Бухгалтерия в облаке

2018

Старт проекта по переводу бюджетных учреждений в облако «1С»

30 мая 2018 года стало известно о старте проекта по переводу бюджетных учреждений Санкт-Петербурга с коробочных решений «1С» на облачную платформу этой компании в ЦОДе Правительства Северной столицы. Расходы города на проект по предварительным подсчетам составят порядка 260 млн рублей в течение трех лет.

Переход на облачную платформу «1С» станет частью проекта создания Единой информационно-аналитической системы бухгалтерского учета Санкт-Петербурга. В действующем законе о бюджете города предусмотрены расходы на создание этой системы в размере 79,2 млн рублей в 2018 году, 85,1 млн рублей в 2019 году и 96,5 млн рублей в 2020 году. Между тем, исполнитель проекта еще не выбран — 23 мая 2018 года был объявлен соответствующий тендер итоги которого будут подведены 7 июня. Согласно техзаданию тендера, в основу системы лягут типовые решения «1С:Предприятие 8» от «1С» и «Парус-бюджет 8» от «1С-Паруса».

Как рассказали CNews в «1С», унифицированные коробочные решения этой компании используются всеми бюджетными организациями Санкт-Петербурга (из сфер образования, медицины, культуры, спорта и т. д.) уже более 10 лет, придя на смену «зоопарку» из свыше 60 продуктов различных производителей, включая самописные.

Предстоящий процесс переезда в облако замдиректора по работе с корпоративными клиентами компании «1С» Марина Слесаренко характеризует как методологическую и техническую централизацию. С точки зрения директора «1С» Бориса Нуралиева, главная выгода для Санкт-Петербурга от реализации проекта будет связана с оптимизацией управленческих процессов.

По словам председателя Комитета финансов правительства Санкт-Петербурга Алексея Корабельникова, облако для бюджетных учреждений будет работать на мощностях ЦОДа его комитета. Всего в городе насчитывается около 2,8 тыс. таких учреждений.

В течение первых трех лет будут переведены районные администрации. Дальше будем принимать решения по учреждениям, подведомственным отраслевым комитетам, — уточнил Корабельников.

По его мнению, переход на облачную платформу позволит решить проблему неэффективности бюджетных расходов: каждое учреждение было вынуждено держать у себя серверные мощности, проводить самостоятельно по сути одни и те же доработки. По итогам проекта всё будет приведено к единым стандартам и шаблонам.

Планы по созданию единой ИАС бухгалтерского учета для госучреждений

В Санкт-Петербурге планируют создать единую информационно-аналитическую систему бухгалтерского учета для городских госучреждений на базе решений «1С». Об этом в мае 2018 года сообщил председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга Алексей Корабельников. По его словам, в городе порядка 2,8 тыс. бюджетных учреждений, и постепенно все они должны перейти на новое единое решение.

В Санкт-Петербурге создадут единую систему бухгалтерского учета на базе «1С»

Отвечая на вопрос TAdviser, чиновник уточнил, что с «1С» в целом Санкт-Петербург сотрудничает уже более 10 лет, но работа с ним ранее носила более разрозненный характер. Каждое бюджетное учреждение города самостоятельно взаимодействовало с «1С» и разными ее подрядчиками с целью доработки систем и имели собственные базы данных. Это приводило к неэффективности для города, прежде всего, финансового плана.

Теперь базы данных всех учреждений будут переводиться в единое облако на базе ЦОДа правительства Санкт-Петербурга, отметил Корабельников в разговоре с TAdviser. Такой подход позволит повысить прозрачность финансовой деятельности, рассчитывают в комитете.

Также город хочет сэкономить на точечных доработках ПО: с единым решением доработки будут проводиться единожды и распространяться одновременно во всех учреждениях. Санкт-Петербург ожидает сэкономить на «железе» за счет того, что каждому отдельному бюджетному учреждению не надо будет закупать его самостоятельно.

Помимо централизации системы к ней будет сделана аналитическая надстройка, которая позволит накапливать и анализировать большие данные, рассказал Алексей Корабельников. За счет нее в новой системе будет консолидироваться информация от всех бюджетных организаций и использоваться для принятия управленческих решений в сфере закупок, оптимизации персонала, оптимизации сетей бюджетных учреждений и др.

Разработку и платформы, и аналитической надстройки планируется доверить одному и тому же подрядчику. Он должен быть выбран позже путем конкурса. Оценочную максимальную цену контракта с будущим исполнителем председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга предпочел TAdviser предварительно не озвучивать.

Похожий проект — перевод на централизованную облачную бухгалтерию «1С» бюджетных учреждений — ранее имел место в Москве. По словам Алексея Корабельникова, принципиальных отличий у петербургского проекта от московского, вероятно, не будет.

Услуги «облачного» сервиса

«Облака — безграничные площадки!..»*

* Перефразирована детская песня «Облака» (м/ф «Трям! Здравствуйте!»).

Чтобы все правильно сделать в учете, для начала разберемся, с чем мы имеем дело. Что такое «облачные» сервисы?

Можно выделить две особенности, которые четко характеризуют «облачные» сервисы — это:

(1) возможность через Интернет в любой момент и с любой точки получить доступ к требуемому ресурсу (диску, программе и т. д.) и

(2) избавляет от необходимости приобретать собственные дополнительные ресурсы (новый компьютер либо комплектующие к нему, флешки, диски и прочие носители информации т. п.), а также от привлечения специалистов для обслуживания таких ресурсов.

По сути,

«облако» представляет собой рабочую площадку или пространство в Интернете, а точнее на удаленном сервере третьего лица (исполнителя), с помощью которой вы получаете право доступа к требуемому ресурсу:

дисковому пространству, различным компьютерным программам, включая операционные системы и приложения (без установки их на своем компьютере) и т. д.

Суть такого сервиса заключается в предоставлении доступа к лицензионному продукту и его обновлениям, которые включают неисключительное право пользования таким продуктом. При этом сам продукт, например, экземпляр ПО, заказчиком не приобретается, а все вопросы обновления и лицензий на такое обеспечение, соответственно, регулируются поставщиком данной услуги. В качестве примера можно привести Google Docs, Google Calendar, бухгалтерские программы (Соната, iFin, 1С Приватбанк и т. д.) и прочие онлайн-программы.

Получив общее представление об «облачных» услугах, давайте разберемся с тем, как отражать их приобретение в бухгалтерском и налоговом учете.

Совсем не «заоблачный» учет

Определения термина «облачные сервисы» ни в налоговом, ни в бухгалтерском законодательстве вы не найдете. А как учитывать операцию по приобретению того или иного «облачного» сервиса зависит от сути самой операции, поэтому мы уделили этому столько внимания в начале статьи.

Подчеркнем, «облачные» сервисы предусматривают предоставление пользователю права доступа к ресурсу для использования в собственной деятельности заказчика.

Причем какие-либо имущественные права на ПО (например, права тиражирования, распространения, продажи и т. д.) и/или право на экземпляр такого ПО к пользователю, в общем случае*, не переходят

* Безусловно, все зависит от условий лицензионного договора, а потому могут быть, конечно, исключительные ситуации. Но в таком случае передача имущественных прав на ПО должна четко прослеживаться из предмета договора и, скорее всего, такая услуга уже выйдет за рамки «облачного» сервиса в описываемом тут понимании. Ведь в таком случае фактически произойдет передача имущественных прав на ПО посредством «облачных» технологий.

Следовательно, есть все основания рассматривать такую операцию как услугу (п.п. 14.1.203 НКУ). Поэтому в учете отражаем расходы на «облачные» сервисы как обычные расходы отчетного периода. При этом нормы НКУ не предусматривают по таким операциям никаких налоговых корректировок финансового результата. То есть, налоговый учет полностью ориентирован на бухгалтерский, за исключением ограничений по п.п. 140.5.4 НКУ**.

** Согласно п.п. 140.5.4 НКУ высокодоходники и малодоходники-добровольцы при совершении покупок у неприбыльщиков и «особых» нерезидентов при определенных условиях увеличивают свой финрезультат на 30 % от стоимости таких приобретений.

Что касается НДС. Поскольку IТ-льгота (п. 261 подразд. 2 разд. ХХ НКУ) распространяется только на поставку компьютерной программы, а в данном случае передачи КП не происходит, то операция по предоставлению «облачных» услуг является обычной налогооблагаемой операцией с применением ставки 20 %.

Причем, как отмечают налоговики, «облачный» сервис относится к телекоммуникационным услугам, которые названы в п.п. «д» п. 186.3 НКУ, а конкретнее, заключаются в предоставлении доступа к глобальным информационным сетям (письмо ГФСУ от 10.04.2015 г. № 7695/6/99-99-19-03-02-15). С этим, в принципе, можно согласиться только при условии, что данная услуга осуществляется только в сфере телекоммуникационной деятельности (соответствует коду 61). В то же время, полагаем, «облачные» услуги ближе к услугам в сфере информатизации (п.п. «в» п. 186.3 НКУ), в частности, это обработка данных, размещение информации на веб-узлах и связанная с этим деятельность (код 63.11).

Впрочем, независимо от того, услуги телекоммуникационные или в сфере информатизации, в любом случае

для учета НДС место поставки здесь определяется по месту регистрации заказчика (п.п. «в» и пп. «д» п. 186.3 НКУ)

А раз так, то при получении «облачных» услуг от нерезидента именно заказчик является ответственным за начисление и уплату «нерезидентского» НДС (п. 180.2 НКУ). Соответственно, вступают в игру специальные правила ст. 208 НКУ (ср. 025069200). При этом радует, что налог на репатриацию с дохода, выплачиваемого нерезиденту, удерживать в таком случае не придется, потому как имеем дело с платой за услуги (п.п. «й» п.п. 141.4.1 НКУ).

Хотя имейте в виду: у Комитета ВРУ на этот счет иное мнение.

Я вижу роялти… а вы?

Так, в письме от 13.02.2017 г. № 04-21/13-74(34081) Комитет ВРУ заявляет, что при оказании «облачных» услуг, если при этом компьютерная программа не приобретается пользователем, то для целей налогообложения платежи за такие услуги должны признаваться роялти и иного здесь не дано. Напомним, в случае признания такой выплаты роялти — нет объекта обложения НДС (п.п. 196.1.6 НКУ), зато при пользовании «облаками» нерезидента придется удерживать налог на репатриацию (п.п. «в» п.п. 141.4.1 НКУ).

Мы с такой позицией не согласны***. Смотрите сами: из п.п. 14.1.225 НКУ прямо следует, что не считаются роялти платежи,

*** См. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 47, с. 9.

«…полученные как вознаграждение за использование компьютерной программы, если условия использования ограничены функциональным назначением такой программы и ее воспроизведение ограничено количеством копий, необходимых для такого использования (использование «конечным потребителем»)…».

Как мы выяснили выше, принцип работы «облачных» сервисов заключается в предоставлении прав пользования программой в рамках ее функционального назначения, для собственного потребления заказчиком в его хозяйственной деятельности, т. е. конечному потребителю. В свою очередь, роялти предусматривает, прежде всего, плату за пользование имущественным правом (в частности, тиражирование, распространение, продажу и т. д.), а при предоставлении онлайн-сервиса никакие имущественные права на ресурс (программу) не передаются. Поэтому

считаем, что плата за использование «облачных» сервисов не что иное как услуга

Причем, заметим: Комитет ВРУ согласно вышеуказанному письму хочет видеть такое же однозначное толкование своей позиции со стороны контролеров. Напомним, налоговики раньше придерживались мнения, что плата за предоставление доступа к информационным продуктам на веб-сайтах через Интернет является платой за услуги, а не роялти (письма ГФСУ от 05.05.2016 г. № 10097/6/99-99-15-03-02-15, от 10.04.2015 г. № 7695/6/99-99-19-03-02-15). Интересно, что по этому поводу они скажут теперь? Подождем — увидим. А о порядке отражения роялти в налоговом и бухгалтерском учете см. на с. 8.

И в заключение приведем пример отражения «облачной» услуги в бухгалтерском учете.

Пример. Ежемесячная плата за пользование «облачной» программой по управлению продажами для одного пользователя составляет 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.). Количество пользователей — 3 человека. То есть общая стоимость услуги в месяц составляет 360 грн. (в том числе НДС — 60 грн.). Исполнителю перечислен аванс в сумме 2160 грн. (в том числе НДС).

Учитываем пользование «облачной» программой

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

Дт

Кт

Перечислен аванс за право доступа к КП

Отражена сумма налогового кредита

Получена зарегистрированная в ЕРНН «входная» НН

641/НДС

Аванс отнесен на расходы будущих периодов

Предоставлено право доступа к программе (подписан акт выполненных услуг) и ежемесячная сумма платы включена в расходы

выводы

  • «Облачные» сервисы — это возможность доступа к требуемому ресурсу (диску, программе и т. д.) без его приобретения заказчиком, в любой момент и с любой точки посредством Интернета.
  • Для целей бухгалтерского и налогового учета плата за пользование «облачными» сервисами в общем случае — это плата за услуги в сфере информатизации.

Плюсы облачной бухгалтерии

  • Вы можете работать из любого места с доступом в интернет.
  • Работа возможна с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона — разработчики выпускают мобильные приложения для различных платформ.
  • Бухгалтерия доступна днем и ночью, в любой день недели.
  • Вы экономите на оборудовании и услугах: не нужно покупать и настраивать сервер, оплачивать услуги системного администратора, снижаются затраты на организацию и поддержку локальной сети.
  • Разные пользователи могут одновременно работать с бухгалтерией, даже если они находятся в разных местах.
  • Интеграция с другими сервисами: вы можете заполнять и отправлять декларации и отчеты, проверять контрагентов на надежность, обмениваться данными со своим интернет-банком.
  • В стоимость аренды входит обслуживание, а значит потребителю не нужно заниматься обновлениями программы и “лечить баги”, это задача создателей сервиса.
  • Техподдержка: как правило, сервис сопровождает группа техподдержки. Она оперативно помогает пользователям решать их затруднения — в онлайн-чате или по телефону.
  • Бухгалтерия защищена: все данные хранятся в зашифрованном виде в охраняемом датацентре. Это дает защиту от вирусов, шпионских программ и утечки данных. Проводится резервное копирование данных. Вы не потеряете свою бухгалтерию из-за вируса-шифровальщика или происков конкурентов.
  • Данные всегда актуальны: ведутся постоянные обновления системы в связи с изменениями законодательства. Оперативно появляются новые формы документов, происходит оповещение пользователей об изменении сроков отчетности и т. д.

В некоторых случаях облачная бухгалтерия становится панацеей для компании и решает целый ряд задач.

  • Если сотрудник должен иметь быстрый доступ к актуальной информации фирмы, но он часто находится в разъездах или работает из дома.
  • Если вы хотите вести бухгалтерию и дома, и на работе, и в командировке, с любого устройства.
  • Если вы — бухгалтер и ведете бухгалтерию нескольких фирм, а вашим клиентам нужна программа для занесения первички.
  • Если у вас бухгалтер на аутсорсе, и он должен иметь доступ к вашей бухгалтерии.
  • И, наконец, если у вашей компании нет офиса.

Неизбежные сложности облачного сервиса

Важно обеспечить постоянное подключение к интернету. Вы вряд ли сможете вести бухгалтерию на лоне дикой природы или во время сильной грозы, но в остальных случаях проблем с интернет-соединением обычно не возникает. Конечно, есть ситуации, когда перебои в сети мешали предприятиям вовремя сдать отчетность. Но чаще всего это случалось в региональном масштабе, и контролирующие органы продлевали срок сдачи отчетности, либо оператор обращался в ИФНС и защищал своих клиентов. Для работы с облачной бухгалтерией не нужна высокая скорость интернета, вполне хватит популярного сегодня беспроводного 3G. Программы не всегда корректно работают в браузерах. Это касается непопулярных или недавно обновленных решений при конфликте версий. Разработчики облачных сервисов регулярно тестируют свои продукты на совместимость с популярными браузерами. Так что вопрос снимается установкой качественной программы: Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox. Выгрузка данных. Ирогда пользователь решает отказаться от работы в облачной бухгалтерии и хочет забрать свои данные. Некоторые системы позволяют выгрузить часть данных, но порой сделать это невозможно. Сегодня облачные сервисы имеют разные стандарты выгрузки данных, но ситуация развивается, и вопрос о стандартизации выгружаемой информации будет решаться в ближайшем будущем. Защита информации. Некоторые пользователи боятся, что кто-то может увидеть их бухгалтерию — конкуренты, налоговая, мошенники. Однако информация находится в защищенном дата-центре в зашифрованном виде. Данные обезличены и представлены в виде цифр, которые разбросаны по разным таблицам.Чтобы избежать потери или повреждения, производится многократное резервное копирование, копии хранятся на разнесенных серверах. Кроме того, сведения никуда не передаются — ни в контролирующие, ни в другие государственные органы, для этого нет законных оснований.

Подробнее о возможностях “облаков”

Онлайн-бухгалтерия не может быть универсальным инструментом. Все бухгалтеры и предприниматели имеют разные наборы задач, и каждому из них нужен свой список возможностей в сервисе. Поэтому создатели облачных бухгалтерий оттачивают различные решения под разные целевые аудитории: обслуживающих бухгалтеров, ИП, директоров малых предприятий, торговые компании.

Многие сервисы построены по типу конструктора: они предлагают набор отдельных модулей, которые можно задействовать вместе и по-отдельности. В таком случае клиент составляет собственный рабочий инструмент или выбирает его из числа предложенных. Важно понять, подходят ли решения конкретного сервиса для нужд вашего предприятия.

Бухучет

Большинство сервисов позволяют вести бухучет в разном объеме: учитывать основные средства, вносить данные в книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур, книгу доходов и расходов для УСН-щиков. Пользователи отслеживают оплаты и отгрузки, заполняют журнал проводок. В части сервисов реализованы документы по главным разделам бухгалтерского учета: касса и банк, поступление, продажа, товаров и материалов, взаиморасчеты. В Контур.Бухгалтерии есть все эти инструменты, а еще: автоматическое формирование накладных, оборотно-сальдовая ведомость, возможность загрузить данные из 1С при начале работы и др.

Система налогообложения

Онлайн-бухгалтерии предлагают решения для работы по разным системам налогообложения и на смешанных режимах. ОСНО, ЕНВД УСН, УСН на патенте, реже — другие варианты. Необходимо уточнять ограничения сервиса. Например, система может не поддерживать режим УСН+ЕНВД. В Контур.Бухгалтерии работают ООО на УСН, ЕНВД и ОСНО, УСН+ЕНВД, а также ИП на УСН, ЕНВД и УСН+ЕНВД, без тяжелых или вредных условий труда.

Налоговый учет

Обычно в сервисах присутствует налоговый календарь с персональным графиком уплаты налогов и сдачи отчетности. Он составлется автоматически на основании данных регистрации. Пользователь получает напоминания о предстоящих платежах, которые рассчитываются в сервисе, он может формировать платежные поручения и направлять их в свой интернет-банк. Система помогает сформировать отчетность на актуальных бланках, автоматически заполняет большинство полей на основе внесенных документов. В Контур.Бухгалтерии этот модуль хорошо проработан, есть подсказки и напоминания об уплате налогов, возможна сверка с контролирующими органами и выяснение задолженности по налогам.

Отправка отчетности через интернет

В большинстве онлайн-бухгалтерий есть модуль отправки отчетов и писем в контролирующие органы через интернет. Также можно провести сверку с контролирующими органами. Отчетность по сотрудникам в разные фонды, декларации в ИФНС по разным системам налогообложения, бухгалтерская отчетность и сведения в РОССТАТ, — сервис напоминает пользователю о сроках и отчетах, которые должен отправить именно он. Контур.Бухгалтерия позволяет отправлять отчетность по сотрудникам, подавать декларации, сведения и отчетности в налоговую, Фонды и Росстат, проводить корректировки бухгалтерских и налоговых форм, контролировать статус отчетности. Сервис отправляет СМС-сообщения о поступивших протоколах.

Начисление зарплаты

Модуль расчета зарплаты подразумевает начисление зарплаты с автоматическим отображением в бухучете и расчетом сопутствующих налогов. НДФЛ, взносы, больничные, отпуска, алименты, пособия, автоматизированный кадровый учет — объем опций зависит от проработки модуля в разных сервисах. В Контур.Бухгалтерии зарплатный модуль автоматически рассчитывает зарплату, больничные, алименты и все нюансы вплоть до компенсации за неиспользованный отпуск.

Совместная работа с документами

Некоторые сервисы имеют многопользовательский режим: к бухгалтерии подключаются директор компании, бухгалтер, менеджеры, контрагенты, и каждый из них получает разные права в системе. Директор и менеджеры могут загружать первичку, бухгалтер — выполнять свои профессиональные функции. Некоторые решения позволяют гибко настраивать доступ, давать разные права и безопасно распределять работу между сотрудниками. В Контур.Бухгалтерии многопользовательский режим включает четыре роли: директор, главный бухгалтер, бухгалтер по первичке и оператор. Бухгалтер проверяет черновики документов, которые создали менеджер и директор. И в бухучете порядок!

Интеграция с банками

Онлайн-бухгалтерии стараются обеспечить интеграцию с крупными популярными банками, чтобы облегчить работу своим пользователям и привлечь дополнительных клиентов. Это позволяет автоматически загружать всю информацию из банка и отправлять платежи прямо из сервиса. Контур.Бухгалтерия интегрирована с Альфа-Банком, Тинькофф Банком, Банком Нейва, УБРиР, Точкой.

Проверка контрагентов

Сервис может предложить доступ к информации из госреестра. Так вы быстро найдете контакты и реквизиты, проверите контрагентов на надежность. Контур.Бухгалтерия позволяет быстро выявить неблагонадежных контрагентов при выставлении счетов.

Ведение нескольких организаций

Некоторые сервисы предлагают пользователям вести неограниченное число организаций внутри одного аккаунта. Другие решения предлагают на каждую фирму заводить отдельный аккаунт. В Контур.Бухгалтерии все организации пользователя находятся в одном аккаунте, переключение между ними осуществляется одним кликом.

Автоматизация работы

Многие онлайн-бухгалтерии оснащены инструментами, которые автоматизируют и упрощают работу. Например, распознавание сканов накладных: бухгалтеру не нужно вручную вводить строки накладных. Документы автоматически передаются между бухгалтерией и банком. В Контур.Бухгалтерии есть эта возможность, а еще автозаполнение реквизитов контрагентов по ИНН, импорт банковской выписки, экспорт платежек, подпись, печать и логотип в документах.

Справка, консультации, обучение

Некоторые сервисы оснащены справочно-правовым модулем с актуальной законодательной базой, аналитическими материалами, судебной и арбитражной практикой. Пользователь может запрашивать консультации экспертов и участвовать в обучающих программах. Возможен и финансовый анализ специалиста на основе бухгалтерской отчетности. Контур.Бухгалтерия предлагает справочно-правовой сервис, вопросы эксперту и финансовый анализ.

Гостевой режим

Большинство онлайн-бухгалтерий позволяет новым пользователям знакомиться с сервисом и пользоваться им бесплатно в течение 1-3 месяцев. В Контур.Бухгалтерии вы можете бесплатно вести бухгалтерию в течение первого месяца после регистрации в сервисе.

Облачные бухгалтерии имеют приятные и полезные дополнения: форум для общения пользователей сервиса, несколько рабочих столов внутри бухгалтерии для удобства работы с разными задачами и многое другое. Потенциал “облаков” огромен, они постоянно развиваются и предлагают все новые удобные решения и опции для разных задач. Необходимо лишь рассмотреть функционал конкретного сервиса и понять, подходит ли он для вашей работы.

Мобильность — требование 21 века. Поэтому облачные сервисы активно развиваются, а стационарные бухгалтерские программы разрабатывают свои облачные решения. Потребители тем временем привыкают к мысли, что размещать бухгалтерию можно не только в собственном кабинете, но и на защищенном удаленном сервере. И тогда отправлять отчеты в налоговую или заносить первичку можно будет даже с планшета или смартфона, из любой точки мира.

Автор статьи: Космакова Елена

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно