Корпоративная карта бухгалтерский учет

Общие понятия корпоративной карты

Корпоративная карта — это расчетно банковская карта, которая принадлежит самому предприятию и привязана к его расчетному счету, но при этом выдается работнику предприятия. Корпоративная карта предназначена для оплаты расходов, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью предприятия. К оплате по корпоративной карте можно отнести оплату накладных, представительских расходов, а так же транспортных и командировочных, а так возможность получать наличные средства для расчета с контрагентами.

Важно!!! Корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера.

Их выше сказанного можно сделать вывод, то, что корпоративная карта представляет собой аналог выданных средств в подотчет.

Корпоративная карта может быть выдана как дебетовая, так кредитная.

Для выпуска корпоративной карты предприятию необходимо обратиться в обслуживающий банк и заключить договор о выпуске и обслуживания корпоративных карт, где будут отражены все сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться корпоративными картами. Вместе с договором необходимо приложить заявления сотрудников и необходимо сразу на них оформить доверенность от самой организации. В обязательном порядке в течение семи дней после открытия корпоративной карты необходимо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение данного требования предусмотрены штрафные санкции в размере 5000 рублей согласно статьи 118 НК РФ.

Читайте также статью ⇒ Можно ли предпринимателю не вести бухгалтерский учет.

Преимущество корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:

  • Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
  • Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
  • Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
  • Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
  • Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Для осуществления учета и контроля за движением корпоративной карты и средств на карточных счетах необходимо:

  • Внести соответствующие элементы в учетную политику экономического субъекта;
  • Разработать соответствующий регламент или положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

  • Виды расходов средств;
  • Лимит по операциям, а именно безналичные расчеты, наличные расчеты, ограничения в день, месяц;
  • Сроки предоставления отчета за использование средств;
  • Какие документы необходимо приложить в отчету по использованию денежных средств;
  • ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет имущества, доходов и расходов в ломбардах, особенности налогообложения и проводки.

Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт Кт Примечание
55 51 Пополнение корпоративной карты Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
55 66 Использование кредитных средств банка Для кредитной карты и овердрафта
91 55 Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
71 55
  1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
  2. Сотрудником получены наличные по карте
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76 71 Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам Проводка делается на дату принятия отчета
71 57 Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов
  1. В случае если нет оперативного контроля.
  2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
57 55 Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника На дату получения отчета банка
91 66 Начислены проценты за пользование кредитными средствами Для кредитных карт и овердрафта
66 55 Погашен кредит по кредитной карте Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?

Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.

Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?

Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

  • только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
  • кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
  • дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

  • Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
  • Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Открываем расчётный счёт

Для открытия расчетного счёта организация должна представить в банк следующие бумаги:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
  • выписка из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • письмо из органов государственной статистики;
  • приказы о назначении на должность директора организации и главного бухгалтера;
  • документы, подтверждающие полномочия лиц, которые будут иметь право подписи банковских документов, их паспорта и копии;
  • заявление на открытие счёта, подписанное руководителем и главным бухгалтером организации.

Для индивидуальных предпринимателей список немного меньше. Они должны представить:

  • свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
  • выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей;
  • письмо из органов государственной статистики;
  • копии страниц паспорта ИП (основной разворот и разворот с пропиской).

Это лишь примерный перечень необходимых бумаг, на своё усмотрение банк может затребовать дополнительные документы как у юрлица, так и у ИП.

Расчётный счёт открывается на основании подписываемого договора банковского обслуживания. Он предполагает оформление карточек с образцами подписей руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или других уполномоченных лиц, имеющих право подписи банковских документов. Эта процедура проводится непосредственно в отделении финансового учреждения в присутствии банковского работника. Юрлицам стоит иметь в виду, что на карточках, оформляемых организациями, необходимо проставить оттиск действующей печати. Соответственно, лицо, занимающееся открытием счёта, должно взять её с собой в банк. После соблюдения предусмотренных банковскими инструкциями формальностей по открытию счёта можно подключить и такие опции, как интернет-доступ или система «Банк-Клиент», которые фактически уже давно являются неотъемлемой частью нормальной ежедневной работы со счётом.

Работать с расчётным счётом можно, как правило, уже на следующий день. Однако, согласно положениям пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса, в течение 7 дней с даты его открытия информацию об этом необходимо передать в ИФНС по месту регистрации. Для этого Приказом ФНС от 9 июня 2011 года № ММВ-7-6/362@ утверждена форма № С-09-1. Данное правило действует в отношении и организаций, и предпринимателей. Штраф за нарушение сроков общий как для юридических лиц, так и для ИП – 5000 рублей (ст. 118 НК РФ). Кроме того, об открытии счёта необходимо сообщить в ФСС и ПФР. Срок тот же – 7 дней, а вот штрафы за просрочку чуть ниже: 1000–2000 рублей для руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

На что обратить внимание

Перечень банковских операций приведён в статье 5 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» от 2 декабря 1990 года № 395-1. Среди многочисленных пунктов бизнесменов особо заинтересуют собственно открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц, осуществление расчётов по поручению физических и юридических лиц по их банковским счетам, инкассация денежных средств, векселей, платёжных и расчётных документов и кассовое обслуживание, а также купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах.

Естественно, в большинстве своём банки оказывают услуги не бесплатно, хотя в целях привлечения клиентов или в качестве какого-то стратегического шага некоторые кредитные учреждения могут значительно снижать или даже вовсе отменять комиссии за те или иные операции.

С какими же списаниями может столкнуться бизнесмен при открытии расчётного счёта и работе с ним? Определённая плата, как правило, взимается при заключении договора банковского обслуживания. Последующее ведение счёта также предполагает в большинстве случаев регулярные затраты на оплату услуг кредитного учреждения. Комиссией облагается каждый перечисляемый стороннему контрагенту платёж, а кроме того, фиксированная плата часто взимается за ежемесячное обслуживание, причём в большинстве случаев вне зависимости от факта осуществления операций за этот период деятельности. Возможность работать со счётом удалённо, через онлайн-доступ или программу «Банк-Клиент», также может стоить определённых денег. Конкретные размеры всех этих комиссий варьируются и в конечном итоге могут играть решающую роль, если при выборе финансового учреждения для организации или ИП основным является принцип экономии.

С точки зрения удобства обслуживания и работы со счётом следует обратить внимание на возможности доступа к нему без непосредственного посещения офиса банка. Традиционные и уже успевшие зарекомендовать себя системы «Банк-Клиент» сегодня имеются, пожалуй, во всех банках. Однако данная технология предполагает установку специализированного программного обеспечения с подтверждающим ключом цифровой подписи на один конкретный компьютер. Это не всегда бывает удобно в эксплуатации, так как бухгалтеру приходится заниматься «перекидыванием» банковских документов между «Банком-Клиентом» и учётной программой, а нередко и вводить в неё выписки вручную. При этом кредитных учреждений, системы которых могут обмениваться данными с бухгалтерскими приложениями в автоматическом режиме, единицы, да и те в большинстве своём предлагают только одностороннюю связь. К тому же очень многие ИП и компании малого и среднего бизнеса не работают в стационарных бухгалтерских системах, так как для них это может быть попросту невыгодно и неудобно, а используют облачные технологии, ведут учёт в режиме онлайн.

Для таких предпринимателей ключевым фактором при выборе банка может оказаться возможность интеграции онлайн-банкинга с сервисом интернет-бухгалтерии. Подобная технология позволяет клиенту, авторизовавшись в системе, видеть в режиме реального времени все движения по расчётному счёту, запрашивать выписки и готовить платёжные поручения на оплату. То есть фактически пользователь работает с одним приложением, а не с двумя. В качестве примера такой интеграции можно привести совместный проект интернет-бухгалтерии «Моё дело» и СБ Банка, с помощью которого удалось полностью автоматизировать документооборот между системой интернет-банка «SBANK.RU Бизнес» и Личным кабинетом пользователя «Моё дело». Помимо СБ Банка к числу партнёров интернет-бухгалтерии «Моё дело» по интеграции присоединился «Альфа-Банк». Такие альянсы выгодны как финансовым учреждениям, так и разработчикам интернет-сервисов поскольку привлекают и к тем и к другим дополнительных клиентов. Так что подобные предложения на рынке услуг по бухгалтерскому обслуживанию малого и среднего бизнеса будут только множиться.

Банковские расходы

Однако вернёмся к расходам на услуги банков, точнее, к их учёту. Организации на общей системе налогообложения вправе принять суммы, взимаемые банком, в качестве расходов по налогу на прибыль сразу по двум основаниям. Во-первых, затраты на оплату банковских услуг поименованы в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, то есть относятся к прочим расходам, связанным с производством или реализацией. Во-вторых, возможность учесть расходы на услуги банков прямо прописана в подпункте 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. В данном случае речь идёт о внереализационных расходах.

Для «упрощенцев» со ставкой 15% возможность уменьшить единый налог за счёт банковских списаний предусмотрена подпунктом 9 пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Для «вменёнщиков», конечно, банковские затраты налогового бремени не уменьшат, так как они рассчитывают свой налог на основании базовой доходности, не принимая при этом никаких текущих расходов. Что же касается предпринимателей-плательщиков НДФЛ, то они, как известно, могут уменьшить свой налог за счёт так называемых профессиональных налоговых вычетов (ст. 221 НК РФ). Суть последних сводится к тому, что при подсчёте налоговой базы ИП может учесть все свои фактически произведённые и документально подтверждённые расходы, если они связаны с извлечением доходов. При определении перечня таких расходов коммерсант должен руководствоваться принципами, прописанными в соответствующих статьях главы 25 Налогового кодекса. А следовательно, никаких проблем в списании банковских расходов у него не возникнет.

Источник: Клерк.ру

Услуги банка: проводки

Услугами банков пользуются все организации и предприниматели, осуществляющие хозяйственную деятельность. Большая часть сервисного обслуживания предоставляется кредитными организациями на платной основе, плата за такие сервисы называется банковской комиссией.

В целях привлечения клиентов финансовые учреждения постоянно расширяют ассортимент обслуживания, предлагая не только финансовое посредничество, но и программные продукты в виде личных кабинетов с набором учетных функций и отчетных форм.

К наиболее востребованным услугам кредитных организаций относятся:

  • расчетно-кассовое обслуживание рублевых и валютных счетов;
  • удаленное управление расчетными операциями через банк-клиент;
  • валютный контроль;
  • прием и выдача наличных денежных средств;
  • инкассация наличной выручки;
  • смс-уведомления о платежных операциях;
  • эквайринговые операции по приему платежей картами;
  • выпуск и обслуживание платежных карт;
  • факторинговые операции;
  • предоставление банковских гарантий.

В бухгалтерском учете расходы, связанные с обслуживанием в кредитных организациях, относятся к прочим расходам (п. 11, абзац 6 ПБУ 4/99 «Расходы организации») и отражаются на счет 91.02 «Прочие расходы и доходы».

С точки зрения бухгалтерских проводок, перечень наиболее распространенных сервисов банка можно разделить на два типа операций: не облагаемые НДС и облагаемые НДС.

Рассмотрим бухгалтерские проводки по каждому типу операций.

Услуги банка: проводки без НДС

Не подлежат налогообложению операции по открытию и обслуживанию текущего счета, по кассовым операциям (за исключением инкассации), проведению платежей, выдаче банковской гарантии, обслуживанию банк-клиента и другие, перечисленные в п. 3 статьи 149 НК РФ.

Услуги кредитных организаций без НДС следует отражать в корреспонденции с денежным счетом:

Дт 91.02 Кт 51, 52, 55, 57.

Банковские проводки по услугам без НДС:

Операция

Дебет

Кредит

Комиссия за исполнение платежного поручения

Комиссия за РКО в марте

Комиссия за использование банк-клиента

Комиссия за исполнение платежа в инвалюте

Комиссия за эквайринговые операции

Возврат ошибочно списанной комиссии

Если организация сдает денежные средства сверх кассового лимита в банк для зачисления на расчетный счет самостоятельно, без привлечения инкассаторов, то обслуживание по приему и пересчету наличности не облагается НДС.

Сдача выручки в банк, проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Взнос наличных на текущий счет (выручка)

Комиссия за пересчет наличных

Комиссия за прием наличных

Достаточную популярность приобрело банковское предложение под названием «зарплатный проект», которое позволяет организациям экономить время бухгалтерии на выдачу заработной платы, сокращает и упрощает саму процедуру ее выплаты.

Многие кредитные организации взимают комиссию в рамках зарплатного проекта за перечисление денежных средств на карты сотрудников, этот вид комиссии НДС не облагается, бухгалтерская проводка при оплате за обслуживание зарплатного проекта:

Дт 91.02 Кт 51.

Проводки по банку по услугам, облагаемым НДС

Банковские продукты, не указанные в п. 3 ст. 149 НК РФ, облагаются НДС по ставке 18 % в общем порядке. Особенность этих банковских сервисов заключается в том, что их необходимо не только оплатить, но и получить первичные документы, подтверждающие факт их получения. Для отражения расходов на сервисы кредитных организаций, облагаемые НДС, требуется использование счета взаиморасчетов с поставщиками, чаще всего для этих целей используется счет 76.

Когда оплачены услуги банка, проводка формируется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

Дт 76 Кт 51.

Когда получен УПД от банка, формируется проводка в корреспонденции со счетом затрат.

Примеры проводок по банковским услугам с НДС приведены в таблице.

Банковская услуга

Дебет

Кредит

Расходы по обслуживанию по договору факторинга, включая НДС

Оплачены расходы по договору факторинга (выписка)

Расходы по обслуживанию валютного контракта, включая НДС

Оплачена комиссия банка за выполнение функций агента валютного контроля (выписка банка)

Расходы по инкассации выручки обслуживающим банком

Оплачена инкассация выручки (выписка)