Материалы в бюджетной организации

Учет материальных запасов

К материальным запасам относятся:

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ.

Учреждения приобретают строительные и хозяйственные материалы, продукты питания и перевязочные средства, ГСМ, материалы для учебных целей, корма и фураж, материалы для научных целей, тару и другие. Экономичное и правильное использование материальных ценностей по назначению требуют правильной и своевременной организации их учета.

Состав и размер материальных запасов определяется характером работы учреждений.

Основными задачами учета материалов являются:

1. Контроль за сохранностью и движением их на складах и по местам непосредственного расходования.

2. Правильное и своевременное документальное отражение операции по движению материальных ценностей;

3. Контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользованных материалов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

4. Контроль за бережным расходованием материальных ценностей и за соблюдением норм их расходования.

Учет материальных запасов ведется на счете 010500000 «Материальные запасы». Счет предназначен для учета материальных запасов в форме сырья и материалов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи.

Счет 010500000 имеет следующие аналитические счета:

010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

010502000 «Продукты питания»;

010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

010504000 «Строительные материалы»;

010505000 «Прочие материальные запасы»;

010506000 «Готовая продукция».

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и лечебно-ветеринарных и других учреждениях.

На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

На счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица);

лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т.п.);

строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т.п.);

металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т.п.);

санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.);

электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т.п.);

химико-москательные (краска, олифа, толь и т.п.) и другие аналогичные материалы;

готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т.п.);

оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 010505000 «Прочие материальные запасы» учитываются следующие виды материальных запасов:

спецоборудование для научно-исследовательских и опытноконструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров до передачи его в научное подразделение;

молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости; приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота; посадочный материал;

реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научноисследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений;

канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);

медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных средств и дорогостоящих медикаментов), используемые в учреждениях, кроме медицинских учреждений;

возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.) как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;

корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

книжная, иная печатная, в том числе сувенирная продукция, кроме библиотечного фонда;

запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

материалы специального назначения.

Счет 010506000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход.

Бюджетное учреждение имеет определенные нормы запасов материальных ценностей, которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и расхода организации материально-технического снабжения и условного хранения.

Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации.

Выявление сверхнормативных запасов одних видов материалов не может служить оправдательным обстоятельством при недостатке норм запасов по другим видам.

Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка против норм.

Для учета материальных ценностей необходима правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

Систематизирующий перечень всех материалов, используемых учреждением, с точным их наименованием представляет единую номенклатуру каждому наименованию материалов, в этом перечне присваивается номер, устанавливаются единые измерения и проставляется цена.

В крупных бюджетных учреждениях в наличии может находиться больше количества различных материалов, поэтому для правильности их учета должна быть разработана классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов.

Для сокращения учетной номенклатуры материалов однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости.

1) Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается:

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), в том числе налог на добавленную стоимость (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

— таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;

— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;

— суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;

— суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием);

— иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

2) Фактическая стоимость материальных запасов определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия материальных запасов к бухгалтерскому учету в случаях, когда оплата производится в валюте Российской Федерации в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах), кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

3) Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов.

4) Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.

5) Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в размере стоимости, предусмотренной в договоре.

6) Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте Российской Федерации путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности, заведующий складом обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов по данным, указанным в документе.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.).

Поступление материалов оформляется распиской материальноответственного лица на документах поставщика.

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Материалы хранятся в специальных приспособленных помещениях (склады, кладовые), оснащенных измерительными приборами, обеспечивающими точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов.

Ответственность за приемку хранения и отпуск материальных ценностей возлагается на материально-ответственное лицо.

Ответственность материально-ответственного лица наступает в соответствии с действующим трудовым законодательством. С материально-ответственным лицом заключается письменный договор о полной материальной ответственности. Если в учреждениях имеется несколько хранилищ в отдельных филиалах, то за каждым из них закрепляется определенная группа материалов, хранилищу присваивается номер, который проставляется на всех расходных и приходных документах. Материалы должны размещаться в стеллажах с ярлыками (наименование, марка, сорт, единица измерения, размер, номер, цена).

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и материальных ценностей, а также ежемесячно сверяет их остатки, числящиеся по оборотным ведомостям, с остатками, показанными в карточках учета материальных ценностей кладовщика.

Выдача материалов производится по документам, утвержденным руководителем учреждения.

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих документов:

требование-накладная (ф.0315006);

меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

ведомость на выдачу кормов и фуража (ф.0504203); ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов:

меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202); ведомость на выдачу кормов и фуража (ф.0504203); ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

путевой лист (ф.ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) — применяется для списания в расход всех видов топлива; акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Списание готовой продукции при ее отпуске заказчику отражается по фактической себестоимости на основании требования-накладной (ф. 0315006), накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007).

В конце каждого месяца кладовщик сдает в бухгалтерию отчет о движении материалов.

В бухгалтерии на основании данного отчета о всех поступлениях и расходах по каждому виду материалов производится запись в оборотные ведомости как в натуральном, так и в денежном выражениях по каждому материально-ответственному лицу в разрезе соответствующих синтетических субсчетов.

Материалы в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании оправдательных документов (счетов-фактур, актов, накладных и т.д.). В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы, наименование, количество, сумма, дата и роспись материально-ответственного лица, принявшего эти ценности.

Списание (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости.

Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение данного месяца.

Аналитический учет материальных запасов, за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в Книге учета животных.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Операции по движению материальных запасов представлены в табл. 25.

Корреспонденции по движению материальных запасов

Таблица 25

Счет 105 материальные запасы в бюджетном учреждении

Материальные запасы учитывайте на счете 105.00 «Материальные запасы». Его аналитика зависит от вида ценностей:

Наименование ценностей Аналитика счета 105.00
Медикаменты и перевязочные средства 105.01
Продукты питания 105.02
Горюче-смазочные материалы 105.03
Строительные материалы 105.04
Мягкий инвентарь 105.05
Прочие материальные запасы 105.06
Готовая продукция 105.07
Товары 105.08
Наценка на товары 105.09

Конкретный перечень материалов, которые учитываются на том или ином аналитическом счете, можно посмотреть в пункте 118 Инструкции № 157н.

Последние изменения в учете материалов произошли с 1 января 2018 года. Они связаны с вступлением в силу Федеральных стандартов бухгалтерского учета. Так, пунктами 54–56 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» установлен порядок определения стоимости безвозмездно полученных материалов, не учтенных ранее объектов, а также материалов, которые получили при разборе, утилизации и ликвидации имущества. Такие МЗ нужно учитывать по справедливой стоимости. Рассчитать ее можно методом рыночных цен. Как определить рыночную цену читайте в рекомендации Системы Госфинансы.

Учет поступления материалов в бюджетном учреждении

Материальные запасы можно приобрести за плату или получить безвозмездно от других организаций. Кроме того, материалы могут образоваться в процессе деятельности учреждения. Например, при ликвидации основного средства. Рассмотрим, как учесть поступление МЗ во всех трех случаях.

Важно не ошибиться в отнесении объекта к материальным запасам или основным средствам. Как правильно и не запутаться смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Случай № 1. Приобретение материалов договорам за плату у поставщиков

Основание для оприходования материалов в первом случае – первичные документы, которые предоставит поставщик. Это могут быть счета, счет-фактуры, накладные, а также документы, подтверждающие качество товаров.

Материалы, которые приобрели у поставщиков, нужно отражать в бухучете по фактической стоимости. В дальнейшем эта стоимость не меняется. Исключение – переоценка МЗ.

В таблице ниже приведены типовые проводки для первого случая поступления материальных запасов.

Операция Дебет Кредит
Расходы понесены в рамках одного договора
1. Поступили материальные запасы по фактической стоимости:
– от поставщика по безналичному расчету; 0.105.XX.340 0.302.34.730
– от подотчетника 0.208.34.660
Расходы понесены в рамках нескольких договоров
1. Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов:
1.1 при безналичном расчете:
– расходы по договору поставки; 0.106.X4.340 0.302.34.730
– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку) 0.302.XX.730
– пошлины 0.303.05.730
1.2 при расчетах через подотчетника:
– расходы на приобретение материальных запасов; 0.106.X4.340 0.208.34.660
– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку) 0.208.XX.660
2. Приняты к учету материальные запасы по сформированной фактической стоимости 0.105.XX.340 0.106.X4.340

Случай № 2. Материалы поступили по договору дарения безвозмездно

Во втором случае поступление МЗ оформляют также, как и в первом. Но при отсутствии первичных документов необходимо составить приходный ордер (ф. 0504207). Этот документ подтвердит, что учреждение получило материалы.

Если учреждение получает материалы от организации или физического лица, нужно заключить договор дарения в устной или в письменной форме. В устной форме можно заключать договоры с гражданами на любую сумму и с организациями, если сумма договора не больше 3000 руб. Форму договора дарения и заполненный образец смотрите в Системе Госфинансы.

При поступлении материалов от организаций госсектора, они должны предоставить извещение (ф. 0504805). На основании данного документа можно принять МЗ к учету.

Ниже приведены типовые проводки по безвозмездному получению материалов.

Операция Дебет Кредит
1 Отражено безвозмездное поступление материальных запасов:
– в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании извещения ф. 0504805 и первички); 0.105.XX.340 0.304.04.340
– при закреплении права оперативного управления в случае получения от органов власти и госучреждений (на основании извещения ф. 0504805 и первички); 4.401.10.189
– от организаций и граждан (кроме случаев закрепления права оперативного управления); 2.401.10.189
– от наднациональных организаций и правительств иностранных государств; 2.401.10.152
– от международных финансовых организаций 2.401.10.153

Случай № 3. Поступление материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения

Ниже приведены основные случаи, когда в учреждении могут образоваться материалы и типовые проводки, по их отражению в бухучете.

В процессе деятельности учреждения МЗ могут образоваться в результате:

  • выявления излишков:
Операция Дебет Кредит
1. Оприходованы излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации 0.105.XX.340 0.401.10.189
  • ликвидации ОС:
Операция Дебет Кредит
1. Поступили материальные запасы от ликвидации (разборки, утилизации) основных средств 0.105.XX.340 0.401.10.172
  • демонтажа и ремонта имущества:
Операция Дебет Кредит
1 Оприходованы МЗ после ремонта, демонтажа ОС 0.105.33.340
0.105.36.340
0.401.10.189
2 Оприходованы МЗ после разукомплектации, ликвидации ОС 0.105.XX.340 0.401.10.172
  • воpмещения ущерба виновным лицом:
Операция Дебет Кредит
1. Оприходованы материальные запасы, поступившие от виновного лица 0.105.XX.340 0.401.10.172
  • от собственного производства:
Операция Дебет Кредит
1. Оприходованы материальные запасы, изготовленные собственными силами (хозяйственным способом) 0.105.XX.340 0.106.X4.340

Учет списания материалов в бюджетном учреждении

Списывать материалы в бухучете учреждение может по разным причинам. Например, при выдаче МЗ в эксплуатацию или производство, при выявлении недостачи или в случае порчи имущества. В зависимости от причин списания бухгалтер определяет форму документа, на основании которого будет произведено списание материалов в бухучете.

В таблице ниже приведен перечень документов, которые могут быть использованы при списании МЗ.

Причина списания материалов Какими документами оформить
МЗ передаются от одного МОЛ другому с целью выдачи имущества в эксплуатацию

Операцию можно оформить одним из следующих документов в зависимости от вида передаваемых в эксплуатацию материалов:
— меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
— требование-накладная (ф. 0504204);
— ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
— ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203).

МЗ списываются с баланса при выдаче в эксплуатацию или производство

Выбор формы первичного документа зависит от вида списываемых МЗ:
— ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
— меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
— акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
— акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
— ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
— путевой лист для списания в расход всех видов топлива.

МЗ списываются при выявлении недостачи — акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
— акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Искать формы и образцы в Системе Госфинансы

Формы и образцы для подписчиков Системы Госфинансы

Существуют два способа определения стоимости, по которой можно списать материалы:

Способы определения стоимости списания МЗ Описание способа
1. Фактическая стоимость каждой единицы материалов При списании нужно взять фактическую стоимость единицы МЗ. Для этого бухгалтеру должно быть известна поставка той или иной единицы
2. Средняя стоимость Чтобы определить среднюю стоимость списания МЗ (на дату списания) нужно: к стоимости остатка материальных запасов на начало месяца прибавить стоимость материальных запасов, поступивших за месяц, эту сумму разделить на количество материальных запасов на начало месяца и прибавить количество материальных запасов, поступивших за месяц

При списании материалов используйте типовые проводки, которые приведены в таблице ниже.

Дебет счета Кредит счета
1. Списание материалов, которые израсходовали в процессе деятельности 0.401.20.272 (109.00 – если формируют себестоимость) 0.105.ХХ.440
2. Передали материалы для изготовления НФА 0.106.ХХ.300 0.105.ХХ.440

Учреждение может выдавать материалы в пользование своим сотрудникам. Например, это может быть форменная одежда. В этом случае материалы после списания с баланса нужно отразить на забалансовом счете 27. Н забалансовом счете материалы нужно отражать в разрезе МОЛ. В бухучете при этом нужно сделать проводки:

Дебет счета Кредит счета
1. Выданы МЗ в пользование сотрудникам 0.109.ХХ.272 0.105.35.440
(0.105.25.440)
2. Приняты на забаланс выданные в пользование МЗ Увеличение забалансового счета 27

Передача материальных запасов между учреждениями

Порядок и проводки безвозмездного поступления материалов мы уже рассмотрели выше. Теперь разберемся, как отразить в бухучете передачу материалов безвозмездно другим учреждениям и организациям.

В таблице ниже приведены типовые проводки по безвозмездной передаче материалов другим организациям.

Наименование операции Основание
Безвозмездная передача материальных запасов в порядке, предусмотренном законодательством

п. 36, 37 Инструкции № 174н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

– государственным и муниципальным организациям Дебет 2.401.20.241 Кредит 2.105.21.440 – 2.105.26.440, 2.105.31.440 – 2.105.36.440, 2.105.44.440, 2.105.46.440 Основание: Извещение (ф. 0504805), первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)
– иным организациям (за исключением государственных (муниципальных)) Дебет 2.401.20.242
– наднациональным организациям и иностранным государствам Дебет 2.401.20.252
– международным организациям Дебет 2.401.20.253
Вложение материальных запасов в уставный капитал организаций при создании некоммерческих организаций (в соответствии с действующим законодательством) Дебет 0.215.00.530 Кредит 0.105.21.440 – 0.105.26.440,
0.105.31.440 – 0.105.36.440
Основание: Первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче) п. 36, 37 Инструкции № 174н

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105

Бухгалтерский учет материальных запасов в БУ регулируется приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н. Однако также все государственные организации следуют главному НПА, которым является приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Указанные законодательные акты утверждают частный и общий планы счетов и инструкции, разъясняющие их использование. Вся изложенная в статье информация и описываемый порядок списания материальных запасов в бюджетных учреждениях базируются на положениях этих НПА.

О нормативных документах, регулирующих бухгалтерский учет в бюджетных структурах, читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

В состав материальных запасов входят предметы, которые используются не более года, готовая продукция, товары, а также другие специфические активы, перечисленные в п. 99 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н). Для их учета предусмотрен синтетический счет 010500000 «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18–26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22–26.

Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).

Номер разряда счета

19–21

24–26

Финансовое обеспечение

Объект учета

Группа объекта учета

Вид объекта учета

Вид поступлений, выбытий объекта учета

Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»

1 — за счет средств бюджета

105 — материальные запасы

3 — иное движимое имущество

2 — продукты питания

340 — увеличение стоимости

Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в данной статье не рассматриваются.

О том, как бюджетное учреждение учитывает основные средства, читайте в материале «Бюджетный учет основных средств в 2018 году (нюансы)».

Учет поступления материалов

Материалы приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит:

  • стоимость, уплачиваемая поставщику;
  • суммы за сопутствующие услуги;
  • таможенные пошлины;
  • другие расходы, связанные с покупкой материалов.

Для отражения поступлений выделены отдельные аналитические счета «Материальные запасы», в разрядах 24–26 которых используется код 340 для каждого вида материалов: 010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340 (см. приказ № 174н).

БУ может закупать материалы самостоятельно или через головное учреждение (при недостаточности полномочий). Основные проводки по поступлению материалов смотрите в таблице ниже, другие транзакции можно найти в п. 34 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Проводка

Описание проводки

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Покупка материалов

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»

Передача материалов от вышестоящего учреждения

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010624340, 010634340)

Самостоятельное производство материалов, покупка по ряду договоров (стоимость материалов, транспортные затраты, консультационные услуги и т. д.)

Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания

Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:

  • по фактической стоимости отдельного предмета;
  • средней фактической стоимости.

Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года. Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.

Пример

На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.

Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:

(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.

Общая сумма затрат на использованный ватман равна:

166,8 × 15 = 2 502 руб.

Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.

Проводка

Описание проводки

Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272)

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Использование материалов в текущей деятельности или при производстве

Дт 040110172 «Доходы от операций с активами»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче

Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Передача материалов от головного учреждения подведомственному

О том, как ведется учет материалов в коммерческих организациях, читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».

Система учета МПЗ в бюджетных организациях

Под материальными запасами понимаются различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйствования деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу учета по синтетическим счетам. Для учета МЗ предназначены счета:

  • 105.01. — » медикаменты»
  • 105.02. — » продукты питания»
  • 105.03. — «ГСМ»
  • 105.04. — » строительные материалы»
  • 105.05. — «мягкий инвентарь»
  • 105.06. — «прочие МЗ»

Бюджетные учреждения имеют определенные нормы запасов МЗ в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения.

Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов : материалы для учебных, научных и других специальных целей, продукты питания, медикаменты, перевязочные средства и аптекарские запасы, топливо. Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных запасов необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет собой единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения и проставляется цена.

Материалы оцениваются в учете и бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых они приобретались.

В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные запасы, заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие качества, сорта, качества поступивших материалов данным, указанным в документах ( счет-фактура, накладная).

Материальные запасы отражаются на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

В большей части организаций текущий учет материальных запасов ведут по твердым учетным ценам- по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др., т.к. исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

Определение фактической себестоимости материальных запасов списываемых на производство разрешается производить следующими методами оценки запасов:

  • — по себестоимости единицы запасов
  • — по средней себестоимости
  • — по себестоимости первых по времени приобретений ( метод ФИФО)

Метод ФИФО независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списываются материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

— по себестоимости последних по времени приобретений( метод ЛИФО)

При методе ЛИФО применяют другое правило: вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.

Единицей учета материальных запасов является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы- платежное требование ( в 2-х экземплярах- один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. После этого они передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения поступающие документы проходят проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступивших грузов. В нем указываются: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждение тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально- ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и печатью бюджетного учреждения.

Учет материалов на складах ведется в книге складского учета материалов. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально-ответственные лица делают в тот же день.

В случае расхождения фактических данных о поступивших материалах с данными поставщика комиссией составляется акт приемки в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

Отпуск материалов со склада учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы. К первой группе относятся: накладная(требование), применяющаяся при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения; меню-требование ф.№ 45-МЗ, использующиеся для выдачи продуктов питания со склада; путевой лист для списания в расход автомобильного бензина. Вторая группа включает ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.№410.

Бензин списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Списание материалов или продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в 2-х экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. В подтверждение проверки бухгалтер расписывается в книге(карточке) против каждой проверенной записи. Обнаруженные ошибки исправляют непосредственно на месте.

К материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ, и готовая продукция.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством Российской Федерации), в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету от 10.02.2006 № 25н.

В фактическую стоимость материальных запасов входят те же самые элементы, что и в первоначальную стоимость основных средств, за исключением регистрационных сборов, так как регистрации подлежит только движимое и недвижимое имущество в соответствии с ГК РФ.

При учете материальных запасов разница понятий фактической стоимости для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения существенной роли не играет. Тем не менее необходимо владеть этой информацией.

Материальные запасы, приобретенные за счет бюджетных и целевых средств и внебюджетных средств, не облагаемых НДС, принимаются к учету вместе с НДС. А материальные запасы, приобретенные за счет внебюджетных средств, облагаемых НДС, принимаются к учету без НДС. Сумма НДС в таком случае относится в дебет счета 2 21001 560 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам».

Пример 1. Бюджетным учреждением приобретены строительные материалы для текущего ремонта за счет бюджетных средств безналичным путем. В бюджетном учете отражены следующие операции (таблица № 1 и 2).

Таблица 1. Приобретение материалов за счет средств бюджета

№ п/п

Проводка

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

Перечислен аванс в счет поставки стройматериалов по договору, включающему в себя все расходы по доставке и др. (по одному договору)

1 20622 560

1 30405 340

4 650

Оприходованы строительные материалы

1 10504 340

1 30222 730

15 500

Перечислено поставщику за строительные материалы, включая доставку материалов

1 30222 830

1 30405 340

10 850

Зачтен уплаченный аванс

1 30222 830

1 20622 660

4 650

Таблица 2. Оплата за доставку произведена поставщику отдельно

п/п

Проводка

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

Перечислен аванс в счет поставки стройматериалов

1 20622 560

1 30405 340

4 500

Оприходованы строительные, материалы (для последующего формирования учетной стоимости материалов)

1 10604 340

1 30222 730

15 000

Перечислено поставщику за строительные материалы

1 30222 830

1 30405 340

10 500

Зачет аванса (предоплаты) за поставку стройматериалов

1 30222 830

1 20622 660

4 500

Акцептован счет за доставку строительных материалов

1 10604 340

1 30205 730

Оплачен счет за доставку строительных материалов

1 30205 830

1 30405 222

Сформирована стоимость строительных материалов

1 10504 340

1 10604 440

15 500

Необходимо обратить внимание на то, что доставка включается в фактическую стоимость материальных запасов, формирование учетной стоимости проводится с применением счета 1 10604 340, если оплата производится по разным договорам (как во второй части примера).

Пример 2. Подотчетным лицом приобретены канцелярские принадлежности за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС и имеющей право на вычет НДС, на сумму 3 599 руб., в том числе НДС — 549 руб. Порядок отражения операций по приказу № 25н приведен в таблице № 3.

Таблица 3. Приобретение материалов подотчетными лицами за счет предпринимательской деятельности, облагаемой НДС

№ п/п

Проводка

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

Выдано из кассы подотчетному лицу

2 20822 560

2 20104 610

3 599

Утвержден авансовый отчет:

  • — оприходованы материалы;
  • — выделен НДС

2 10506 340 2 21001 560

2 20822 660 2 20822 660

3 050 549

Уплата НДС

Налоговый вычет по НДС Если нет оснований для налогового вычета

2 30304 830 2 30304 830 2 10604 340

2 20101 610 2 21001 660 2 21001 660

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение безвозмездно от вышестоящей организации или от другого бюджетного учреждения, то тогда они приходуются по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 52 приказа №25н).

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение по договору дарения, то тогда они приходуются по текущей рыночной стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (пример 3).

Пример 3. В бюджетное учреждение по договору дарения (безвозмездно) поступили от бюджетного учреждения, подведомственного разным главным распорядителям по подчиненности одного уровня бюджета (от государственных и муниципальных учреждений), хозяйственные материалы на сумму 5 712 руб., в том числе НДС — 756 руб. Отражение операций по поступлению хозяйственных материалов приведено в таблице 4 и 5.

Таблица 4. Поступление прочих материалов по договору дарения, если больше никаких дополнительных расходов нет

№ п/п