсходованная подотчетным лицом сумма аванса, которая не возвращена в установленные сроки, может быть переквалифицирована налоговой инспекцией в сумму, которой работник пользуется по договору займа. Согласно п. 1 ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег.

В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика признается материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, полученными от организаций.

ФАС ПО в Постановлении от 13.03.2014 № А65-15313/2013 рассмотрел ситуацию, когда работникам юридического лица выдавались подотчетные денежные средства на приобретение ТМЦ. По состоянию на 31.12.2011 некоторыми подотчетными лицами не были представлены авансовые отчеты. Инспекция, посчитав данные денежные средства материальной выгодой работников, исчислила НДФЛ по ставке 35%.

Суд указал, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение материальных ценностей, не могут рассматриваться как доход для целей обложения НДФЛ, поскольку, если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаться НДФЛ.

Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода.

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из-за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.

* * *

В заключение выделим основные выводы:

  • При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
  • Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
  • Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

по дебету со счетами

по кредиту со счетами

Наименование операции

Корр. счет

Наименование операции

Корр. счет

Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм

50, 51, 52

Приобретение материальных ценностей, товара

07, 08, 10, 41

Потрачены средства на издержки, хознужды

20, 23, 25, 26, 44

НДС по купленным ТМЦ

Возврат остатка подотчетных денег

50, 51

Произошла просрочка возврата подотчетных сумм

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

  1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.
    Примечание: Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642
  2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите «ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами»

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание: Скачать приказ руководителя .doc 38 Кб
ООО «Гаспром»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
ПРИКАЗ № 1984
о выдаче подотчетных сумм из кассы
г. Киров …. …… …. … … … … 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:
Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.
Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.
Директор __________ А.В. Мюллер
С приказом ознакомлен(а):
________ Е.В. Иванов
________ А.С. Петрова
14.09.2019

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

Важно!1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100000 рублей по одному договору.

к меню ↑

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Примечание: Руководитель компании также может получить деньги лишь при наличии письменного заявления.

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать: сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа, при этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников.

Примечание: Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения:

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • суммы наличных денег;
  • срока, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

Примечание: Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег. Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642

2. Проверять задолженность ?

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету, выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс, из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У убрали.

3. Оформить выдачу денег, проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

  • запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
  • запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Примечание: Порядок выдачи денег под отчет следует закрепить в учетной политике организации.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

к меню ↑

4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

5. Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

к меню ↑

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Примечание: (п. 6.3 Указания Банка России 3210-У ВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ с банкнотами Банка России).

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

к меню ↑

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника, связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Важно! Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться, кассовая книга может не вестись!!!

к меню ↑

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует выданные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.

Примечание: Абзацы 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Нужно ли применять ККТ, если организация покупает товар через подотчетника

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182, от 20.08.2018 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Нужно ли пробивать чек, когда организация выдает деньги подотчетнику, а также когда он возвращает остаток денег в кассу

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

к меню ↑

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Примечание: Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

Примечание: Совместное письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню ↑

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель. Только по документу с его визой можно учитывать расходы. Но если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце. Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

  • если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
  • если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Другие вопросы

  • Наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы
    Организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет. Т.к. вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией
  • Может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации
    Да, может. Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
  • Нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги в под отчет, договор о полной материальной ответственности
    Нет, не нужно. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

к меню ↑

Универсальный бланк Авансового отчета

С 2013 года было разрешено использовать свои бланки, а не унифинированные. Поэтому можно отказаться от унифицированного бланка авансового отчета — формы № АО-1. А разработать свою форму об авансовом отчете. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Остальные поля из формы отчета по авансовым суммам можно убрать.

Бланк скачать: Унифицированная форма авансового отчета форма АО-1.xls Excel (58 кб)

к меню ↑

Новый бланк авансового отчета

Унифицированный бланк форма АО-1 очень громоздкий, там много ненужных полей. Таблица, где отражаются бухгалтерские записи — не нужна. Поскольку проводки можно увидеть в регистрах бухучета.

Примечание: Пример заполнения авансового отчета при командировке .docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза — это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Упрощенная форма авансового отчета.xls Excel (48 кб)

ПОДОТЧЕТ, УДЕРЖАНИЕ остатка с ЗАРПЛАТЫ проводки

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

к меню ↑
Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде