Электронный идентификатор как учитывать в бухучете

Расходы на приобретение программных продуктов (ключей защиты) – это расходы текущего финансового года или расходы будущих периодов?

В соответствии с учетной политикой учреждения расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) могут относиться:

  • На финансовый результат текущего финансового года.
    При этом, в бюджетных и автономных учреждениях расходы на приобретение программных продуктов могут использоваться при формировании себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг.
  • На расходы будущих периодов.

Согласно п. 295 Инструкции № 157н финансовый результат текущей деятельности учреждения отражается по счету 401 20 «Расходы текущего финансового года».

В бюджетных и автономных учреждениях расходы на приобретение программных продуктов, в случае их отнесения на формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, отражаются в корреспонденции со счетом 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (п. 134 Инструкции № 157н).

Для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, применяется счет 401 50 «Расходы будущих периодов» (п. 302 Инструкции № 157н).

Порядок отнесения расходов по приобретению программных продуктов (ключей защиты) на расходы текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) или на расходы будущих периодов зависит от порядка предоставления поставщиком первичной документации.

В данном случае возможно 2 варианта:

1. Если поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) ежемесячно (либо с какой либо другой периодичностью), то учреждение может относить данные расходы на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг).

На основании п.п. 102, 111 Инструкции № 162н, п.п. 128, 73 Инструкции № 174н, п.п. 138, 73 Инструкции № 183н в таком случае оформляются следующие бухгалтерские записи:

  • Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.302.26.730 – отражены расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты);
  • Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
  • Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность.

2. Если же поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) сразу на весь период действия договора, то учреждение может отнести данные операции на расходы будущих периодов.

Расходы будущих периодов необходимо списывать на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) равномерно в течение периода, к которому такие расходы относятся. Порядок списания устанавливается учетной политикой учреждения.

Например, в течение года учреждение может списывать расходы будущих периодов ежемесячно в размере 1/12 от стоимости договора (при условии, что договор заключен на 1 год), либо ежеквартально в размере 1/4 от стоимости договора.

В таком случае, на основании п.п. 124, 111 Инструкции № 162н, п.п. 160, 73 Инструкции № 174н, п.п. 188, 73 Инструкции № 183н учреждение оформляет следующие бухгалтерские записи:

  • Дебет 0.401.50.226 Кредит 0.302.26.730 – отнесены затраты на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) на расходы будущих периодов;
  • Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
  • Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность;
  • Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.401.50.226 – отнесены на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) расходы будущих периодов.

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ? Мы ежедневно отвечаем на 400-450 вопросов наших клиентов. МЫ ЗНАЕМ ВСЕ ОТВЕТЫ! ЗВОНИТЕ на нашу Линию консультаций 8-800-250-88-37

К какому виду нефинансовых активов (основным средствам или материальным запасам) относятся рулетка Р-2УЗК (металлическая с поверкой) с гарантийным сроком 12 месяцев со дня продажи и устройство хранения ключевой информации Рутокен-Лайт?

Программа на электронную подпись и лицензия на 12 месяцев приобретаются по одному первичному документу, устройство хранения ключевой информации Рутокен-Лайт — по акту выполненных работ. Кроме данного устройства, в акте больше позиций нет.

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Рулетка Р-2УЗК может быть отнесена к основным средствам с указанием кода ОКОФ 14 3312340 «Инструмент измерительный прочий».

Окончательное решение об отнесении Рутокен Lite к материальным запасам либо основным средствам (с применением кода ОКОФ 14 3020340 «Устройства запоминающие внешние») может быть принято компетентными должностными лицами учреждения в рамках их полномочий исходя из конкретных характеристик объектов с учетом предполагаемых условий их использования (эксплуатации).

Обоснование вывода:

Условия отнесения конкретных видов имущества к объектам основных средств приведены в п.п. 38, 39, 41 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н). При этом согласно п. 41 Инструкции N 157н одним из условий отнесения объекта к основным средствам является его предназначение для выполнения:

— определенных самостоятельных функций;

— определенной работы.

Кроме того, по общему правилу объекты нефинансовых активов не могут быть отнесены к основным средствам в том случае, если они должны учитываться в составе материальных запасов в соответствии с требованиями п. 99, п. 118 Инструкции N 157н.

Одним из главных критериев отнесения объекта к основным средствам является срок его полезного использования: он должен быть более 12 месяцев (п. 38 Инструкции N 157н). А вот стоимость объекта имущества и его нахождение в ОКОФ не имеет значения при определении возможности его отнесения к основным средствам или материальным запасам.

  1. Говоря о возможности отнесения рулетки к основным средствам или материальным активам, следует отдельно остановиться на определении срока полезного использования. Подробный порядок определения срока полезного использования объекта приведен в п. 44 Инструкции N 157н. Согласно данному пункту срок полезного использования объектов нефинансовых активов может быть определен:

— согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1;

— исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества.

Если перечисленными способами определить срок полезного использования имущества не удалось, он может быть определен решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (далее — Комиссия), принятым, в частности, с учетом ожидаемого срока использования этого объекта, ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, гарантийного срока использования объекта (п. 44 Инструкции N 157н).

Рулетки измерительные металлические, предназначенные для измерения линейных размеров путем непосредственного сравнения со шкалой, изготавливают в соответствии с Межгосударственным стандартом ГОСТ 7502-98 «Рулетки измерительные металлические. Технические условия» (далее — ГОСТ 7502-98). В соответствии с п. 9.2 ГОСТ 7502-98 гарантийный срок эксплуатации рулеток составляет 12 месяцев со дня продажи через розничную торговую сеть или со дня получения потребителем.

Под гарантийным сроком эксплуатации подразумевается период времени, в течение которого изготовитель гарантирует потребителю стабильность показателей качества продукции при условии соблюдения им правил эксплуатации.

Таким образом, если на рулетки предоставляется гарантийный срок эксплуатации со дня продажи или их получения — 12 месяцев, то срок их полезного использования будет составлять как минимум 12 месяцев. Следовательно, рулетка может быть отнесена к основным средствам.

В то же время напомним, что любое решение об отнесении материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) является субъективным — оно основывается на профессиональном суждении конкретных должностных лиц учреждения, в котором будет осуществляться использование (эксплуатация) имущества. Подобное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (п. 34 Инструкции N 157н, далее — Комиссия). Именно поэтому специалисты финансового ведомства указывают: такие решения относятся к компетенции сотрудников учреждения, которые обладают полной и достоверной информацией, необходимой для их принятия (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 27.02.2012 N 02-07-10/534).

Согласно п. 53 Инструкции N 157н объекты основных средств должны учитываться на счете, содержащем аналитический код вида синтетического счета объекта учета, соответствующий подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359 (далее — ОКОФ).

В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, для рулетки Р-2УЗК может быть выбран код ОКОФ из группы 14 3312000 «Средства измерений общего применения, кроме контрольного оборудования для технологических процессов», например 14 3312340 «Инструмент измерительный прочий».

  1. Согласно информации, размещенной на официальном сайте производителя, Рутокен Lite — это устройство в форм-факторе USB-токена, предназначенное для безопасной двухфакторной аутентификации пользователей, защищенного хранения ключей шифрования и ключей электронной подписи, а также цифровых сертификатов и иной информации. Оно применяется в проектах, основанных на использовании электронной подписи.

Как правило, подобные устройства приобретаются по одному договору, включающему в себя также соответствующее программное обеспечение и предоставление на него лицензии. При этом USB-токен рассматривается как материальный носитель программного обеспечения, срок использования которого неразрывно связан со сроком действия лицензии. Соответственно, отсутствуют основания для принятия к учету данного объекта в качестве нефинансового актива, выполняющего самостоятельные функции.

Однако в рассматриваемой ситуации Рутокен Lite приобретается на основании отдельного первичного документа — Акта выполненных работ, в то время как соответствующая программа на электронную подпись и лицензия на 12 месяцев приобретаются отдельно.

Поэтому в данном случае Рутокен Lite, являющийся материальным носителем программного обеспечения, может рассматриваться в соответствии с положениями Инструкции N 157н и учитываться по сформированной первоначальной (фактической) стоимости в качестве основных средств или материальных запасов.

При отнесении Рутокен Lite к основным средствам или материальным запасам следует отдельно остановиться на сроке полезного использования, определяемом в соответствии с п. 44 Инструкции N 157н. Если он составляет более 12 месяцев, то Рутокен Lite может быть отнесен к основным средствам, если менее 12 месяцев, то к материальным запасам.

Исходя из информации с официального сайта гарантийный срок для всех моделей электронных идентификаторов Рутокен составляет 1 год. При этом следует понимать, что по своему прямому назначению Рутокен Lite используется в течение срока действия лицензии, т.е. 12 месяцев. Однако рассматриваемое устройство может быть использовано для повторной записи новой ключевой информации.

Таким образом, если в учреждении принимается решение использовать Рутокен Lite в течение срока действия лицензии, а на следующий год приобретать новое устройство с ЭЦП то рассматриваемое оборудование может быть отнесено к материальным запасам. Если же планируется использовать Рутокен Lite в качестве устройства хранения ключевой информации в течение срока, превышающего 12 месяцев (т.е. с возможностью перезаписи ЭЦП), то оно может быть отнесено к составу основных средств.

При принятии Комиссией решения об отнесении Рутокен Lite к основным средствам может быть применен код ОКОФ 14 3020340 «Устройства запоминающие внешние» исходя из его назначения и порядка использования.