Кто утверждает штатное расписание

Какие правила ведения предъявляются законом?

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием, на которое опирается трудовой договор.

Форма утверждается Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., говорящем о том, что данное предписание распространяется на все предприятия, находящиеся на территории РФ, с любым типом собственности.

К оформлению

Стандартный формат бланка должен быть А4. При этом необходимо иметь 3 экземпляра таких бумаг. После заполнения всех необходимых полей, бумаги подписывает начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

В случае, когда таблица располагается на нескольких листах, то подписи ставятся только на последнем листе. Печать не требуется. Сам документ необходимо пронумеровать и прошить.

Справка. По желанию работодателя, могут утверждаться требования на подписи и иных должностных лиц.

К разделам

В форме № Т-3, находится 10 главных пунктов. Исключать их запрещается, но можно добавлять новые. Перечень включает в себя:

  • Структурное подразделение. В него входит наименование подразделения и его код.
  • Должность (специальность, профессия) и квалификация (разряд, класс).
  • Количество штатных единиц.
  • Тарифная ставка (оклад).
  • Надбавки (3 колонки для разных типов надбавок).
  • Итого.
  • Примечание.

Скачать бланк штатного расписания

Рекомендации по заполнению

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу:

  1. В первой графе «Наименование» указываются вакансии в любом порядке, но удобнее всего вести запись от руководителей до рядовых сотрудников.
  2. В нормах — вторая содержит коды, присвоенные структурным подразделениям. Так проще определить к какому департаменту принадлежит каждый отдел или группа.
  3. Графа под номером три включает в себя профессии в иерархическом порядке. Названия рабочих мест должны находиться в соответствии с Общероссийским классификатором рабочих должностей и служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, а также Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  4. В четвертом столбце записывается число штатных единиц. При этом числа используются и дробные, обозначая сотрудников, работающих по совместительству. Отмечаются не только имеющиеся на текущий момент единицы штата, но и открытые вакансии. Это важно, поскольку прием новых работников может производиться только на рабочие места из штатного расписания.
  5. В пятую графу вносится информация о заработной плате кадра по тарифной ставке и тарифной сетке в рублях. Важно! Оклад работников одной профессии должен быть одинаковым, в противном случае нарушается закон. Согласно статье 22 ТК РФ, за труд равной ценности должна обеспечиваться равная зарплата.
  6. Следующие три столбца показывают различного рода надбавки, такие как премии, поощрения и др. Стоит отметить, что они бывают двух типов:
    • государственные (за ученую степень, за работу в районах Крайнего Севера);
    • корпоративные (за знание иностранного языка, за дополнительную нагрузку).

    Надбавка может быть установлена как в денежном эквиваленте, так и в процентах или коэффициентах. В идеале, если он будет единый для всех. Но данное требование не обязательное. Иногда может потребоваться увеличить количество столбцов для внесения аналогичных данных. Это действие считается допустимым.

  7. Девятый столбец отражает суммарные выплаты основного оклада и всех причитающихся надбавок.
  8. Последняя графа заполняется только в двух случаях:
    • Если имеются утвержденные государством надбавки, то помечается: Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или Федеральный закон от 29.12.12 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ».
    • Если оплата труда сдельная.
  9. В конце таблицы находится строка: «Итого». В нее записывается общее количество кадров (сумма строк 4 столбца) и фонд оплаты труда (сумма строк 9 столбца).

Скачать образец штатного расписания

Что прикладывается к ШР?

Само по себе расписание содержит информацию о том, какие структурные подразделения включает в себя организация, какие в каждом из них существуют должности, сколько человек и с какой зарплатой должны их занимать. Штатное расписание подготавливается на основании текущих производственных и организационных задач. И в том случае, если они изменились – необходимо вносить изменения и в расписание.

Достигнуть этого можно двумя способами:

  1. Утвердить новое штатное расписание. Этот вариант удобен для небольших компаний, а также в случае сокращения численности либо штата сотрудников.
  2. Дополнить утверждённое ранее приложением или дополнением, содержащим новую информацию. Таким образом можно ввести в структуру новые подразделения или должности.

В результате к штатному расписанию должны быть приложены:

  • Само дополнение.
  • Приказ руководителя организации об утверждении дополнения.

Важно! Дополнения не отменяют необходимости со временем утверждать новое расписание. Однако делать это рекомендуется, когда из-за большого количества дополнений становится неудобно работать с основным штатным расписанием.

Какова цель дополнений?

Использовать дополнения и приложения к штатному расписанию можно в случаях:

  1. Введения в организации новых должностей или структурных подразделений.
  2. Переименования имеющихся должностей или подразделений. Это особенно важно в свете введения в России профессиональных стандартов для отдельных должностей, в которых, среди прочего, утверждается и название должности. Для приведения названия в расписании в соответствии с профстандартом как раз могут быть использованы приложения, утверждённые приказом руководителя организации.

    Кроме того, выполнение некоторых трудовых обязанностей сопровождается дополнительными льготами – и для того, чтобы работники имели позднее на них право, необходимо документальное подтверждение, в частности – правильное название должности.

  3. Изменение размеров оплаты или тарифных ставок (если они используются на предприятии).
  4. Сокращение численности или штата. Если при этом подлежат увольнению сотрудники, работодателю дополнительно надо учитывать требования ст. 180 ТК РФ. Если же из штатного расписания исключаются вакантные должности, никаких дополнительных мер трудовое законодательство не требует.

Возможны и другие причины, по которым штатное расписание должно быть откорректировано. Главное обстоятельство при этом – то, что меняется само содержание документа. Дополнения и приложения как раз и должны привести имеющееся расписание в соответствии с текущей ситуации в компании.

В том случае, если изменения в штатном расписании связаны с переименованием (или приведением в соответствие с нормативами) должностей, необходимо соответствующим образом откорректировать и другую кадровую документацию – трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Что нужно отразить в документе?

Разработка изменений, вносимых в расписание, часто начинается «снизу». В этом случае отдел кадров, экономист труда или иное заинтересованное лицо на предприятии приходит к выводу, что в штатное расписание необходимо внести коррективы. Однако власть принимать такие решения находится в руках лишь непосредственно у руководителя. И тогда на помощь приходит такой документ, как пояснительная (или служебная) записка.

С её помощью сотрудник, выступивший инициатором, доводит до сведения руководства:

  • Причины, по которым штатное расписание нуждается в изменении.
  • Сущность изменений и дополнений, которые необходимо внести.
  • Ожидаемые положительные последствия от таких действий.
  • Шаги, которые необходимо предпринять для корректировки расписания.

Справка. Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учёта. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для неё не предусмотрено, она может составляться в произвольной форме.

Однако само руководство компании, в которой этот документ составляется, может утвердить правила делопроизводства и оформления документации – и тогда составлять записку заинтересованное лицо должно в соответствии с этими нормами.

Скачать образец пояснительной (служебной) записки к штатному расписанию

Нюансы содержания

На основании полученной записки руководитель организации принимает решение внести изменения – и издаёт по этому поводу приказ. В нём он указывает:

  • что именно должно быть в приложении;
  • кто и в какие сроки должен подготовить документ;
  • кто отвечает за подготовку.

На основании этого приказа уполномоченное лицо (или подразделение) готовит приложение к штатному расписанию. После того, как документ составлен, он утверждается приказом руководителя в том же порядке, что и само расписание.

Как правильно составить?

Составление служебных записок и приказов нормативными актами не регулируется. Однако само дополнение к штатному расписанию должно готовиться в том же порядке, что и основной документ.

Что касается приказа, то он, по сложившейся практике, должен содержать следующее:

  1. Номер по внутреннему учёту и дату, когда он был подготовлен.
  2. Название организации (полное или сокращённое).
  3. Ссылку на основание (например: «На основании служебной записки №… от …»).
  4. Суть. Она должна быть обозначена ёмко, например: «Утвердить изменения к штатному расписанию…».
  5. Номер и дата изменений для расписания.
  6. Дата, с которой изменения вступают в силу.

Сами же изменения в штатное расписание оформляются по форме Т-3 – так же, как и само расписание. С 2013 года эта форма не является обязательной – предприятия вправе сами утверждать бланки, не противоречащие требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте». Однако на практике такое утверждение происходит не везде и не всегда, и в большинстве фирм до сих пор используются унифицированные формы, утверждённые Госкомстатом РФ в 2004 году.

Соответственно, приложение должно содержать следующую информацию:

  1. Перечень подразделений организации в изменённом виде – либо одни изменения.
  2. Название должностей в новом виде.
  3. Количество единиц штата, относящихся к должностям.
  4. Размер выплат за труд работникам.

При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:

  1. Количество экземпляров – не менее 3.
  2. Формат листа – А4.
  3. Срок хранения – постоянно в самом ООО, в других организациях – не менее 3 лет.

Важно! Сотрудники, чьи интересы затрагивают изменения, должны быть под роспись ознакомлены с новыми документами.

Дополнения к штатному расписанию – обычный документ, используемый везде, где такое расписание применяется. Дополнения и приложения должны быть оформлены так же, как и само расписание, а утверждены и введены в действие – приказами руководителя организации.

Что это такое?

Штатное расписание — локальный нормативный акт, утвержденный руководством организации. Он позволяет определить потребность в сотрудниках той или иной должности на настоящий или предстоящий момент. Эта бумага, условно, носит добровольный характер. Однако о необходимости ее использования однозначно говорится в ст. 57 ТК РФ.

Наиболее серьезный подход к составлению и утверждению можно наблюдать в крупных организациях и госучреждениях. Предприятиями малого бизнеса штатное расписание используют формально. Традиционно, бумага включает в себя следующие данные:

  • наименования подразделений, для которых оформляется перечень;
  • описательные особенности должностей, в отношении которых будет действовать штатное;
  • число сотрудников, занятых на предприятии в определенной должности;
  • условия рабочей деятельности (количество часов в месяц/год, число полных и неполных ставок/окладов).

В основном нормативном акте трудового законодательства штатное расписание упоминается исключительно в ст. 57 ТК РФ. В соответствии с данной нормой соглашение по труду должно содержать наименование должности/специальности, профессии, функции работника согласно штатному расписанию. Соответственно, если в договоре определяется должность (без этого контракт с сотрудником будет просто недействительным), работодатель просто-напросто обязан иметь действующее штатное расписание.

Если же в соглашении фигурирует конкретная трудовая функция (работа, закрепленная за специалистом), необходимость в использовании штатного расписания отпадает. Но в этом случае в договоре с работником нужно прописать все детали, которые должны быть урегулированы локальным документом о штатном составе предприятия.

Отсутствие такого норматива, если его необходимость закреплена в порядке внутреннего документооборота или законодательстве, расценивается как административное нарушение и предполагает ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

При формировании списка должностей и их названий субъекты хозяйствования обязаны максимально придерживаться классификаторов профессий, профстандартов и ЕТКС.

В штатном положении отмечаются занятые и вакантные должности, а также принимаются во внимание совместители и лица, осуществляющие вспомогательную работу относительно основного производства.

Порядок утверждения

Есть несколько нюансов, которые должен учесть управленец в процессе утверждения положения:

  • необходимо провести анализ кадрового резерва и учет мощности,
  • следует оценить перспективы развития организации;
  • базовая часть бумаги подлежит оформлению в виде табличной сводки;
  • далее происходит утверждение акта посредством оформления приказа, ст. 8 ТК РФ.

Только после соблюдения всех этих формальностей кадровая служба может использовать документ на законных основаниях. Общий порядок оформления выглядит следующим образом:

  1. Составление штатного расписания с указанием структурных подразделений по степени их значимости.
  2. Согласование с руководителями структурных подразделений, а затем – с отдельными работниками.
  3. Издание утверждающего приказа с соблюдением законодательных норм и правил. Для этого в графе «утверждено» проставляется дата и номер приказа.
  4. Его последующая регистрация в специализированном журнале.
  5. Ознакомление под роспись всех лиц, которые заинтересованы в его изучении (кадровики, бухслужба, начальники подразделений).
  6. Постановка «автографов» всеми ознакомленными с приказом.

Документ заполняется в соответствии с формой № Т-3, которая утверждена в рамках Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. С 2013 года этот шаблон перестал быть обязательным, и каждая организация вправе использовать «свой» бланк.

Кто составляет штатное расписание?

Первичной разработкой и составлением занимается сотрудник, на которого возложена эта задача. Часто, это главное лицо, ответственное за этот процесс – например, экономист по труду, работающий в отделе оплаты труда. В зависимости от особенностей работы предприятия, к подготовке документа привлекаются следующие лица:

  • кадровики;
  • бухгалтеры;
  • юристы;
  • начальники отделов и служб (им позволено вносить в документ изменения и дополнения).

Официально ответственные лица – руководитель организации и главный бухгалтер. Именно они и ставят на документе свою подпись.

Структура и обязательные реквизиты

В положение включаются следующие данные:

  • название структурных подразделений;
  • описание профессий и должностей, присутствующих на предприятии;
  • число штатных единиц (полных и неполных ставок);
  • размерный показатель оклада каждого специалиста;
  • наличие/отсутствие надбавки;
  • прочие данные.

Составление осуществляется в унифицированной форме №Т-3. Правила внесения данных выглядят следующим образом:

  • название организации должно быть указано согласно сведениям, прописанным в учредительной документации;
  • код ОКПО включает в себя идентификационный код фирмы;
  • в поле «номер» ставится единица, если речь идет о первичном составлении, и сквозная нумерация в последующем времени;
  • дата составления – текущая;
  • графа «на период» содержит данные о сроке действия документа;
  • гриф утверждения включает в себя слово «утверждаю», должность лица, ответственного за это мероприятие, и его личную подпись с расшифровкой и датой.

Документы для скачивания (бесплатно)

Приказ об утверждении

Приказ, связанный с утверждением штатного расписания, не имеет унифицированного образца, поэтому написание может осуществляться в произвольной форме, в формате, закрепленном в положении о внутреннем документообороте. Но соблюдение норм делопроизводства – обязательный момент. Обязательно включение в бумагу следующих данных:

  • номер составления приказа;
  • дата оформления;
  • название предприятия, для которого составляется оригинал;
  • ссылка на основание;
  • основная суть;
  • номер/дата;
  • время введения в действие.

При желании информационный раздел может быть дополнен данными, связанными с количеством штатных единиц и фондом оплаты труда. В конце устанавливаются лица, ответственные за выполнение приказа.

Сроки составления и утверждения

Строгих временных рамок по срокам составления и утверждения подобной документации не имеется. Но если принять во внимание тот факт, что бумага носит плановый характер, иногда целесообразно составлять ее ежегодно. Хотя в большинстве случает «штатка» утверждается разово и действует в течение нескольких лет.

Добавление новых должностей и численности в расписание не требует заблаговременного сообщения, поэтому обновленное расширенное штатное может быть утверждено хоть за 1 день до ввода в действие. Если на новые места еще нет кандидатов из кадрового резерва, то эти единицы будут числиться вакантными.

Другое дело, сокращение численности штата. В данном случае разработкой сокращенного варианта документа нужно озаботиться заранее. В ст. 180 ТК РФ сказано, что о предстоящем увольнении работодатель обязан предупредить как минимум за 2 месяца, а значит, новое штатное нужно разработать в этот же срок, не позднее. Согласно п. 2 ст. 81 ТК РФ сокращенные специалисты, при неимении подходящих вакантных должностей, увольняются.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?

Регламента в данном аспекте не разработано, но стоит опираться на нормы практической статистики. Она демонстрирует следующую картину. В случае изменений необходимо составить новый документ. То же самое касается ситуации с дополнениями.

Этот шаг не обязателен. Но предусмотрительный подход способствует простоте применения документа. Кроме того, ежегодное внесение изменений позволит отследить усовершенствования и продолжить внесение корректировок в удобном для предприятия режиме.

Срок действия

Поскольку законодатель не включил в обязанности нанимателя разработку и утверждение штатного расписания, вопрос, связанный со сроками этих процессов, не актуален. В данном случае работодатель должен опираться на собственное видение картины и личные пожелания.

На практике утверждение производится на год. Но на крупных предприятиях, где оборот документов строго запротоколирован, внутренние нормативные акты могут предусматривать конкретные временные рамки по утверждению документа.

Общий принцип можно сформулировать следующим образом: штатное считается действительным до тех пор, пока не возникла необходимость внести в него изменения.

Как часто можно вносить изменения?

Как уже отмечалось, составление расписания осуществляется на год и более. Обычно формирование его производится в начале или конце календарного периода, исходя из личных планов и потребностей организации.

Каждая перемена сопровождается созданием отдельного приказа. Делать это можно неограниченное количество раз, главное, чтобы сотрудники фирмы, работающие с документом, могли удобно и комфортно исполнять свои трудовые обязанности.

За какой срок нужно утвердить расписание до его вступления в силу?

В тексте указывается факт подтверждения положения, общее число единиц в штате, а также срок, в течение которого акт будет введен в действие. В случае сокращения штата отводится 2 месяца.

При расширении численности сотрудников документ на утверждение нового документа дается ровно столько времени, сколько требуется на оформление трудоустройства.