Денежные документы

В казенном учреждении ведется фондовая касса. Согласно учетной политике учреждения в кассе как денежные документы учитываются марки и маркировочные конверты с литерой «А». В январе 2018 года следует отправить переписку с контрагентами, но по весу получается бандероль.
Можно ли в кассе фондовой учитывать расходы на бандероль?

13 февраля 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на отправку корреспонденции бандеролью отражаются с применением счета 302 21 «Расчеты по услугам связи» или 208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи» в зависимости от способа расчета с контрагентом.

Обоснование вывода:
Согласно п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), на счете 201 35 «Денежные документы» подлежат учету различные денежные документы, в том числе почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.п.
Почтовые марки являются государственными знаками почтовой оплаты и подтверждают оплату услуг почтовой связи (ст.ст. 2, 29 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи», далее — Закон N 176-ФЗ). Соответственно, стоимость денежного документа, отраженная в учете учреждения, по сути, является эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть получены (приняты) казенным учреждением. При этом, расходные обязательства субъект учета принимает еще перед использованием денежных документов: кассовые расходы формируются в учете при оплате денежных документов, а фактические — после их использования в установленном порядке.
Вместе с тем отправка бандероли является услугой почтовой связи, оказываемой на договорной основе (ст. 16 Закона N 176-ФЗ). По договору оказания услуг почтовой связи оператор почтовой связи обязуется по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату. Пользователь услуг почтовой связи обязан оплатить оказанные ему услуги.
В рассматриваемой ситуации фактически осуществляется оплата почтовых расходов за отправку бандероли, а не ее приобретение. Обязательства учреждения по оказанным услугам связи в рамках договорных отношений следует отражать с использованием счета 302 21 «Расчеты по услугам связи» (п. 254 Инструкции N 157н, п. 101 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н)). Соответственно, в случае, если казенным учреждением был заключен договор на услуги почтовой связи, в который входили и услуги по отправке бандеролей, учреждению следует использовать счет 302 21 «Расчеты по услугам связи». Согласно п. 102 Инструкции N 162н, в бюджетном учете казенного учреждения данная ситуация может быть оформлена следующими корреспонденциями счетов:
Дебет КРБ 1 401 20 221 (КРБ 1 109 ХХ 221)*(1) Кредит КРБ 1 302 21 730
— начислены расходы за отправку бандероли;
Дебет КРБ 1 302 21 830 Кредит КРБ 1 304 05 221
— с лицевого счета оплачены расходы на отправку бандероли.
В случае, если учреждение планирует оплачивать расходы на отправку бандероли через подотчетное лицо, хозяйственные операции следует отражать с применением счета 208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи» (п. 84 Инструкции N 162н):
Дебет КРБ 1 208 21 560 Кредит КИФ 1 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, 221 КОСГУ) (КРБ 1 304 05 221)
— денежные средства выданы из кассы подотчетному лицу на оплату бандероли;
Дебет КРБ 1 401 20 221 (КРБ 1 109 ХХ 221) Кредит КРБ 1 208 21 660
— на основании Авансового отчета (ф. 0504505) приняты к учету расходы за отправку бандероли.
Таким образом, расходы на отправку корреспонденции бандеролью в казенном учреждении следует отражать с применением счетов 302 21 «Расчеты по услугам связи» или 208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи».

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

25 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) Если в 22,23 разрядах номера счета бухгалтерского учета указано «ХХ», то при формировании бухгалтерских записей должен применяться код группы синтетического счета объекта учета, соответствующий экономическому содержанию конкретной операции.

Журнал учета приема, выдачи и списания денежных документов

_______________________________________________________________ (наименование, место нахождения организации)

Утверждаю ______________________
(Ф.И.О., должность руководителя)

от «___»___________ ___ г.
N ____________

————————————————————————— ¦ ¦ ¦ Почтовые марки ¦ ¦Подпись ¦ ¦ ¦ +——————————————-+ ¦ответ- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ствен- ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦лица ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ N ¦ Дата ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦п/п¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Марки госуд¦рственной пошлины ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Вексельные марки ¦ ¦ ¦ +—+———+——————————————-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Оплаченные ¦авиа, ж/д и т.п. билеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ Другие денежные документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Движение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦От кого и по¦коли-¦серии и ¦коли-¦серии и ¦Остаток¦ ¦ ¦ ¦ ¦какому доку-¦чест-¦номера ¦чест-¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менту полу- ¦во ¦экземп- ¦во ¦экземп- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чены или ко-¦ ¦ляров ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦му и на ос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦новании ка- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны (списа- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ны) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+————+——+———+——+———+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+———+————+——+———+——+———+——-+———

Примечания.

1. Каждый вид денежных документов учитывается отдельно.

2. Журнал ведется до полного использования в установленном порядке.

3. Журнал должен быть прошит, пронумерован, опечатан.

4. Подпись ответственного лица — напротив каждой записи.

Источник — Кабанов О.М.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Пример

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

Дата

Дт

Кт

Сумма

Описание операции

Первичный документ

15 000

Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И.

Приказ или распоряжение, РКО

2 300

Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия

ПКО, авансовый отчет Иванова А. А.

6 950

Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда

ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов

5 750

Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно

ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов

12 700

Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет

РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов

11 407,14

Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия

Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке

1 292,86

Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992

Бланки билетов

ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

  • по талонам;
  • по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

  • счетом-фактурой,
  • накладной на ГСМ;
  • реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

Дт

Кт

Описание операции

Первичные документы

Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны

Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ

Получены талоны от поставщика

ПКО на талоны

Выданы талоны водителю/диспетчеру

Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера

Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы

Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Подробнее о порядке учета и списания ГСМ можно узнать в материале «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2015–2016 годах».

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

Дт

Кт

Описание операции

Первичные документы

Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию

Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение

Получены проездные билеты от транспортного предприятия

Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов

Отражен НДС по приобретенным проездным билетам

Счет-фактура

Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет

РКО, запись в журнале учета проездных билетов

25,44

Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы

Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались)

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.