Акт об уничтожении печати

Акт об уничтожении печатей и штампов

До недавнего времени круглая печать являлась обязательным атрибутом юридического лица (АО и ООО). Необходимость ее наличия у организации была закреплена на законодательном уровне (п.7 ст.2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п.5 ст.2 Федерального закона от 08.12.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».). Но с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ требование иметь круглую печать было исключено из соответствующих норм. С 07.04.2015 года это становится правом юридического лица: оно может продолжать работать с печатью, как и раньше, или отказаться от нее. Несмотря на такие положительные изменения многие компании не спешат расставаться с печатью. Помимо этого, обзаводятся еще вспомогательными (дополнительными) печатями и штампами.

Что касается ИП, закон и прежде и сейчас не обязывает их использовать круглую печать. Решает данный вопрос исключительно предприниматель.

В процессе своей эксплуатации печать (штамп) может прийти в негодность: износиться или повредиться. Или у ее владельца могут измениться реквизиты (наименование, местонахождение и т.д.). Или компания претерпела реорганизацию, а может и вовсе ликвидирована. Все это является поводом для уничтожения старой печати (штампа).

Обратите внимание, что законодательство не обязывает организации и ИП делать это. Но во избежание возможных злоупотреблений, и чтобы не было путаницы, штемпельные изделия старого образца лучше утилизировать. И весь этот процесс должен быть задокументирован. Для этих целей используется акт об уничтожении печатей и штампов. Но обо всем поподробнее.

В настоящее время изготовление и уничтожение печатей (штампов) не контролируется государством Поэтому компания может самостоятельно регламентировать работу с ними. Для этого издается локальный нормативный акт (ЛНА) в форме приказа по основной деятельности, правил, инструкции и т. д. В нем она предусматривает, в том числе и порядок уничтожения печатей (штампов).

Отслужившие свое печати и штампы можно уничтожить:

  1. собственными силами;
  2. силами сторонней организации.

В первом случае действует специальная комиссия. Она назначается приказом руководителя по мере надобности, в котором все ее члены перечисляются поименно. Или состав комиссии закрепляется ЛНА, при этом указываются только должности ее членов. Желательно, чтобы в комиссию входил работник, ответственный за работу с печатями и штампами.

Задача комиссии – физически уничтожить клише (элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати). То есть привести его в полную непригодность для дальнейшего использования. Если клише сделано из резины, каучука или других полимеров, то его, как правило, разрезают ножницами на мелкие кусочки или сжигают. Металлическое клише спиливают крест-накрест. Весь процесс утилизации документируется с помощью акта об уничтожении печатей и штампов, где обязательно указываются:

  1. наименование организации;
  2. наименование, дата, номер акта;
  3. состав комиссии (наименование должности, ФИО членов);
  4. основание для уничтожения печатей / штампов;
  5. наименование, количество и оттиски уничтожаемых печатей / штампов;
  6. причина, время, место и способ уничтожения;
  7. заключение комиссии по факту уничтожения;
  8. подписи членов комиссии.

Заполненный и подписанный акт передается руководителю на утверждение. На основании данного документа ответственное лицо делает отметку об уничтожении в журнале учета движения печатей и штампов. В дальнейшем акт об уничтожении печатей и штампов хранится вместе с журналом на случай возникновения споров по документам, на которых стоит оттиск старой печати.

Если компания решила воспользоваться услугами сторонней организации, то помимо самого штемпельного изделия ей потребуется представить исполнителю целый пакет документов. Вот примерный его перечень:

  • заявление от руководителя организации об уничтожении печати;
  • ксеророкопия паспорта руководителя (для госучреждений – ксерокопия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
  • ксерокопия паспорта работника, ответственного за уничтожение печати;
  • доверенность от организации на работника, ответственного за уничтожение печати;
  • копия выписки из ЕГРЮЛ, заверенная нотариально;
  • документ об оплате услуги.

Обратите внимание! Утерянную или украденную печать невозможно уничтожить.

При возникновении данных обстоятельств ее владельцу незамедлительно нужно:

  1. Сообщить о случившемся в обслуживающие банки и контрагентам, у которых компания получает товарно-материальные ценности или денежные средства. Это необходимо для того, чтобы злоумышленники, мошенники и т. д. не смогли воспользоваться печатью для совершения незаконный действий.
  2. Обратиться с заявлением о пропаже печати в полицию. Если есть признаки состава преступления, то заводится уголовное дело. Если нет, то в возбуждении уголовного дела отказывают. В любом случае компания вправе получить копию соответствующего постановления.
  3. Заказать новую печать. Желательно чтобы она кардинально отличалась от старой. При этом издается приказ по организации о смене печати.

Хотя в письме от 31.01.2011 г. № 03-02-07/1-26 Минфин России описал упрощенный порядок действий при утере печати. Ведомство отметило, что для изготовления печати нового образца никаких разрешительных документов получать не надо. Достаточно издать приказ об уничтожении (неиспользовании) старой печати и изготовлении новой, приложив к нему образец оттиска.

Скачать бланк акта об уничтожении печатей и штампов, а также образец данного документа Вы можете ниже.

Как уничтожить печати и штампы фирмы?

По завершении процедуры ликвидации ООО учредителям запрещается использовать фирменную атрибутику юридического лица. Хозяйствующий субъект перестает существовать, поэтому уничтожению подлежат все бланки, штампы, клише и печати. Существует два способа решения этого вопроса:

1. Обращение к услугам специализированных агентств

Правом на утилизацию фирменной атрибутики обладают организации, изготавливающие печати и штампы. Председатель ликвидационной комиссии должен передать сотрудникам компании:

  • заявление в свободной форме (как правило, бланк разрабатывается исполнителем);
  • квитанцию, подтверждающую внесение 100% оплаты по договору оказания услуг (утилизация проводится на основании гражданско-правового соглашения);
  • копию протокола и решения о формировании ликвидационной комиссии и назначения председателя;
  • копия паспорта ликвидатора (если председателем комиссии является гражданин РФ, нотариусом такой документ не удостоверяется);
  • копии свидетельств о государственной регистрации общества;
  • документ, уполномочивающий ответственного специалиста на фактическое уничтожение печати;
  • саму печать/штамп.

Длительность процедуры не превышает 1-2 дней. В результате клиент получает акт об уничтожении, акт об оказании услуги, один экземпляр договора, а также квитанцию об оплате. Расходы на уничтожение фирменной символики входят в стоимость закрытия ООО, учитываются в ведомостях и прочих отчетах.

2. Утилизация своими силами

По решению председателя ликвидационной комиссии штампы, бланки и фирменная печать могут быть уничтожены без привлечения сторонних организаций. В назначенный день и время в присутствии всех участников, производится фактическая утилизация всех носителей символики общества. Процедура фиксируется протоколом, после чего составляется акт.

В указанном документе должны содержаться следующие данные:

  • наименование ликвидируемой организации;
  • название документа, дата его составления и номер;
  • ФИО, должность присутствующих лиц, а также непосредственного исполнителя;
  • место, дата и время уничтожения атрибутики;
  • основание утилизации (ликвидация в добровольном порядке, реорганизация, признание организации банкротом и пр.);
  • способ;
  • подтверждение полного уничтожения носителя;
  • подписи всех присутствующих лиц.

Акт об утилизации печатей, штампов и бланков является подтверждением законного завершения деятельности. При необходимости собственники смогут предъявить этот документ представителям властных структур.

По желанию клиента специалисты юридического центра «Радомас» обеспечат законное и оперативное уничтожение любой фирменной атрибутики. В таком случае с клиента полностью снимается ответственность за нарушения и ошибки.

>Ликвидация печати при ликвидации