Хранение кадровой документации

Организация рабочих мест кадровиков

Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно — можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

При этом ч. 4 ст. 57 позволяет сторонам трудового договора вносить в него дополнительные условия (не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами), в частности, уточняющие место работы (указывается структурное подразделение и его местонахождение), рабочее место (например, кабинет N 21). Внесение в трудовой договор сведений о рабочем месте улучшает положение работника, поскольку ограничивает возможность работодателя произвольно изменять указанное условие в период действия трудовых отношений. В этом случае представители работодателя, ведущие предварительные переговоры с потенциальным работником об условиях, включаемых в трудовой договор, обязаны ознакомить его с рабочим местом.

Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки — предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

  • исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
  • своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
  • надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
  • обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

Какие же специфические условия работодатель должен создать для эффективной работы, например, инспектору по кадрам? Каким должно быть типовое рабочее место сотрудника отдела кадров и из каких помещений должен состоять отдел кадров? Сразу отметим, что современных специальных норм или рекомендаций, принятых на федеральном уровне, в отношении норм и нормативов, определяющих требования к рабочим местам и помещениям отдела кадров, мы не обнаружили. Поэтому обратимся к подзаконным актам и специальной литературе <1>, посвященной исследуемому вопросу. Примеры из них будут предложены вашему вниманию <2>.

<1> См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 — 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.
<2> Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. 102 с.

Рабочие помещения отдела кадров

Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <3> (далее — Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции «комплектование и подготовка кадров» указаны в Типовом проекте организации труда служащих <4>.

<3> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).
<4> Первоначально издавался как акт «Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием» (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» или в его структурное подразделение — Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

В соответствии с типовыми требованиями отдел кадров, состоящий из руководителя (начальника или менеджера по персоналу) и нескольких подчиненных ему сотрудников, занятых кадровой работой, должен иметь кабинетную планировку. Рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе называется рабочим кабинетом <5>.

<5> См., например, Методические рекомендации «Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий», утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80.

В помещении отдела кадров кроме кабинета его руководителя должны быть кабинеты сотрудников и рабочая зона (помещение) для приема посетителей и работников. Это отдельное помещение специально оборудуется для работы с сотрудниками организации и кандидатами. В нем для удобства оформления документации лицами, прибывшими в кадровую службу, размещаются стол и несколько кресел или стульев.

Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 «Естественное и искусственное освещение». Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 «ССБТ. Шум. Общие требования безопасности».

Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 «Общественные здания и сооружения». В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, — от 18 до 20 град. Цельсия.

Рабочее место кадровика

Чтобы представить себе, что такое типовое рабочее место кадровика (относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов), воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время Главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях. Учтем при этом, что рассмотренные акты, как и действующие сейчас рекомендации и нормативы, морально устарели и потому их можно использовать лишь как методическое пособие. Созданные на его основе локальные нормативные акты должны быть утверждены приказом руководителя организации.

Но сначала ознакомимся с содержанием понятия «рабочее место», которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact <6>. Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений — организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место — это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

<6> Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств — членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место — пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций — работы с людьми и работы с документами.

При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств (телефона, принтера и т.п.) и документов, кресло подъемно-поворотное. Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т.п.).

В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее — Укрупненные нормативы) <7> содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

<7> Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно укрепить на каждом ящике карточку с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования их легко было вернуть на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности — несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков ежедневной отчетности о наличии кадрового состава, листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работников на работе по уважительным причинам.

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и ориентироваться на рациональную схему движения документов с учетом специализации исполнителей.

В Укрупненных нормативах приведены рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам, табельщика.

Кроме того, должны быть созданы безопасные условия труда и комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы сотрудников отдела кадров в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами <8>.

<8> См., например, ГОСТ 12.2.032-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ГОСТ 12.2.033-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования».

При наличии в организации введенной в действие системы «АСУ-кадры» <9> (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой <10>. Также потребуется соблюдать СанПиН «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» <11>.

<9> Как альтернативу «АСУ-кадры» допустимо использовать подсистему «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая» (либо ее более полные аналоги «Профессиональная» или «Корпоративная»), входящую в систему программ «1С: Предприятие 8», которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.
<10> См., например: Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. 176 с.; Винокуров М.А. Компьютерные технологии в кадровых службах / М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов. И.: Издательство ИГЭА, 1997. 198 с.; Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, доп. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантарь И.Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. 1990. 304 с.
<11> См. подробнее статью Т.Ю. Бляшко «Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами», 2010, N 5, с. 59 — 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в «Российской газете» от 21.06.2003.

Автоматизированное рабочее место кадровика

Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

При действующей в организации подсистеме «АСУ-кадры» рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма — производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

  • ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;
  • телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;
  • факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
  • шредера — уничтожителя бумаги (на отдел).

Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением системы «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

Отметим, что фирма «1С» выпускает специальную программу «1С: Зарплата и кадры». В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

Правовые требования к документообмену между рабочими местами кадровиков и иных пользователей информацией о персонале

Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (см. ст. ст. 85 — 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы «АСУ-кадры» и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

При этом нужно знать, что в сфере кадрового документооборота кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные правомочным лицом, их электронными копиями в памяти ПК (ЭВМ). В случае трудового спора действующее законодательство не позволяет рассматривать как доказательство, например, факта увольнения работника приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на жестком диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ не имеет факсимильную или электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

Н.А.Бриллиантова

К. ю. н.,

профессор,

доцент,

заместитель заведующего

кафедры трудового права

и права социального обеспечения АТиСО,

ученый секретарь

докторского диссертационного

совета при АТиСО

В.В.Архипов

К. ю. н.,

практикующий юрист

Личное дело в коммерции
При проведении камеральной проверки декларации по НДС истребование главной книги и журнала регистрации полученных счетов-фактур неправомерно