Первичные учетные документы

Комментарий к п. 2 ст. 9

Пункт 2 ст. 9 комментируемого Закона содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ.
В соответствии с аналогичной нормой, содержавшейся в п. 2 ст. 9 прежнего Закона о БУ, перечень обязательных реквизитов был установлен для документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

С одной стороны, с 2013 г. применение унифицированных форм не является обязательным. Поэтому соответствующая оговорка в тексте нормы п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не воспроизведена. С другой — перечень обязательных реквизитов теперь применяется к любым формам учетной документации, используемой организацией (экономическим субъектом).

Все основные обязательные реквизиты сохранены. Однако имеются и некоторые особенности.

Во-первых, фактически расшифровано прежнее название реквизита «измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении» — под ним понимается количество в натуральном измерении, единица измерения и сумма оценки соответствующего актива или обязательства.

Во-вторых, в соответствии с общим изменением терминологии в наименовании реквизитов используется понятие факта хозяйственной деятельности (вместо хозяйственной операции).

Наконец, в-третьих, на наш взгляд, самым существенным изменением является то, что первичные документы теперь могут подписывать не только лица, ответственные за правильность его оформления, но и лица, ответственные за совершение (правильность совершения) сделки или события.

>Комментарий к п. 3 ст. 9

Данное требование также перенесено из прежнего Закона о БУ практически дословно. Изменения коснулись терминологии.

Комментарий к п. 4 ст. 9

Норма п. 4 принципиально новой не является. Руководитель организации и ранее имел право (или был обязан) утверждать формы первичной учетной документации. Разница в том, что ранее это касалось только тех форм, которые не были унифицированными. С 2013 г. руководитель экономического субъекта обязан утверждать исключительно все формы, используемые в организации.

Следует обратить внимание на то, что образцы форм на утверждение должно представлять лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, в том случае, когда обязанности по ведению бухгалтерского учета передаются сторонней организации (на условиях договора аутсорсинга или аналогичного), представлять формы документов должен специалист, с которым заключен соответствующий договор.

В организациях государственного сектора (на которые действие п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не распространяется) порядок применения форм первичных учетных документов регулируется отдельными нормами Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, а также Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

При этом, как следует из Перечня унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (Приложение 1 к Приказу Минфина России от 15.12.2010 N 173н), организациями государственного сектора могут применяться формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления» ОКУД), а также формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД (то есть те, которые ранее применялись хозяйствующими субъектами иных отраслей и видов деятельности). Таким образом, альбомы унифицированных форм первичной учетной документации могут по-прежнему использоваться в практике документооборота между экономическими субъектами, хотя и в ограниченном масштабе.

Комментарий к п. 5 ст. 9

Принципиально новым в норме п. 5 ст. 9 является упоминание об электронных документах и об электронной цифровой подписи.

Как уже отмечалось, действующий в настоящее время Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утрачивает силу с 1 июля 2013 г. Вместо него после указанной даты должен вступить в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ введены, в частности, следующие основные понятия:

  • электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
  • электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
  • закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
  • открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

При использовании открытых ключей подписи дополнительные расходы, связанные с применением ЭЦП, как правило, минимальны, а дополнительных мероприятий по обеспечению сохранности сертификата ключа подписи не требуется. Однако на практике при осуществлении коммерческих расчетов, расчетов, связанных с получением бюджетных средств, представлением бухгалтерской и иной отчетности, наиболее целесообразным представляется использование закрытого ключа.

Условия признания ЭЦП установлены нормами ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

  • сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления установлены ст. 16 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

В Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который должен вступить в силу с 1 июля 2013 г., существенно изменена терминология. В частности, введены понятия неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей, а также уточнен порядок получения сертификатов ключей, организации взаимодействия между организациями, использующими электронные подписи, и удостоверяющими центрами.

Статьей 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ специально оговорено, что сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 г., признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Комментарий к п. 7 ст. 9

Отличия нормы нового Закона о бухгалтерском учете, регулирующей порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, от ранее действовавшей также можно считать существенными.

Во-первых, уточнен порядок внесения исправлений. Ранее исправления в первичные учетные документы могли вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. При этом оставалось неясным, каким образом должно было оформляться указанное согласование. Теперь же фактически установлено, что для подтверждения согласия заинтересованных лиц достаточно их подписи (и расшифровки подписи). То есть, например, при необходимости внесения исправлений в авансовый отчет исправления должны быть подтверждены не только тем, кто фактически их вносил (бухгалтера), но и подотчетным лицом. Исправления в двусторонних актах (например, при оформлении приемки выполненных работ или оказанных услуг) должны подтверждаться представителями обеих сторон, подписавшими документ, и т.д.

Следует обратить внимание еще на одну деталь. Нормой п. 5 ст. 9 прежнего Закона о БУ прямо запрещалось внесение исправлений в кассовые и банковские документы. В новом Законе о бухгалтерском учете эта норма фактически расширена. Вместе с тем измененная норма обязывает бухгалтера точно знать, что внесение исправлений в тот или иной первичный учетный документ не запрещено.

В настоящее время, по нашим данным, действует один явно сформулированный запрет на внесение изменений: в соответствии с п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Приказом Банка России от 12.10.2011 N 373-П, не допускается внесение исправлений в кассовые документы.

Внесение исправлений в банковские документы (подготавливаемые организациями, находящимися на расчетно-кассовом обслуживании), скорее всего, будет невозможно по факту — представитель кредитной организации просто не будет принимать к исполнению документы с исправлениями.

Комментарий к п. 8 ст. 9

Изъятие бухгалтерских документов может производиться, в частности, при проведении мероприятий налогового контроля, при производстве дел об административных правонарушениях, в рамках производства по уголовным делам. Порядок и правила изъятия документов установлены соответствующими Кодексами — НК РФ, КоАП РФ, АПК РФ, УПК РФ и т.д. Так, в частности, порядок изъятия документов в порядке административных процедур регулируется ст. 27.10 КоАП РФ. При осуществлении налоговых проверок и расследований по уголовным делам изъятие документов производится, как правило, в рамках выемки.

Пунктом 100 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Особенности изъятия электронных документов на уровне законодательства пока не определены. По нашему мнению, в данном случае речь должна идти об изъятии носителей, на которых размещены такие документы. Следовательно, правило об изготовлении копий электронных документов на практике следует понимать как предоставление бухгалтерии (документы которой изымаются) возможности сделать бумажные и (или) электронные копии (на другом носителе) изымаемых документов.

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Закон о бухгалтерском учете продолжают совершенствовать

Елена Диркова, директор ООО «Инкубатор для бухгалтера»

Журнал «Документы и комментарии» № 2, январь 2014 г.

С 1 января 2014 года Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) действует в новой редакции. Изменения в него внес Федеральный закон от 21.12.13 № 357-ФЗ. Неожиданными для профессионального сообщества они не стали. Пожалуй, самая эффектная новость – это то, что в Законе № 402-ФЗ появились такие понятия, как мнимые и притворные объекты бухгалтерского учета. Их отражение в учете влечет умышленное искажение бухгалтерской отчетности. (Федеральный закон от 21.12.13 № 357-ФЗ)

Общие требования к ведению бухгалтерского учета

В первую очередь мы рассмотрим нововведения, затрагивающие повседневную работу бухгалтеров компаний.

Оформление первичных документов

Итак, изменен подпункт 6 пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Согласно прежней редакции, лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий.

Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Правильность больше не упоминается. Спрашивается: в чем разница?

Если вдуматься, то ответственность за правильность подразумевает отдельный контроль. А это функция службы внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-11/2013). Одновременно возникало впечатление, что в процесс создания документов должны вовлекаться лица, отвечающие за их оформление, то есть за содержание формы или шаблона, предназначенных для подписания. Между тем формы документов должен был утвердить руководитель компании. В итоге прежняя формулировка лишь запутывала документооборот.

Ответственность же за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов.

Документооборот

Дополнен пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. У лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен обеспечить своевременную передачу первичного документа для принятия его к учету. По сути, работник, подписавший документ, обязан принести его в бухгалтерию.

Требование своевременности раскрывается в графике документооборота. Со сроками, в нем установленными, работника нужно ознакомить под подпись. Их соблюдение относится к его трудовым обязанностям и может быть включено в должностную инструкцию.

Формы первичных документов

Внесены изменения в пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

До 1 января 2014 года руководитель компании утверждал формы первичных учетных документов. Теперь он формы не «утверждает», а «определяет».

Чем руководствовался законодатель в данном случае?

Дело в том, что действия по определению форм шире, чем действия по их утверждению. Ведь некоторые формы установлены подзаконными нормативными актами. Их соблюдение является общеобязательным, в локальном утверждении они не нуждаются. К этой категории относятся, в частности, кассовые документы, транспортные накладные при автомобильных и железнодорожных перевозках грузов, приемосдаточные акты на металлолом.

Кроме того, руководителю не имеет смысла утверждать формы, разработанные Госкомстатом России и утвержденные его постановлениями. Разумеется, если компания применяет эти формы без каких-либо отступлений.

То же самое относится и к форме универсального передаточного документа (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96).

Но по-прежнему утверждаются в составе учетной политики формы, разработанные компанией самостоятельно (п. 4 ПБУ 1/2008). Также требуют утверждения дополнения в общеобязательные формы. А вот исключать из них реквизиты, предусмотренные органами власти, недопустимо.

Наконец, если форма первичного учетного документа специально согласована договором, то речь идет скорее об определении формы руководителем, чем о ее утверждении (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261).

Основа для составления отчетности

Дополнены пункт 3 статьи 10, пункт 1 статьи 13 Закона № 402-ФЗ.

Теперь четко установлено, что бухгалтерская отчетность должна формироваться на основании:

– данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;

– информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.

Что привнесла эта поправка?

По поводу ведения регистров законодатель уточнил: «Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета». Эта формулировка подразумевает недопустимость двойной бухгалтерии. Она была использована в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 (разд. «Счета бухгалтерского учета»). В частности, под нее подпадают неофициальные выплаты заработной платы.

Между тем на счетах не отражается и в регистры не заносится информация заведомо описательного характера. Например, об изменениях в учетной политике, условных обязательствах и условных активах. До утверждения федеральных и отраслевых стандартов нужно соблюдать требования к раскрытию информации, предусмотренные ПБУ (п. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ).

Введены понятия новых объектов

Законодатель ввел в нормативный обиход новые термины – мнимые и притворные объекты бухгалтерского учета. Отражение в регистрах таких объектов нарушает достоверность бухгалтерской отчетности.

Достоверность и ответственность

Дополнения внесены в пункты 1 и 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Достоверное представление финансового положения, финансовых результатов и движения денежных средств требует правдивого отображения последствий совершенных операций, других событий и условий в соответствии с определениями и критериями признания активов, обязательств, доходов и расходов. В общем случае можно выделить три источника недостоверности отчетности:

1) недостоверность первичных учетных документов, на основании которых внесены записи в регистры бухучета;

2) несоответствие показателей отчетности данным, содержащимся в регистрах;

3) ненадлежащая учетная политика.

Согласно поправкам, внесенным в Закон № 402-ФЗ, за достоверность данных, содержащихся в первичном документе, отвечает лицо, его подписавшее.

Лица, ведущие бухучет, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Действительно, документы, оформленные на не имевшие места факты хозяйственной жизни, не подлежат отражению в регистрах. Однако бухгалтер не всегда осведомлен, имели ли место факты хозяйственной жизни, отраженные в первичных документах.

Пример 1

В бухгалтерию представлены документы, удостоверяющие доходы от аренды станков. Однако по данным бухгалтерского учета такие станки в компании отсутствуют. Документы об их передаче арендатору в бухгалтерию не поступали, поэтому обязательная инвентаризация станков не проводилась.

Бухгалтер столкнулся с противоречивой информацией. Что делать в таких случаях – закон прямо не регламентирует. Но универсальный подход состоит в том, чтобы направить руководителю докладную записку и действовать согласно его письменному распоряжению (подп. 1 п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Мнимые и притворные объекты

Дополнения внесены в пункт 1 статьи 9, пункты 2 и 3 статьи 10 Закона № 402-ФЗ.

Финансовое ведомство уже предупреждало: не должны приниматься к учету документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С 1 января 2014 года эта формулировка включена в закон.

В Законе № 402-ФЗ появились определения мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета. Из этого не следует, что расширен перечень объектов бухгалтерского учета, установленный в статье 5 Закона № 402-ФЗ.

Речь идет все о тех же объектах, но реально не отвечающих установленным для них критериям.

«Узаконивание» мнимых и притворных объектов объясняется присоединением России в феврале 2012 года к Конвенции по борьбе с подкупом иностранных должностных лиц при осуществлении международных коммерческих сделок (Федеральный закон от 01.02.12 № 3-ФЗ).

Согласно Рекомендациям по применению Конвенции (разд. V»А»), страны-участницы должны:

– добиваться от компаний ведения точного учета полученных и израсходованных ими сумм с указанием того, по какому поводу происходит получение и расходование средств;

– ввести запрет на совершение компаниями скрытых сделок или ведение ими неучтенных счетов;

– применять адекватные санкции за пропуски, фальсификации и злоупотребления в сфере бухгалтерского учета.

Пример 2

Охранные услуги компании не оказывались, однако на основании документов была сделана учетная запись:

Дебет 26 Кредит 76.

В результате возникли мнимый расход (в отчете о финансовых результатах – по статье «Управленческие расходы») и мнимое обязательство (в балансе – по статье «Кредиторская задолженность»). В погашение последнего были перечислены денежные средства:

Дебет 76 Кредит 51.

На основании заключения службы внутреннего контроля первая проводка была сторнирована, а безналичный платеж квалифицирован как недостача денег.

Отметим, что перевод денежных средств по подложным документам на счета нерезидентов влечет уголовную ответственность (ст. 193.1 Уголовного кодекса РФ).

Мнимые и притворные объекты возникают не вследствие ошибки. Они порождены умыслом. Что касается мнимых и притворных сделок, то они ничтожны. Объекты бухучета возникают как последствия сделок. Но если последствия мнимых сделок компания вправе проигнорировать самостоятельно, то последствия притворных сделок может отменить только суд, да и то по иску не всякого лица (п. 3 и 4 ст. 166 ГК РФ). Эти нюансы нужно иметь в виду в отношении соответствующих (мнимых или притворных) объектов бухучета.

Примером притворных сделок может служить продажа объектов по заниженным ценам (постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.11 № А65-19357/2009).

А нельзя ли использовать для борьбы с последствиями притворных сделок требование приоритета содержания перед формой (п. 6 ПБУ 1/2008)?

На этот вопрос нужно ответить отрицательно. В развернутом виде указанное правило гласит: учетная политика должна обеспечивать отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Это требование можно применить на стадии оформления первичных документов.

Но самостоятельно пересматривать первичные документы, представленные для принятия фактов к учету, бухгалтер не вправе.

Обязательный аудит

Следующий блок нововведений касается компаний, отчетность за 2013 год которых подпадает под обязательный аудит (изменения внесены в п. 10 ст. 13 и п. 2–4 ст. 18 Закона № 402-ФЗ).

Напомним, что ранее Закон № 402-ФЗ обязывал компании представлять бухотчетность вместе с аудиторским заключением. Данная норма распространялась на все случаи представления – не только в орган государственной статистики, но и в налоговую инспекцию (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Причем это правило начало действовать с 1 сентября 2013 года, когда сроки подачи отчетности за 2012 год уже истекли.

С 1 января 2014 года законодатель свои требования смягчил.

Во-первых, аудиторское заключение необходимо представлять лишь в дополнение к обязательному экземпляру годовой отчетности. Как известно, обязательный экземпляр предназначен для органа статистики. В иные инстанции, в том числе в налоговую инспекцию, аудиторское заключение направлять не нужно.

Во-вторых, представлять аудиторское заключение одновременно с отчетностью необязательно. Для его подачи установлены специальные сроки: не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой аудиторского заключения, но не позднее 31 декабря года, следующего за отчетным.

Нелишним будет напомнить, что в бумажном варианте аудиторское заключение прошивается с той отчетностью, на которую оно выдано.

Итак, начиная с этого года обязательные аудиторские заключения входят в государственный информационный ресурс.

Разработка Федеральных стандартов

В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета. Надо признать, что процедура их принятия, первоначально прописанная законодателем, представляется весьма длительной и затратной. Теперь она отчасти упрощена (соответствующие изменения внесены в п. 2–4, 7 и 8 ст. 27 Закона № 402-ФЗ).

А именно: опубликования соответствующих материалов в печатном издании, определяемом Минфином России, не требуется. Достаточно их размещения на официальных сайтах главного финансового ведомства и разработчика.

Мотивы такого решения вполне очевидны.

Ведь пресса значительно уступает информационно-телекоммуникационной сети в оперативности и доступности.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

  1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
  2. Выставление счетов для оплаты.
  3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
  4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
  5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

Контракт В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров.

Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.

Счет-оферта
  • В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем.
  • Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С.
  • Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать.
  • Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
Платежная документация Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
Товарная накладная
  • Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара.
  • В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
Акт про выполнение работ или оказание услуг Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
Счет-фактура Важным документом является счет-фактура, при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

Классификация бухгалтерских документов

Главные положения

Рекомендации по закону

Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

Статья 60.1. Последствия признания недействительным решения о реорганизации юридического лица

Статья 60.2. Признание реорганизации корпорации несостоявшейся

Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

Общие инструкции по применению

ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

  • наименование документа;
  • точная дата проведения операции;
  • в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
  • название структуры, которая составляет документ;
  • сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

Такие документы разделяют на следующие группы:

  • учет оплаты труда;
  • учет произведенных кассовых операций;
  • учет основных средств;
  • учет строительных и ремонтных работ.

Gross и net зарплата — часто встречающиеся на международном рынке труда термины, обозначающие разные виды зарплат.

Если вам нужно узнать код должности директор согласно ОКПДТР — посмотрите

Правила заполнения

Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

Основные правила:

  • разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
  • составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
  • допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
  • в документе отражаются все возможные реквизиты;
  • при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

Исправление содержания

Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

Можно использовать только три следующих способа:

  • дополнительная запись;
  • способ сторнировочный;
  • способ корректурный.

Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.